浅谈“6S”管理模式在高职院校考务管理中的应用

【摘要】本文阐述了“6S”管理模式的内容，及高职院校考务管理工作的内容和重要性，并从“6S”管理模式角度分析了高职院校考务管理工作中的现存问题，探讨了“6S”管理模式在高职院校考务管理过程中的应用。

【关键词】“6S”管理模式 高职院校 考务管理

一、“6S”管理模式阐述

“6S”管理模式最早起源于日本的5S管理模式，该种管理模式从现场工作环境的实际需要出发，制定切实可行的工作计划，同时通过对可行性工作措施的综合考虑，使管理更加规范化。该管理模式一出台就受到日本各界的极大推崇。“6S”是以整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seikeetsu）、素养（Shitsuke）、安全（safety）为内容的活动，这6个词在日语和英文中的第一个字母都是“S”简称为“6S”。此外，与其说现场活动中的整理、整顿、清扫、清洁等环节很重要，不如说素养是“6S”活动的核心和精髓。员工的素养，是“6S”活动顺利开展的前提。

二、高职院校考务管理的主要内容及重要性

（一）高職院校考务管理工作的主要内容

在高职院校考务管理工作通常有四方面的内容：校外考试、校内考试、学生成绩管理、考务管理机制的研究与建设。具体内容如下：

1.校外考试。校外考试主要是学生的外语等级考试；如：大学英语四级、六级考试；全国英语应用能力的AB级考试。全国计算机水平考试；偶尔承担的一些社会性的考试项目。这些考试工作需要学校做好全方位的工作。包括：考前对考生的组织与宣传、报名人数的统计与上报、考场的编排、考务参与人员的安排与培训、考务费用的预算；考试过程中的全程管理；考后试卷的整理与护送等。此类考试要求极其严格不容出错。

2.校内考试。在高职院校，由于专业较多，学生考试的形式和科目各有不同，考务管理的内容也较繁杂。主要包括：考前的试题命题与检查、试卷的印刷与保管、考场的安排、监考人员的培训等；考试过程中的全程监控、考后试卷的装订与归档、考生成绩的分析、录入与管理等。对于上机考试还要提前做好设备的检查，与试题的录入工作。

3.成绩管理。在高职院校里，每学期考试结束后，教师们需要流水作业批卷纸，而后将成绩录入到教务管理系统中，学生可以根据需要自行网上查阅成绩，毕业之时，可以打印完整的成绩单。由于高职院校的学生成绩管理工作涉及学生奖学金评定、评奖评优、毕业资格审定、就业单位选择等方面的问题，该工作做起来难度更大。从学生成绩的录入开始到成绩册的归档每一环节都需要严谨仔细。

4.考务管理机制的研究与建设。传统的考试方式有利有弊，新形势下，高职院校也要顺应时代改革考试制度。将高职教育的理念在考试中得以彰显，通过考试进一步完善高职教育的人才培养方案，使学生能够通过考试这一形式学到知识，不是为了考试而考试。

（二）高职院校考务管理工作的重要性

高职院校考务管理工作的重要意义主要体现在如下几个方面：

1.高职院校考务管理是教务管理工作的核心体现。教务管理工作是多方面的，但是考务管理工作的好坏直接影响着教务管理其他方面的工作。例如：机房的设备的检查、教室的座位安排等；学校通过学生考试的成绩判定学校的教学质量和教学内容的落实情况；严谨的考务管理流程彰显着教务管理其他工作的好坏；教学中的一些问题也会在考务管理进行的过程中反应出来，教学部门可以根据考试后出现的不良情况对自身的工作加以改进。

2.考务管理管理工作体现着高职院校的学风与校风。建设优良的校风、学风是高职院校办学宗旨之一，考试风气是校园风气的集中体现，考试风气不正，考试管理流程不严谨，一定会间接的对学生的学习热情、学习方式，教师的授课进度、授课效果，班级、学校管理等工作造成影响。对高职院校而言，由于学生自身特点，这样的问题更容易出现。因此，抓好考务管理，严肃考风考纪是切实提高教学质量，加强校园环境建设的保障。严谨的考务管理也是为社会培养应用型人才，提高高职院校社会地位的间接动力。

