档案规范化管理的策略分析

黄晴

摘 要：建设项目的档案管理是建设工程管理的重要组成之一，对监督工程的质量和提高工程的管理水平具有积极的作用。规范化的档案管理能提高档案管理工作的效率，也有利于工程竣工后的备案整理。本文分析了建设项目在档案管理方面的常见问题，探讨了档案管理规范化的必要性，并提出了规范档案管理工作的具体策略和建议，为提高建设项目的档案管理水平提供了参考。

关键词：档案；管理策略

建设项目的档案是工程管理工作的有机组成，是对工程质量进行监督和验收的必要资料，也是对建设工程进行有效检查、管理、改造和维护的重要依据。一直以来，在我国建设工程监督和检查工作的具体过程中，时常都会找到许多档案管理方面的问题，这些问题严重影响了工程的质量，也给工程的质量监管工作带来了诸多困难。因此，保证工程档案的规范化管理对提高建设项目的工程质量和管理水平能起到重要的积极作用。

1.提高建设工程档案规范管理的必要性

1.1规范的工程档案是质量评价的重要依据

建设工程的相关档案是工程竣工验收和质量评价的重要条件之一，也是对整个工程各项工作进行审核与评定的重要依据。完整、规范的档案和管理材料既可以体现施工过程的严谨性和科学性，也能集中反映建设单位的总体施工水平和管理水平，是相关部门进行工程等级评定与质量检查的重要基础。此外，加强档案的规范化管理还有利于提高对安全隐患的排查和预警效率，是切实提高工程质量的明智选择。

1.2.强化档案管理工作是提高验收效率和质量的需求

规范有序的建设工程档案管理，能够切实有效地督促建设单位及个人自觉按照行业标准和规范完成相应的工作，从而维护整个工程的施工和管理工作的稳定进行。只有保证档案管理的规范化，才能提高竣工验收工作的效率，实现质量验收和档案验收的同步完成。

1.3.规范档案管理是提高建设档案利用率的必然要求

基础性的建设项目具有周期较长、工程状况复杂、工序较多、环境情况多变等特点，这就导致建设档案的形成时间比较长，也在一定程度上增加了档案管理和档案质量控制的工作难度。如果无法准确、完整、系统、高效地收集和整理建设档案，就会影响之后的档案利用和查询工作，从而影响整个建设项目的完成质量和效益。此外，要切实解决档案管理中建设档案资料与工程实际不符合、资料残缺不全等问题，提高建设项目档案的真实性和有效性，使其能为其他建设项目的施工和管理提供有意义的参考，并成为指导其他工程的各项工作顺利进行的重要依据，对改进工程施工、提高管理效益具有重要的作用。

2提高档案管理科学化水平过程中存在的主要问题

在深入分析档案管理科学化水平的提高策略之前，有必要对其中存在的问题进行简要分析，这样才能在具体工作过程中做到有的放矢，提高措施的针对性和实效性。总体来说，当前档案管理过程中主要存在以下几个问题。

2.1缺乏健全完善的档案管理科学化制度

在档案管理工作中，由于管理观念传统，并且对于档案工作的重视程度不够，因此有部分单位尚未制定完善的档案管理工作制度，没有科学标准的档案管理工作流程，实际工作中一直处于较为随意的状态。有些即使制定了相关管理制度，但是其中绝大部分都是照搬其他单位的条文，没有结合单位自身的实际特点，缺乏针对性和可操作性，没有实际指导意义。

2.2对于档案工作重视程度不够

一直以来，档案管理工作都没有得到应有的重视，许多单位的档案管理人员都认为档案管理工作可有可无，并不是单位的核心工作，因此在工作中出现十分散漫的状态，不认真对待档案工作的现象也是屡见不鲜，所以说，对于档案工作的重视程度不够是影响档案管理科学化水平的主要原因。另外，单位的领导也存在不重视档案管理工作的现象，甚至一些事业单位都没有配备专门从事档案管理工作的人员，而仅仅是一些人兼职，这些人在管理工作中缺乏专业知识，无法进行有效管理。

