试论高职院校档案信息管理系统的设计研究

罗芳++李红才

摘 要：当前，由于扩招而使得高职院校的师生规模都在不断扩大，由此带来档案信息管理上的许多困难。传统的纸质媒介的档案管理模式，已经逐渐被淘汰，而以计算机数据库为依托自助化的信息管理系统则应用的越来越多。实现信息管理系统的软件设计，从程序上来说有很多实现手段，关键是从业务流程分析入手，确定各个功能模块与管理活动，并据此建立具体的信息数据表。本人从系统设计的角度，简要论述高职院校档案信息管理系统的系统设计。

关键词：高职院校；档案管理；信息化系统；设计

1引言

随着高等教育普及以及教育商业化，高校扩招已经十分普遍。在高校扩招的浪潮中，高职院校的档案信息管理面临着越来越大的压力。原先以纸质资料为载体的档案管理模式在新形势下已经不再使用，而计算机管理系统与数据库技术被越来越多地应用在档案信息管理业务中。

2高职院校档案管理业务流程分析

2.1高职院校档案信息管理参与的角色

高职院校的档案信息管理业务参与的角色应该包括：学生、教职工和档案信息系统管理员三个角色。他们在档案信息管理系统中分别承担表1中所列的任务。

表1 高职档案信息管理系统角色划分表

[角色＼&职责或者功能＼&学生＼&参与新用户注册、个人信息管理、3+2连读、档案移入、档案转移、档案查询等档案管理业务＼&教职工＼&参与新用户注册、个人信息管理、档案移入、职称信息管理、档案转移、档案查询等档案管理业务＼&档案信息管理人＼&作为系统管理员进行系统管理，并参与个人信息管理、档案移入、电子档案建立、档案移出、3+2连读办理、职称信息管理等全部业务＼&]

2.2高职院校档案信息管理系统的业务

根据系统中角色要参与的职责，可以确定高职院校的档案信息管理系统要包含以下8项业务：新用户注册；个人信息管理；档案移入；电子档案建立；档案转移；3+2连读办理；职称评定；档案查询。其中新用户注册、个人信息管理、档案查询、电子档案建立都属于单角色业务，也就是单独一个角色就可以参与完成的业务。而档案移入、档案转移、3+2连读办理、职称信息管理这四项是多个角色参与的业务，其业务流程如图1所示。

3功能模块设计

3.1单角色功能模块

如上分析，单角色业务包括：新用户注册、个人信息管理、档案查询、电子档案建立四项。其中新用户注册、个人信息管理、档案查询面向全体角色（档案管理员在面对这三项业务时，可以教职工身份参与），电子档案建立为单独面向档案管理员的业务。

因此，设计时这四个单角色业务直接转化为顶层功能包。其中新用户注册包含新用户注册、已注册用户登录三个二层功能包；个人信息管理包含个人信息、家庭信息和校内信息管理三个二层功能包；档案查询包含档案查询、联系管理员两个二层功能包；电子档案建立包含扫描纸质档案、档案PDF归类存储两个二层功能包。

3.2多角色功能模块

如上分析，多角色功能模块包括：档案移入、档案转移、3+2连读办理、职称信息管理四项。四个业务直接转化成顶层功能包，其中档案移入包括已注册用户登录、档案移入申请、档案移入审核、电子档案建立、档案移入确认五个二层功能包；檔案转移包括已注册用户登录、档案转移申请、档案转移审核、档案转移确认四个二层功能包；3+2连读办理包括3+2连读办理申请、3+2连读申请审核、新用户注册、电子档案建立、档案移入确认五个二层功能包；职称信息管理包括已注册用户登录、职称文件电子档上传及信息变更申请、职称信息变更审核、职称信息变更确认四个二层功能包。

3.3系统管理功能模块

系统管理功能模块专门面向档案管理员开放，包括账户管理、权限管理、角色管理三个二层功能包。

4数据分析

4.1界面类与控制类分析

界面类的设计与功能模块顶层包基本一致，首先是档案管理系统总界面，然后包含新用户注册、档案移入、档案转移、档案查询、个人信息管理、电子档案建立、3+2连读办理、职称信息管理8个子界面。为了便于操作，将这8个子界面按照角色权限进行分类，分为学生入口、教职工入口和系统管理员入口三个前置界面，在系统管理员入口中增加系统管理界面。新用户注册界面为学生入口与教职工入口界面之后的第二级界面，也就是说要进入其他七个界面必须要进行已注册用户登录，而3+2连读办理界面并列镶嵌在学生新用户注册界面中。

