数字化时代高校档案管理信息化建设模式初探

曹方玲

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.14.222

摘 要：高校是我国重要的人才培养基地、人才培养摇篮，随着市场经济的发展与社会文明的进步，我国高等教育事业正在蓬勃发展，档案管理工作是高校的管理工作中的一项重要组成部分。当今数字化时代背景下，科学技术日新月异，信息技术在人们日常生活、工作中的地位与作用越来越重要，因此，高校档案管理工作也应顺应时代发展的潮流，与时俱进地加快信息化建设的步伐。该文中，主要分析了数字化时代下高校档案管理信息化建设面临的问题，并探讨了加快高校档案管理信息化建设的措施，以供参考。

关键词：数字化时代 高校 档案管理 信息化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）05（b）-0222-02

高校档案管理的信息化建设指的是，在高校档案管理工作中有效运用信息网络技术、计算机技术等先进手段，将纸质版的档案资料、卡带光盘等音视频资料、照片等转移到电子设备中，实现对档案的网上管理。随着计算机技术与网络技术的不断进步，人类逐渐走进了数字化时代，这样的背景下，我国各行各业越来越关注信息网络技术在自身发展过程中的作用。数字化时代下，高校的档案管理工作也要与时俱进，朝着信息化的方向转变。与此同时，国家档案局、教育部针对高校档案管理信息化建设这一方面，也提出了相应的要求，力求实现高校档案管理工作基础业务水平的提高[1]。就现阶段的情况来看，我国各大高校纷纷开始致力于档案管理信息化建设，但却没有得到理想的效果，仍面临着诸多问题，必须不断进行优化与创新，才能推动档案管理信息化建设进程的加快、实现高校档案管理水平的提高。

1 数字化时代下高校档案管理信息化建设面临的问题

1.1 档案管理人员的综合素质普遍偏低

数字化时代下的高校档案管理信息化建设，与以往的档案管理过程之间存在很大的差异，其中不可避免地会涉及到计算机技术、信息化技术、网络技术等一些先进技术，这就提高了对档案管理人员专业水平、综合素质的要求。数字化时代背景下的高校档案管理人员，在具备基本档案管理业务能力的同时，也要具备熟练使用电子设备、计算机的能力。但实际情况却是，就现阶段来说，我国大多数高校的档案管理人员，综合素质普遍偏低，只具备单一的基本业务能力或者是计算机与电子设备使用能力，同时具备两种能力的高素质人才较少。

1.2 档案信息数据库不完整

数字化时代下的高校档案管理信息化建设，需要建设一个能够持续更新的、系统的档案信息数据库，这是一个非常关键的内容。但就现阶段的情况来看，我国大多数高校的档案信息数据库并不完整，同时档案信息录入的也并不完整，甚至一些高校只是象征性地录入少量的档案信息。与此同时，在录入档案信息之后，也缺乏相应的管理，没有及时根据现实情况对档案信息进行相应的更新，也没有对档案信息进行严格的核实，导致其中存在一些虚假信息。综上所述，就现阶段来说，现阶段我国各大高校的档案信息数据库仍旧存在更新不及时、不真实以及不全面等诸多问题。

1.3 基础设施不完备

数字化时代下，基础设施是推动高校档案管理信息化建设的前提与基础，若缺乏基础设施，势必会导致档案管理信息化建设失去物质载体。但就现阶段的情况来看，我国大多数高校的基础设施并不完备，硬软件配备并不完善，甚至有一些高校认为配置了几台计算机就是进行了档案管理信息化建设，而没有设置相应的程序系统，尚未配置扫描仪、相机等电子设备。

1.4 对档案信息安全问题的重视不够

以纸质为主要载体的传统档案管理工作中，基本不存在信息安全问题，基于这样的原因，就现阶段的情况来看，我国大多数高校在推动高校档案管理信息化建设的过程中，很容易忽视档案信息安全问题。但是，在信息化建设后，档案管理系统很容易受到黑客、病毒的恶意攻击，进而导致信息丢失问题的出现，因此，高校档案管理信息化建设过程中，必须加强对档案信息安全问题的关注与重视。