2.3档案管理的信息化程度不高

信息技术的快速发展给许多行业领域带来了全新的发展契机，档案管理工作也是如此，目前，档案管理信息化已經成为发展的必然趋势，也是档案管理科学化工作急需解决的重要问题。但从目前的档案管理工作来看，并不是所有单位都应用了信息化，许多单位还一直沿用传统的档案管理方式，管理效率较低，并且耗费了大量的人工成本和时间成本，而且在档案管理提档升级的过程中也无法适应时代发展的趋势，造成了档案管理水平一直处于相对滞后的状态，影响了档案管理科学化的整体效率。

2.4档案移交不够及时

按照国家的相关规定，在城市内部进行建设工程项目，需要向相应的档案管理部门移交项目的各种资料。但在实际工作中，大量的项目因为各种原因而没有按时提交项目档案及相关资料，这就增加了城市档案管理单位的工作难度，不利于各项工作的顺利开展。

3提高档案管理科学化水平的有效策略

3.1积极开展培训，提高人员素质

在档案管理实践中，制约档案管理工作科学化进程的一个主要原因就是管理人员的专业素质不高，因此，提高档案管理人员的专业素质，也是提升档案管理科学化水平的重要环节。在此过程中，应该安排一定数量的人员专门从事档案管理工作，并且这些从业人员应该具备一定的档案管理知识，这样才能在管理工作中实现不断优化。有条件的可以聘请有关领域的专家学者，对档案管理人员开展定期或者不定期的培训，从而提升档案管理人员的专业素质，也可以从外部引进一些优秀的档案管理人才，优化人才结构，提高档案管理人员的整体水平，促进档案管理科学化水平不断提升。

3.2完善档案管理科学化模式

从当前的情况来看，在档案管理过程中，缺乏完善的管理模式，档案工作机制不健全，是制约档案管理质量提升的主要问题。因此，应该积极构建和完善档案管理科学化模式。首先，应该及时认识到档案管理科学化的重要性，并积极建立完善的档案管理工作机制，规范档案管理流程。其次，应该对档案管理模式进行优化，并不断完善档案工作程序，提升管理效率，改掉传统管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升档案管理工作的整体质量。

3.3提升档案管理的信息化程度

信息化已经成为档案管理领域的重要发展趋势，因此，应该对现有的档案管理体系进行优化升级，提升信息化管理水平。由于一些单位对档案管理工作不够重视，因此相关的工作设备也十分陈旧，根木无法适应新时代档案工作的需要。针对这个问题，应该对档案管理设备进行更新换代，引进先进的档案管理设备和管理技术，将档案管理工作从传统管理模式逐渐过渡升级到信息化水平，从而有效提升档案管理质量，为提升档案管理科学化水平提供良好的前提条件。

3.4 提高档案接收工作的质量和效率

工程档案的相关管理人员要进入工程施工现场的第一线，并提高监管力度与巡查范围，采用流动跟踪业务指导的方式参与整个工程项目的管理工作，为提高建设项目的整体工程质量和管理水平。此外，工程档案的管理人员还要对工程竣工图、验收材料和工程技术材料等进行有效管理，严格控制所有材料的质量和整理效率，并加强对工程中的隐蔽工程和关键部位的

4.结束语

建设工程的档案管理与工程的总体质量和综合效益有着密切的联系，是真实反映工程的建设质量和管理水平的关键指标。工程的档案管理工作要充分发挥档案资料的可用价值，协调管理和建设两个方面的工作，不断加快档案管理的制度建设、规范建设，使其真正成为推动建设档案管理质量与效率不断攀升的不竭动力，从而创造出更高的社会效益。

参考文献

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（作者身份证号码：44162419890220142X）