二层功能包转化为控制类，所以新用户注册界面包含其中新用户注册包含新用户注册、已注册用户登录三个控制类；个人信息管理界面包含个人信息、家庭信息和校内信息管理三个控制类；档案查询界面包含档案查询、联系管理员两个控制类；电子档案建立界面包含扫描纸质档案、档案PDF归类存储两个控制类；档案移入界面包含档案移入申请、档案移入审核、电子档案建立、档案移入确认四个控制类；档案转移界面包括档案转移申请、档案转移审核、档案转移确认三个控制类；3+2连读办理界面包括3+2连读办理申请、3+2连读申请审核、新用户注册、电子档案建立、档案移入确认五个控制类；职称信息管理包括职称文件上传及变更申请、职称信息变更审核、职称信息变更确认三个控制类。系统管理功能模块专门面向档案管理员开放，包括账户管理、权限管理、角色管理三个控制类。

4.2数据表的建立

数据表是与各个功能模块对应的数据库实体。但是，并不是每一个控制类或者二层功能包都要有一个实体数据表与之对应，很多时候实体类之间的关系是互相包含的，而控制类很多时候也可以指向同一个实体。

比如这个系统，在最少的情况下可以由系统用户信息表、个人信息表、职称信息表、电子档案信息表来实现。其中，系统用户信息表包含用户ID、用户密码、姓名、用户权限、用户角色、用户学号/工号这几项数据，其中用户ID是主键，只有系统管理员能够参与管理；个人信息表包括系统用户信息表的数据之外，还包括身份证号码、性别、民族、政治面貌、学历（教育部认证编号）、学位（教育部认证编号）、出生日期、年级（可空）、院系、专业、职称（可空）、宿舍（可空）、联络方式（手机号码）、家庭住址、主要家庭成员、主要家庭成员联络方式，其中用户ID是主键、身份证号码作为外键；职称信息表包含系统用户信息表的数据之外，还包含身份证号码、性别、出生日期、院系、学历、最高学位、职称等级、职称文件扫描图片（bit数据），其中用户ID为主键、身份证号码为外键；电子档案信息表包含电子档案编号、学号/工号、身份证号码、姓名、性别、出生年月、政治面貌、民族、毕业院校、学历、学位、职称、简历、教育背景、奖惩情况、发明专利、发表论文。

5高职院校档案信息管理系统的设计实现

5.1开发平台及开发模式

系统采用的前台开发平台是微软公司的VS.NET平台，开发工具选用ASP.NET，开发语言为C++语言。后台的数据库采用SQLsever2008，在界面设计中采用Photoshop进行图片的编辑。

系统采用B/S模式，即浏览器/服务器模式，相比C/S模式，B/S模式具有客户端免维护的优势，适合高职院校档案管理这样用户数量庞大，而且用户需求与用户信息经常发生变化的软件系统。

客户端只要是标准的Web浏览器就可以，可以是安装了IE6.0以上的Windows2000以上系统，主要的业务处理逻辑在服务器端实现。

5.2系统的UI界面设计

图2 系统的UI界面

系统的UI界面设计中的图片为Photoshop编辑二层，上图为点击学生入口/教职工入口/管理员入口之后的登录界面。如果是学生登录界面，还会有另外一个3+2申请的选项。在页面右上角的回首页，可以返回学生入口/教职工入口/管理员入口的選项首页，比如档案管理员就可以在教职工入口以普通教职工身份登录，或者返回首页点击管理入口，以管理员身份登录。

6结语

综上所述，高职院校的档案信息管理系统可以采用面向对象的软件工程设计思路，通过对业务流程的逐项分析，以其为依据设计各级的功能模块。然后，依据功能模块的设定，设计界面类、控制类与实体数据表，在利用成熟的开发平台，就能够较为容易地开发出来。而系统UI界面的设计上，应该要更多考虑人性化与学校的风格与特色。这些都值得掌握软件工程开发能力的档案信息管理人员们更加深入的探索与研究。

参考文献：

[1]高晓梅.档案信息管理系统[D].中南大学，2012.

[2]祝贺，安向明.人事档案信息管理系统的设计与实现[J].电脑学习，2012（02）：17-18.

[3]刘琴.人事档案管理研究述评及骑术展望[J].档案学研究，2011（10）：28-29.

[4]张丽军.档案管理系统的设计与实现[D].天津大学，2006.

[5]北京市档案馆综合档案管理系统设计与实现[D].北京工业大学，2012.

作者简介：

罗芳（1972.10—），女，大学本科学历，从事档案管理工作14年，爱岗敬业，职业领悟平时不用用时急，莫忘用后平时积。