加强社会保险档案管理的对策及建议

刘国生

一、社会保险档案的含义和归档范围

社会保险档案是国家档案的重要组成部分，它是各类机关、企事业单位和各类社会组织为员工缴纳养老、医疗、工伤、失业、生育五大社会保险过程中形成的记载和反映参保职工各项保险缴费基数、统筹时间、人员流动、保险关系转移以及退休档案审批、待遇计发、退休金发放等情况，以用工企业、团体组织或托管机构分别集中整理保管起来，具有一定的实际查考利用价值和保存价值的文件材料。 归档范围有：

1. 政策依据类：包括国家、地方出台的有关社会保险制度及改革的政策法规，社会保险缴费、待遇支付办法以及社保经办机构工作方面的规范性文件。

2.业务凭证类：包括各类社会保险费用的扣繳凭证、汇缴凭证、转接凭证、报销凭证、支用凭证、理赔给付凭证等。

3.结算账卡类：包括单位各项社会保险费用管理手册、支用给付账册、费用汇缴账册、参保人员花名册、养老保险手册以及保险关系转递清单、转接变更登记卡和职工各项保险管理卡片等。为便于管理利用，此类材料中凡涉及参保人员的各类手册、资料、卡片等均应集中统一立卷，做到每人一份社会保险档案案卷。

4. 统计报表类：包括参保人员工资变动情况统计审核表、各类社会保险费用汇缴统计表以及支用给付统计表等。

5.离退休人员社会化管理类：包括离退休人员退休待遇、退休人员生存调查表采集的指纹存档资料、离退休人员人事档案管理、遗属待遇的通知书和待遇决定书、遗属待遇审批表，调整养老待遇、遗属待遇的申报表。

6.电子档案类：是指社会保险工作实现办公自动化以后形成的各种数字信息档案等。

二、社保档案管理目前存在的问题

1.社会保险档案重视程度欠缺。虽然社会保险制度实施已经多年，但一直对档案重要性缺乏清醒认识，对保险的认识大都停留在社会保险的缴纳、医疗报销、退休金的领取等层面，认为退休后档案就是废纸一堆的也大有人在，各地社保经办机构一项重要工作就是社会保险的扩面征缴，各地政府也将扩面征缴作为一项考核的重要指标，而对于社会保险档案管理，则不够重视。

2.社会保险档案管理缺少统一规范管理。从各地社会保险档案管理现状来看，能够严格按照国家档案管理的有关规定管理社会保险档案的占不到半数，由于目前社会保险档案管理制度刚刚发布，各地按照标准规范整理社保档案的工作进度并不统一，造成社会保险文件材料收集不齐全，档案归档范围不明确，档案的管理制度不健全，由此，档案的遗失、损毁、涂改现象时有发生，影响社会保险档案管理的规范化、标准化。

3. 社会保险档案缺少专业人员。有些社会保险部门档案机构不健全，缺乏专职或兼职人员管理档案。一些档案室一方面库容量急需增大，另一方面在档案室的防潮防霉变防虫等方面，也需要人员的专职管理，但目由于人员配备严重不足，即使有足够专兼职档案人员，也是临时抽调，没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量，也给提供利用带来极大不便。

4. 社会保险档案硬件建设落实。由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，存放档案的房间狭窄，设施陈旧，档案缺乏规范化管理，致使社会保险档案存在一系列不安全因素。

三、完善社会保险档案管理的建议

1.提高认识，增强社会保险档案意识。把社会保险档案工作纳入本单位和本部门发展规划和年度工作计划，加大资金及人力投入，扩建档案库房，购置新式档案陈列架，完善档案管理制度，建立起社会保险档案规范管理的长效机制，确保社会保险档案工作健康发展。

2.强化业务，实现档案管理的规范化和制度化。社会保险档案管理要做到统一规划，合理布局、统一标准、分步实施。就是要本单位社会保险档案构成、规模、特点、以及与其他业务的联系，遵循社保档案管理规范标准，健全社保档案管理落实考核机制，纳入单位年度综合考核，将社保档案工作年度任务分解到各部门科室，建立部门科室联动机制，真正做到档案管理目标明确、措施到位、监督有效、考核准确、奖惩分明的长效机制。

3.建设专职队伍，强化培训提高管理水平。造就一支高素质的社会保险档案管理人员的队伍，是提高社会保险档案管理水平的前提。针对目前社会保险档案管理人员的业务素质偏低，不能适应当前的社会保险档案管理需要的事实，社保部门应采取通过引进档案专业人才和对现有社会保险档案人员进行专业培训提高档案管理知识和技能的两步一起走的方式进行，促使社会保险经办机构队伍整体素质得到强化提高，实现社会保险标准化、规范化、精细化管理。

4. 紧跟时代步伐，实现社保档案的数字化、信息化、网络化。要充分运用计算机技术，信息技术等现代科学技术，实现社会保险档案工作的现代化管理。通过现代信息技术，实现纸质档案的数字化管理，逐步建立起社会保险档案数据库，实现互联互通、资源共享。开发档案信息管理系统，完善分类、查询、比对等模块功能，为广大参保人员提供全方位的查询服务。

作为社保经办机构，社会保险档案管理，事关社会保险的基础业务建设，事关广大人民群众的切身利益， 是履行岗位职责、提高办事效率、提升为民服务水平的最基础工作。完整的档案资料是社会的一笔宝贵财富，它不仅能较好的反映出一个地区社会经济发展状况，为地方制定发展规划提供科学决策，而且对于促进加快构建社会保险体系， 推进社会保障事业的发展，构建社会主义和谐社会，维护参保人员权益，都将发挥其越来越重要的作用。

（作者单位：山东省青州市社会保险事业管理局）