事业单位人事档案信息化管理问题与对策

明浩利

【摘要】人事档案管理是事业单位管理工作中的重要内容，在当前信息时代背景下，表现出信息化水平不高、管理效率偏低的问题。这需要事业单位提高重视程度，大力应用各种信息技术手段，提升档案资料的利用率。本文将简述事业单位人事档案信息化管理的问题，并提出了相应对策。

【关键词】事业单位；人事档案；信息化管理

在事业单位各项工作与业务活动中，都会产生大量的人事档案资料，包括所有干部与员工的年龄、学历、职称、业绩、奖惩等方面的情况，具备较高的保存价值，能够为事业单位人才选拔提供可靠的信息，促进各项工作顺利开展。对此，事业单位要充分认识到信息技术的优势，将其应用到人事档案管理工作中，切实提升档案管理工作效率。从而加快档案资料的开发与利用，为事业单位人才建设提供可靠保障。

一、事业单位人事档案信息化管理的问题

（一）软硬件基础设施不全。因为不同地区与部门对人事档案信息化要求不一样，所以事业单位在开发人事档案管理软件时，大多独立进行，导致软件无法实现互通，影响了通用、规范管理软件的开发。而事业单位人事档案信息化管理所需设备不齐全，包括计算机、复印件、扫描仪、打印机等，为人事档案信息化管理带来了阻碍。

（二）标准不统一，管理方式落后。为提升事业单位人事档案信息化管理水平，需要明确基础工作的标准与规范。但是从实际情况来看，各单位只考虑自身的利益与需求，导致管理标准与规范不统一，不能共享档案信息。同时，很多事业单位在人事档案管理中，信息技术应用较少，以传统手工方式为主，虽然使用电子档案，但只是简单记录基本信息，缺少系统的操作和管理，不利于提升人事档案管理的工作效率。

（三）人事档案利用率不高。人事档案管理的主要目的是利用，将全面、准确、真实的人事信息提供给人事部门，便于制定科学合理的人事决策。从现阶段事业单位人事档案管理工作来看，还有重保管、轻利用的情况，人事档案服务开发意识不强。能够公开查阅的人事档案信息有人员的基本履历、职称、工资等，服务工作显得非常被动，基本上是等着利用者上门查询，利用范围较小。如此一来，不能真正发挥出人事档案的作用，体现不了其价值。

（四）人事档案管理人员素质不高。信息化背景下的人事档案管理工作，对人事档案管理人员提出了更高、更严格的要求，不仅要具备档案管理方面的知识，还要掌握计算机技术、网络技术和数字化技术，能够熟练操作各种先进的设备。不过从现阶段情况来看，事业单位还缺乏足够的高素质档案管理人员，现有人事档案管理人员业务能力不强，懂技术、懂管理的复合型人才非常匮乏。

二、事业单位人事档案信息化管理的对策

（一）转变思想，提高重视。事业单位领导思想上要引起重视，大力支持人事档案管理信息化建设工作。人事档案中如实记录了事业单位员工个人基本信息、工作经历、社会活动表现等，能够将其综合素质与业务能力反映出来，有利于事业单位人才选拔。在人事档案管理信息化建设中，对技术要求很高，需要各方人员提高重视程度，确保信息技术在人事档案管理工作中得到有效应用，从而提升档案管理工作效率，将档案资料价值充分发挥出来。

（二）增强资金投入，完善基础设备。在事业单位人事档案管理信息化建设中，还要有足够的经费作为保障，能够尽快对各项基础设施设备进行完善。对此，事业单位要逐步加大资金投入力度，配置人事档案信息化管理所需的各项设备，如计算机、打印机、刻录机、扫描仪、数码相机等。这样能够保证事业单位人事档案收集、整理、分类、存储、利用等工作顺利进行。同时，事业单位还要加快对人事档案管理软件的开发，将相关标准与规范明确下来，从而更好地实现人事档案资源的共享，为事业单位的改革与发展服务。

（三）健全人事档案管理制度。事业单位人事档案信息化管理工作涉及内容众多、事项繁杂，为保證信息化建设取得成效，还要建立健全的规章制度，并严格落到实处。事业单位要根据《档案法》中相关规定，结合自身实际情况，建立完善的人事档案管理制度，明确信息化建设工作的要求，确保各环节管理工作能够有章可循。同时，通过制度还可以将档案管理人员职责明确下来，约束并规范其工作行为，从而真正保证事业单位人事档案管理信息化建设顺利进行。

（四）提升人事档案管理人员综合素质。为提升人事档案管理信息化水平，事业单位要加大对人事档案管理人员的培训力度，为他们提供更多学习的机会，能够丰富自身知识储备，优化知识结构，并掌握各种先进的信息技术，能够满足信息时代下对人事档案管理工作的要求。同时，人事档案管理人员也要充分认识到学习的重要性，在业余时间主动加强学习，既要学习新的管理方法，还要学习技术，提升自己的业务能力，从而更好地胜任本职工作。

三、结语

总之，事业单位加强人事档案信息化管理意义重大，能够提升工作效率，更好地发挥出档案资料的作用。对此，事业单位要提起重视，逐步增加资金投入，健全各项管理制度，为人事档案管理信息化建设创造有利条件。而档案管理人员也要主动学习，用好先进信息技术，增强主动服务意识，为事业单位的发展创造良好条件。

【参考文献】

[1]赵爱华.浅谈事业单位干部人事档案信息化管理[J].办公室业务，2016（18）：162.

[2]曾华.事业单位人事档案管理的信息化建设研究[J].管理观察，2015（23）：37-38.