3.考务管理能促进教务管理规范化、合理化。高职院校教务管理工作是否正常运行，最终会通过考务管理工作表现出来。而考务管理工作是一项繁杂、琐碎的的工作，是教务管理其它工作的体现。比如：教学任务落实后，进行课表编排；授课结束后，安排考试具体事宜；学生考试成绩出来后，要做成绩管理。任何一个环节出错都会影响到其他环节的工作。所以，教务管理工作只有合理化、规范化，考务工作才能顺利完成。考务管理工作进行的过程中出显得任何问题都是教务管理工作的预警。

三、用“6S管理模式”分析高职院校考务工作中的问题

高职院校考务管理工作具体内容主要有考前准备管理、考试运行过程、考后总结管理三个大部分。“6S”管理的内容可以贯穿整个考务的全过程，并从中有指导作用。

整理（SEIRI）——是指为工作场所提供清爽整洁的活动空间，将不必要的物品及时清除掉。整顿（SEITON）——是指对于留下来的必要的、有用的物品应分门别类整齐摆放，一目了然，消除积压品，减少物品寻找时间。

笔者曾走访三所高职院校，在这些院校中，考务资料的管理都是比较凌乱的。学校除了对现有在校生的考试资料进行管理外，还需要对已经毕业的学生的一些考务资料保存三年。这种实物资料的保存量是很大的，然而很多高职院校的考务管理部门并没有及时清理这些过期试卷，使得储存空间越发拥挤，没有秩序。现有保存试卷摆放也没有规矩，给资料查找带来很多麻烦。还有些考务资料的保存有重复性。比如：学生所在学期的成绩单、教师针对所教学科的试卷分析，除了教务处需要保存外，系内也需要保存。这些，都非常占空间。对于每次考试必用的考务袋，据负责教务的老师反映，每场考试结束后这种资料袋不是统一的放在指定的地方，总是出现材料袋丢失或者内放物品不全的现象，这就需要从事考务的老师每场考试后都要核对、检查，对于一所学校来讲这是一份不小的工作量。

清扫（SEISO）——是指将工作场所内死角的地方也要清扫干净，以保持环境的明亮整洁。

考务管理进行中，工作人员可能会对外显得工作环境收拾的较好，然而，细小的死角常常被忽略。在高职院校，考务档案库一般很少有人出入，打扫的次数也不多，使得档案库的死角常年没有人收拾，资料上总是落满厚厚的灰尘，有些材料因保管不当还发霉了，空气充满潮湿的味道。

高职院校的学生对学习的重视程度较差，每节课下课教室里都会出现一些杂物，作为考试的考场更是如此，有些作弊的学生还会把答案用透明胶带贴在桌子上、椅子上、甚至写在墙上，地面上、书桌里也随处可见作弊的小纸条。使得考试场所脏乱不堪，没有次序。而学生当场考试结束离开后，却没有工作人员及时清理。

清洁（SEIKETSU）——总的来讲，这一项任务以维持上述3S成果为主，将日常简单而又必须的整理、整顿、与清扫工作进行到底，并加以制度化。从而保持环境的整洁、美观。

在高职院校中，关于考务管理的制度有很多，但是对于上述“3S”的制度内容却没有。整理、清扫、整顿等工作只有必要的时候才会有人问津，而其实，貌似简单的工作却意义重大。

素养（SHITSUKE）——是指从团队建设的意识出发，来培养员工的主动精神和工作热情，使员工按规则做事，养成良好的职业道德。

如前所述，要想顺利看展“6S”管理活动，素养是活动顺利开展的前提，是活动的核心和精髓。在高职院校“素养”主要体现在考风考纪和师德这两点上。

考风不正是许多高职院校面临的一个棘手问题，根本原因在于学校领导、教师和学生三方的重视程度不够。对于校领导，由于日常工作繁忙，在考风考纪问题上投放的精力较少；对于教师，忙于繁重的教学任务忽略了考风建设的研究。同时，对于学生思想教育的不到位导致学生缺乏对考试意义的重视和认识。

