最低生活保障档案的管理

贺彬

城乡居民最低生活保障政策是我国实施的一系列惠民政策之一，是低于当地最低生活标准的城乡贫困人中实行差额补贴的一项社会救助制度。截至2016年底，河北省有城市低保对象54.5万人，农村低保对象189万人。随着低保工作深入开展，每年救助对象不断扩大，资金量不断增加，致使一些骗吃混吃低保、“关系保”、低保“托”、挪用资金的现象时有发生，严重的违背了使困难群众能够通过低保救助维持起码的生活水平的目的。为了能更好杜绝这类现象的发生，为了确保低保工作顺利开展，为了如实反映享受低保待遇家庭情况，我们就要利用好最低生活保障档案为救助工作提供有力的凭证支撑。

2008年1月国家民政部、国家档案局联合下发《关于加强最低生活保障档案管理的通知》（以下简称《通知》）对低保档案管理做出了一些原则性的统一规定，使全国的低保档案管理有法可依。但近年来，随着低保工作的不断发展，《通知》日益显露出可操作性弱的问题，需要不断探索低保档案的规范化管理。

一、低保档案的定义及特点

（一）低保档案的定义

低保档案是指县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居（村）民委员会（社区）在最低生活保障的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。它是伴随着低保工作实施过程中产生和形成的，如实记录低保工作的真实情况的文件材料及音像资料。

（二）低保档案的特点

1.动态性。由于家庭经济条件不断变化，低保审核部门需要定时对低保户进行审核，根据他们的实际经济情况对其待遇进行调整，使得低保档案具有动态性的特点。

2.分级性。目前我国低保审核审批过程中乡（镇）人民政府、街道办事处、村（居）委会、县级以上民政部门各负有不同责任，使得低保档案具有分级性的特点。

3.广泛性。由于城乡居民最低生活保障是国家为解决城市居民的生活困难而建立的一种社会救济制度，低保对象涉及的人员相对较广泛，在人员结构上也较复杂，使得低保档案具有广泛性的特点。

二、低保档案工作管理体制

低保檔案管理应与我国档案工作的管理体制相一致，即实行分级负责、基层为主的原则。各级民政部门、乡镇人民政府、街道办事处和居（村）民委员会分别负责职责范围内的低保档案工作。省级民政部门负责对各级低保档案工作的监督和指导；县级人民政府民政部门、乡镇人民政府、街道办事处应有专（兼）职人员负责低保文件材料的归档和最低生活保障档案的管理；居（村）民委员会（社区）应协助做好职责范围内的最低生活保障档案工作。各级档案行政管理部门负责对低保档案工作的监督和指导。

三、低保档案分类和保管期限划分

分类是档案整理工作的重要内容，分类不合理将直接影响整理工作的质量，不利用档案的保管和利用。根据低保审批的程序和工作内容，结合形成材料的特点，按照便于保管和利用的要求，将低保档案原则上分为审批类、日常管理类、会计类和特殊载体四类，保管期限划分为“永久”“30年”“10年”。

（一）审批类档案（含申请审批表及各类原始附件）应由县级民政部门归档保管；乡镇人民政府和街道办事处应同时保管一份审批后加盖县级民政部门公章的最低生活保障申请审批表以及其它审批类相关文件材料；居（村）委会可结合实际需要保管其相应的低保文件材料。

审批类档案实行动态管理，其保管期限是低保对象退保（停保）后其审批类档案从当月算起保管3年。保管期满后的审批类档案按规定程序鉴定销毁。

（二）日常管理类档案应按文书档案归档要求独立设置类别，并于次年3月底前归档整理后移交本单位档案室统一管理。

（三）会计类档案应按会计档案归档要求于会计年度终了后归档整理，并于次年12月底移交本单位档案室统一管理。

（四）特殊载体类档案应办理完毕随时归档。

四、低保档案的整理

整理是档案实体管理的核心，对整个档案管理工作具有重要的基础意义。档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础。

（一）审批类档案

低保对象审批类档案以户为单位进行立卷整理，“一户一档”。立卷时间要在审批工作完成后一个月内完成立卷整理工作，季度（年度）复审工作 完成一个月内完成入卷工作。县级民政部门保管的低保对象审批类档案按乡镇人民政府（街道办事处）设一级类目，按村（居）委会设二级类目分类编号低保对象审批类档案在分类的最低一级类目下以户为单位按低保对象审批的时间先后顺序排列、编号。 如： XX乡（一级类目）XX村（二级类目）XXX，类目代号分别以汉字标识，卷号采用自然流水号编制。将一户低保对象形成的审批类档案按照《低保档案归档范围和保管期限划分表》所列文件名称顺序依次排列、装订成卷后分别装入卷内；并编制低保对象审批档案卷内目录。

（二）日常管理类档案应按照国家档案局发布的行业标准《归档文件整理规则》要求，按年度以件为单位进行整理。

（三）会计类档案应按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》（D/A39-2008）要求以类别结合保管期限进行整理。

（四）特殊载体类档案形成的实物、照片（含底片）、录音带、录像带、磁盘和电子文件等应按照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—95）、《电子文件归档与档案管理规范》（GB/T18894—2002）和《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）要求分类排列、整理、编目存放，同时填写相应的互见号。具有永久保存价值的电子文本、图形、数据表格归档时，应同时生成纸质文件一并归档保存。

五、低保档案的保管和利用

低保档案分散形成于县、乡（镇）街道、居（村）三级机构，各级民政部门、乡镇人民政府和街道办事处应重视低保档案工作，要配备专（兼）职人员负责整理、保管低保档案，确保低保对象全部建档，同时，应根据低保档案工作要求，采取必要的保管和保护措施，完善低保档案保管条件。存放低保档案的柜架、房间，应具备防盗、防火、防水、防高温、防鼠虫等防护措施，确保低保档案的安全。

低保档案主要供低保工作业务部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅低保档案。其他单位或个人需查阅低保档案，必须凭单位介绍信或个人有效证件，经分管低保档案工作的领导批准，办理登记手续后方可查阅。查阅低保档案的情况应在《低保档案查阅登记本》上进行登记签字。查阅者或使用者不得违反相关保密规定，不得丢失、销毁、涂改档案。尊重低保对象隐私权，不得泄露或擅自对外公布档案内容。

六、低保档案的移交和鉴定销毁

最低生活保障档案保管期满后，县级的国家综合档案馆适当比例的档案抽样接收进馆。

低保档案保管期满后应及时进行鉴定。鉴定时，应由本单位分管负责人、低保工作机构和档案工作人员共同组成鉴定小组，准确判定档案的存毁。对失去保存价值的档案，应逐件清点核对，并编制销毁清册，经鉴定小组组长审核签字后报上级主管机关审批，到指定地点由两人以上共同监督销毁。监销人应在销毁清册上签字，销毁清册归档保存。

（作者单位：河北省地名区划档案资料馆）