高校档案管理的信息化建设与创新

刘丽

摘 要：高校档案管理是目前高校人力部门所要进行的重要工作，而且也是实际人事管理活动中所必不可少的环节之一。由于当下高校的教育教学的快速发展，关于高校档案管理的问题也愈发明显。当下电子科技发展迅速，各行各业都纷纷搭上了电子网络时代的顺风车，因此，作为高校管理的重要事项之一，高校档案管理的信息化建设已刻不容缓。

关键词：高等院校；人事档案；改革；创新策略

引言

时下正值互联网高速发展的电子信息时代，如何在信息时代利用现有便利更快更好的有效使用高校档案，提高人才选拔效率是十分值得我们思考的问题，本文就当下状况对于进行高校档案的信息化建设以及创新作以浅析，希望能够对高校档案管理信息化提供一定的参考。

一、高校档案管理如何实现现代化

（一）更新档案管理理念

当今网络化管理普及，但是在高校档案的管理中存在着很多与实际需求相驳的理念。首先，档案是一个服务于人的事物，其本质是为了给人事工作提供便捷而存在的，为了顺应新时代对于人事工作的需要，对于档案管理也要突破历史的桎梏，对员工进行现代化教学，以提升员工的现代化素養，诸如网络的使用、计算机基础知识以及相应软件的管理操作等等。

（二）改变档案的存储方式

提及档案管理的现代化，就不得不提档案本身的存储介质。长久以来，我大部分的高校档案都是以纸质为主，因此若想对其进行现代化管理，将其数字化以数据的形态复刻、存储则是必须的。随着科技的迅猛发展，档案管理从最初的粗放型慢慢转变为现代化、网络化的精确管理。

尽管当下很多高校档案管理机构已经配置好了相应的电子设备，但是这并不排除仅仅只是面子工程，没有文件的数据化，就不可能进行相应的管理，妄谈电子化，我国高校档案管理在信息化建设上还有很长的路要走。

二、信息化建设下的高校档案管理创新策略

在世界普及信息化的时代背景下，我国高校档案管理出现了巨大的变革。可是，在我国高校档案管理的实际过程中，电子设备的运用还有着一定程度上的问题，因此较难达成计划中的效果。以下根据我国高校档案管理的现状提出几点建议以供参考。

（一）改进高校档案管理系统，确立规范准则

近年来，我国有大量高校提议对于档案管理工作的信息化管理应当提上日程，可尽管如此，在实际施工的过程中，由于相关的行为准则并没有可供参考的规范，缺乏统一标准，因而导致各项工作进展均不完善，鲜有成果丰硕者；而在其中最为明显的就是在技能准则、业务标杆式管理、硬件软件的挑选运用过程中，由于没有行之有效的管控措施，因而致使档案管理极度松散，公款遭到挪用、滥用等情况，因此为了确保日后对于高校档案管理信息化建设的进程，应当设立相应的规范准则，进行统一化管理，切实的为实际改建工作提供便利。

（二）重视人才培养

在当下电子技术被广泛应用的信息化社会中，高校档案管理的工作人员自身应当具备能够适应信息化设备的素质，直接影响到整个高校档案管理的信息化建设程度。档案管理人员作为档案与调用人员之间的桥梁，其自身的价值逐渐显现，该职位需要更多的专业技术人才来弥补现有的空缺以及为全面的信息化服务，以此来确保信息化建设的进展。当下，需要更多从事档案工作的人员来进行现代化体系的运作以及电子化状态下的管理业务学习，尤其是关于相应的电脑使用基础以及管理中所需要用到的软件，都应该进行详细系统的学习，以此才能面对外界对于档案日益频繁的需要。

此外，高校在选用相关人才时应当优先录用具备专业知识、符合信息化管理标准的优秀人才，其本身不仅仅要有对于档案管理方面的充足知识，更应该拥有对于网络使用方面的才能，以此才能适应信息化日益完善的档案管理系统。

（三）加快档案数据体系构建，确保信息安全

在高校档案管理信息化的过程中，要注意加强档案数化的建设，应当整合已有资源，将各种纸质资源转化为数字资源，以此才能完成电子化的上传以及存储，从而可以通过电子设备的平台展现，并对于人事信息等需要高校档案的人群予以系统的服务。由于我国国情，在高校档案管理的信息化上并没有足够的重视，因而导致实际情况较为落后，有大量的文件依然以纸质状态保存，并无电子备份，因而依旧保持着过往的管理方式。这样不仅不易于信息的长久保存，更大大的提高了查阅的难度。所以，在日后的高校档案管理中，应当投入大量人力、物力、财力以支撑其全面的数据化，为更好的给相应单位服务做准备，使之权利发挥其作为档案的存储以及阅览功能。

三、高校档案管理应重视层级、实时性

随着高校人事体制的改革发展，高校档案管理也应当加快进程、提高效率，不应该固步自封，而档案管理者也应更新服务理念，主动地为使用者提供服务，加强使命感与责任感，努力发挥自身作用。

（一）加速材料收集，确保更新时效性

为了保证高校档案的层级性以及实时性，应当尽快收集最新的信息录入档案，减少延迟以确保自身的时效性，在实施高校档案管理保管机制的基础上完善档案的投递机制，举例而言，对于学校的每一个科室、每一个部门都要有一人担任档案管理，需要负责对该科室、部门的每一名同事进行材料采集以及将信息递交给档案管理处。

（二）了解新特性，研究新方法

在高校档案管理信息化建设开展以来，档案管理人员应当从对于新准则下的管理系统中学习到新知识，根据其工作中所提出的新要求以及新特性，研究探寻高校档案管理体系的新模式。随着现代高校与外界的联系日益增多，互动日益频繁，其所产生的大量联系均会产生所需要保存的信息，而这些信息终会被存储到档案中，因而高校档案所涉及的领域也愈来愈多，这就更加需要档案管理者的足智多谋，充分发挥群体力量，加强创新实践探究管理新办法。

结语

综上所述，尽管目前对于高校档案管理的信息化建设尚且处在起步阶段，需要面对方方面面不同的问题，可是只要用心去管理，较为灵性的解决各种实际问题，并辅以正确的方法，高校档案管理的信息化一定会加快进程，稳步发展，相信在不久的将来，我国高校档案管理的信息化建设一定会走向普及，为学校乃至社会提供着实有效的服务。

参考文献

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