论秘书的工作意识

孙英馨

【摘要】意识决定行为，因此，职业意识决定职业行为。一个职业人在其职业活动中如果缺乏该职业所特有的职业意识，就会误入歧途，不能很好地完成相应的职业活动。秘书工作所特有的工作意识包括配角意识、参谋意识、劝谏意识、服务意识、公关意识、信息意识、保密意识、政策法规意识、形象意识、群众意识等。

【关键词】秘书；工作意识

职业意识是人们对职业劳动的认识、评价、情感和态度等心理成分的综合反映，是支配和调控全部职业行为和职业活动的调节器。意识决定行为，职业意识决定职业行为。一个职业人在其职业活动中如果缺乏该职业所特有的职业意识，就会误入歧途，不能很好地完成相应的职业活动。秘书工作也是如此。那么，秘书在秘书工作中应该树立怎样的职业意识呢？

一、配角意识

秘书工作的本质属性是辅助性，这是其与生俱来的属性。秘书在社会组织中不是领导者、决策者，因此，秘书没有决策权，而仅仅是领导者、决策者的参谋和助手。因此，秘书应在工作中首先明确自我定位，端正自我认知，牢固树立“配角”意识、“绿叶”意识，要认识到秘书工作就是“为他人作嫁衣裳”。因此，秘书在辅佐领导决策过程中，主要提供相关决策信息，出谋划策，提出合理的意见或建议以供领导参考。决策形成之后，秘书必须要认真执行并坚决维护，在执行过程中不得自行其是，擅自更改。秘书遇事要多请示、多汇报，绝不可自作主张、自以为是，要做到不越职、不越权、不越位。要杜绝在秘书工作中，以“二首长”自居，发号施令的行为。

二、参谋意识

现代秘书要求秘书做领导的参谋智囊，秘书工作的“四个转变”也强调“从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策”，因此，现代秘书必须树立参谋意识，为领导出谋划策。

参谋就是为追求一定目标的领导者或决策者争取最佳目标效果而提供情报、信息、建议、方案的一种职能行为和智能活动，因此，秘书在工作中，大到决策，小到一般事务，凡是为了达到最佳的目标效果，秘书都可以为领导提意见或建议。

比如辅佐决策中的参谋咨询。决策前，为领导的决策目标提供决策依据、决策信息供领导参考；决策中，从拟定备选方案到分析评估到方案优选，秘书在每一步骤都可以提出自己的参考意见和建议，供领导拍板定案时参考；决策后，在提供回馈信息的同时，还应适时提供推动决策实施、防止和纠正决策失误的意见和建议。对于决策执行过程中出现的新情况、新问题要进行综合分析，找出原因，提出解决办法。

再比如文书工作中的参谋咨询。秘书人员在接受撰文意图后，有时需要通过撰写活动对领导意图进行深化加工，或作进一步的分析、综合、调整、取舍，或拾遗补阙，对领导意图中某些欠周密、欠妥当的地方给予弥补修正。这是秘书文书工作参谋功能的体现。

三、劝谏意识

金无足赤，人无完人。领导者在工作中也会有疏漏、失误，甚至是错误。这就要求秘书做领导的诤友，为领导工作拾遗补缺，提醒劝谏。秘书应及时指出领导工作中的不足和问题，防止错误的进一步危害和问题的扩大化。秘书对原则问题应绝不妥协。面对领导的违法违纪行为，决不可姑息纵容，更不应该同流合污，助纣为虐，使党和人民的利益进一步受到损害。这是对秘书工作意识的更高层次要求。

秘书要不断学习、提高业务能力才能发现领导工作中的不足而进行劝谏。秘书人员要站在领导的思维高度，有全局意识、大局意识和前瞻性，又要扎根群眾，倾听民意，要综合上下两方面工作中的实际情况，才能做出正确恰当的判断，这是劝谏的前提。

秘书要讲究劝谏艺术。劝谏也是一门艺术，秘书应适时、适地、适机、适人地进行劝谏，才能达到更好的效果。劝谏应当选择合适的时间、场合，要通过正当的渠道，有理有据地委婉合理表达，不能在公开场合让领导难堪，要照顾领导的自尊心，维护领导在下属面前的权威。劝谏应当抓住时机，如在某些决策只是初步设想，还未付诸行动、正式执行阶段，劝谏的效果最好。劝谏应当建立在对领导行事风格、思维个性充分了解的基础上，对症下药，因人而异，此之谓“适人”。

四、服务意识

秘书职业在国外属于一般事务管理、服务这一职业大类。从秘书工作性质上，服务性是秘书工作的典型属性之一。因此，秘书要树立牢固的服务意识，具体讲就是“三服务”意识。“三服务”从基层来讲，即为领导服务、为职能部门和下级机关服务、为人民群众服务。秘书工作的服务性是综合性、全面性的服务，既为领导服务，也为职能部门和下级机关服务，更是为人民群众服务的。秘书的服务意识贯穿在秘书的一切工作之中，小到端茶倒水、接打电话、跑腿办事、打印文件等琐碎工作，大到接待来宾、会议组织、决策服务等。秘书应充分认识和理解秘书服务工作的价值，并对服务工作投入全部热情和精力，严谨认真地做好每一项看似微不足道的工作。