2 加快高校档案管理信息化建设的措施

2.1 加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的综合素质

在高校档案管理信息化建设过程中，档案管理人才发挥着非常重要的地位与作用，基于这样的原因，必须加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的综合素质。数字化时代背景下的高校档案管理人员，在具备基本档案管理业务能力的同时，也要具备熟练使用电子设备、计算机的能力，也就是说，档案管理人员必须是复合型人才，才能满足高校档案管理信息化建设的要求。首先，应加强对现有任职人员的专业培训，针对现有任职人员存在的不足与缺陷，予以有针对性的弥补与改进[2]；其次，引进一批同时具备熟练使用电子设备、计算机的能力以及基本档案管理业务能力的复合型人才，用于推动高校档案管理信息化建设。

2.2 推动档案信息的数字化

为推动高校档案管理的信息化建设，必须加快档案信息的数字化发展进程，为做到这一点，可以从以下几个方面入手：第一，在计算机中录入所有的档案信息，包括音频信息、文字信息等，以确保信息具有高度的完整性；第二，认真、仔细地核实录入的所有信息数据，以确保信息具有高度的真实性；第三，不断对录入的所有信息数据进行更新，并要加强管理，以确保信息具有高度的及时性。推动档案信息的数字化，总的来说就是确保录入信息的完整性、真实性以及及时性[3]。

2.3 完善基础设施

为推动高校档案管理信息化建设的进程，尽早实现信息化建设，必须打好根基、奠定坚实的基础，也就是尽快完善各种硬件、软件基础设施。高校档案管理信息化建设，往往涉及到大量信息的输入、共享、更新、交换等方面的内容，因此可以说是一个非常复杂的过程。基于这样的原因，必须配备高端的计算机，同时设置完善的系统程序以及录像机、扫描机、相机等电子设备，以实现图文的录像、扫描以及拍照等工作[4]。总而言之，为推动高校档案管理信息化建设的进程，必须加大资金投入，尽快完善各种硬件、软件基础设施。

2.4 提高信息安全意识

就现阶段的情况来看，我国大多数高校纷纷通过推进档案管理信息化建设，而实现了档案信息的网上共享，从而在很大程度上为档案资料的科学化管理提供了方便。但与此同时，也进一步加剧了信息安全问题，基于这样的原因，必须加强对信息安全问题的关注与重视，提高信息安全意识。首先，应加强档案管理人员对信息安全问题的关注与重视，并全面提高其信息安全意识，使其在日常管理工作中提高自身的安全警觉性，以此来预防信息安全问题的出现；其次，应注重提高计算机系统的安全防护功能，通过采用有效的技术手段，抵御病毒、黑客的恶意攻击，同时做好对重要档案资料的备份，以避免资料的丢失。

3 结语

综上所述，高校档案管理信息化建设并不是一蹴而就的，而是一个长期的、不断完善的过程，必须付出大量的努力。就现阶段来说，高校档案管理信息化建设仍旧面临着诸多问题，如档案管理人员的综合素质普遍偏低、档案信息数据库不完整、基础设施不完备、对档案信息安全问题的重视不够等，应加强对这些问题的重视与分析，并采取有效的措施予以解决，才能更好地推动高校档案管理信息化建设的发展。

参考文献

[1] 刘亚君.新媒体环境下高校档案管理信息化建设策略[J].镇江高专学报，2017（1）：48-50.

[2] 任南竹.大數据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界，2017（3）：51+53.

[3] 徐晓华.信息时代背景下地方高校档案管理信息化建设路径探索[J].通讯世界，2016（15）：219.

[4] 王萍.数字化时代推动高校档案管理信息化建设的路径分析[J].办公室业务，2014（17）：154-155.