现阶段，很多高职院校的考试模式依然单一，主要是笔试的理论知识较重要。学生临考试之前的背题成为应付考试的唯一手段。就此，许多教师为了让学生能考出好成绩会亲自带领学生复习、划重点，甚至划考试原题。严重违背了考试的制度和意义。有的教师批改试卷时不够认真，选择题让学生帮忙批阅，主观题走马观花，这些都反映着教师的师德素养。

考试过程中，监考人员不认真的现象时有发生，对闭卷考试的舞弊现象视而不见。即使会有巡考人员督导检查，这些人员也并非完全履行职责。总之，教师的责任意识较差、工作热情不高，导致考试的作用没有得到充分的发挥。

安全（SECURITY）——指全体成员都要有安全意识，把安全看成第一要务，增强防范意识。从而建立良好的安全环境，保证任务质量。

在高职院校的考务管理工作中，全体参与人员都要有安全意识，以保证每场考试工作都能顺利完成。首先，试卷管理，考前要确保试卷放置在安全、指定的位置，不可泄题。考试中，要严谨核对考试信息，不能出错，以往考试过程中有老师领取试卷出错的事件出现。考后，试卷批阅后，试卷要治愈安全地方保存，存储试卷的仓库要采取安全措施，监控器、防火器具等等。

四、“6S管理模式”在高职院校考务管理中的实施

“6S管理模式”在高职院校考务管理中的具体实施如下：

（一））整理、整顿阶段

根据具體的需要认真整理教学资料，将档案资料细化，对以往没有必要的资料进行及时的处理与清除。将每学年的考试试卷、毕业设计材料等分门别类的放置在不同的库房内，并贴好标签，便于需要时查阅寻找。也使库房的使用空间得以利用。对于每场考试必需用品要放于指定的位置，由专人负责，考试结束后立即请点，方便下次使用。

（二）清扫、清洁阶段

如上所述，教务管理部门因工作内容繁杂，工作场所出现混乱状态是常有的，这就需要根据“6S”管理程序对办公场所进行及时的清扫。包括对死角的清扫、清洁。此外，考试现场的清扫、清洁工作更为重要，这不仅使考场环境舒适，易于考试，还有助于严肃考风、考纪。对于清扫、清洁这样的工作也要制度化，不是在需要的时候，才去准备。

（三）素养培养阶段

考务管理工作做得好，主要取决于考务人员及参与人员的素养。要按照“6S”管理模式的要求提升教师们的素养，使教师们在考务工作中的行为表现做到自我规范。高职院校可以举行培训活动号召老师们学习，强化教师的工作规范意识、职业道德意识、和团队合作意识。

（四）安全防范阶段

全体考务人员都要有安全意识，对于有危险的、不规范的地方要及时提出改进措施。考前准备、考试过程、考后管理都要按照规定办事，资料的存储、保管现场要有安全设施。将安全问题制度化。

总之，在高职院校的考务管理中，处理的基本上都是琐碎的小事，“6S”管理模式可以将琐碎的小事流程化、规范化，易于各项工作的顺利进行。“6S”管理内容表面上看很简单，但它是管理精华的提升，是提高高职院校考务管理水平的有效方法，也是提高高职院校教学管理、教师素养的有力措施。在高职院校实行“6S”管理是一项辛苦的工作，要发挥它的功效，需要大家锲而不舍的坚持，需要全校师生的重视。

参考文献

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[4]吴祖允.关于高校考试管理改革的几点思考[J].琼州学院学报，2011.

作者简介：梁莉（1978-），辽宁金融职业学院，讲师，硕士，研究方向：教育经济与管理。