秘书的服务意识，要特别强调一下主动服务意识。秘书活动包含主动性与被动性这一对基本矛盾范畴。秘书工作受制于客体及其指向而具有鲜明的被动性，一般情况下，领导让干什么就干什么，让怎么干就怎么干。但是，秘书工作也有主动性的广阔空间。比如主动为领导和职能部门提供有价值的信息，主动地参谋咨询，主动劝谏，主动提供决策目标，主动反映工作中出现的各种问题、苗头等等。总之，秘书要像“四个转变”中提到的“从被动服务，转变为力争主动”，创造性、预见性地开展工作，充分体现秘书工作的自觉性和责任感。

五、公关意识

公关是以公众利益为出发点，以互利共赢为目的的一种传播沟通、塑造形象、协调利益的科学管理思想。秘书作为上下左右内外联系的“桥梁”、接待来信来访的“窗口”、危机事件的“一线救火员”，必须掌握现代化的管理理念，具有敏感的公关意识。这就要求秘书人员要善于处理各种复杂关系，善于处理各种突如其来的紧急情况、特殊意外情况，化解危机。公关意识中很重要的方面是对危急事件的处理，秘书人员应该果断对形势作出正确合理判断，尽快将负面事件的影响控制在一定范围内，最大限度保障公众利益，将本单位的损失降到最低。

现代秘书应有意识地密切和融洽与股东、职工、顾客、社区公众、新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和公司的良好形象，提高和扩大单位与公司的知名度和美誉度。

六、信息意识

信息工作是秘书工作的重要组成部分，信息工作几乎又是秘书各项工作开展的前提，如信访、调研、文书拟写、策划宣传、辅佐决策等。互联网时代是“信息爆炸”的时代，信息和信息获取渠道都更加多元，这极大便利了秘书的工作。但同时，这也意味着秘书人员应具有更敏锐的对信息的感受力、判断力和洞察力。传统秘书在信息工作中只侧重于简单的收发传递信息，现代秘书则强调综合处理信息，即要有敏锐的信息意识，要善于发现各种有价值的信息，要有去伪存真的鉴别能力，要有沙里淘金的筛选能力，要有综合提炼的加工能力，及时向领导传递各种有价值的信息。

七、保密意识

秘书由于为决策者、领导者服务，因此接近权力的核心。秘书要辅佐领导决策，服务各种会议，对许多机要秘密文件进行起草与处理。因此，秘书比一般群众知密早、知密多、知密深。一旦泄密，会使所在单位的工作承受相当的损失和难以估量的影响。因此秘书必须自觉树立保密意识，保守机密，守口如瓶。秘书在思想上要时刻警惕，充分认识保密工作的重要性，提高防范意识。秘书要严格遵守单位相关的安全保密管理条例，要坚持职业原则，遵守职业道德，不将所掌握的信息作为谋私利的手段，自觉维护本单位的利益。

除了传统的保密工作，网络信息的安全保密工作也越来越受重视，推动建立网络安全防范机制、進行网络信息技术加密、适应保密工作发展的新变化是对秘书保密意识的新要求。

八、政策法规意识

遵纪守法、知法用法对国家、对每个社会主义公民和社会组织的要求。领导的决策要符合相关的法律法规和党和国家、以及上级的大政方针政策，不得违背和抵触。因此，秘书应该树立政策法规意识，为领导决策把好政策关、法规关。另外，秘书在信访工作中，要以政策、法规作为依据解疑答惑，秘书人员作为单位的 “笔杆子”，要写好各种公文材料，也必须以政策法规为依据。因此，秘书必须要具备一定的政策法规修养和意识。

九、形象意识

秘书部门素有“窗口”之称。说它是“窗口”是指内外联系、洽谈工作、商办事情、群众来访等，都由秘书部门出面。秘书往往集秘书、领导、单位组织形象于一身，因此，秘书工作作风、个人形象都直接反映一个机关、一个企业及其领导的公众形象和精神面貌。因此，秘书必须树立形象意识。

秘书要有意识地培养敏捷干练、严禁细致、一丝不苟、谦和热情、谦虚谨慎、积极主动、精神饱满的工作作风，生活作风上要养成良好的生活习惯，注重穿衣打扮，讲究卫生，谈吐文雅，举止大方，文明有礼等。只有这样，才能在对外交往当中提高本组织的美誉度和信誉度。

十、群众意识

全心全意为人民服务，是我们党的根本宗旨。一切机关、团体、企事业单位，都是为人民服务的。秘书工作的“三服务”也强调秘书是为人民服务的。因此，为人民群众服务，这是秘书工作的出发点与归宿。秘书工作本身，包含有协助领导处理直接与人民群众利益密切相关的具体事务，比如调查研究、信访工作、查办工作等。秘书部门无论是参谋辅助还是事务服务，都是协助领导带领群众去实现组织目标。因此，秘书在工作中一定要树立群众观念。

在指导思想上，秘书要以人民群众的根本利益为依归。既要想领导之所想，急领导之所急，又要想群众之所想，急群众之所急，把为人民群众谋利益，作为处理问题的出发点，将为领导工作服务、为职能部门服务与为人民群众服务有机地统一起来。

在工作作风上，秘书要尊重群众、关心群众，密切联系群众。在与群众打交道时，要待人以诚、热情大方，不能虚以应付，高高在上，官气十足；不能出语尖刻，心胸狭隘，盛气凌人，颐指气使。