档案自动化管理

施海龙

摘要：加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。笔者根据多年的工作经验，主要针对档案自动化管理进行分析和讨论。

关键词：档案管理；信息化；自动化管理；

在科学技术日新月异的新时代，随着社会经济的高速发展，人们对档案信息管理工作也提出了更高的要求，与此同时，在当前的经济建设过程中，传统的档案信息管理工作已经不能够满足时代发展的需要。因此，如何才能够提高档案信息建设和管理的水平就成为了当前经济建设过程中所亟待解决的问题。

一、我国档案自动化的管理现状

首先，我国档案管理软件缺乏统一性，从而降低了管理软件的管理和使用功能，无法将自动化的优势完全发挥出来，同时也限制了信息自动化的管理，制约了档案信息管理电子化的进程。其次，我国档案管理的标准化和规范化程度还有待提高，只有标准规范的管理才能够提高档案管理质量，才能更好的为社会服务。最后，我国档案管理工作人员的专业化水平和综合素质都需要提高。档案管理人员如果不能够与时俱进，提高思想觉悟和业务水平，接受现代化的高新管理手段，就无法有效全面的开展档案自动化管理。目前，现代化高科技人员还很匮乏，专业的档案管理人才就更是少之又少，因此要加强专业档案管理人才的培，同时提高现有工作人员的业务水平。此外，目前我国的档案信息自动化系统管理体制方面，普遍存在着集中统一管理不力的现实问题。主要表现在：上下各个层次和各专业办公自动化系统不能纳入到统一的档案信息自动化系统管理工作之中，容易造成档案信息分离和资源重复浪费的现象，而且能够做到档案信息自动化系统管理所要求的人机结合工作模式的并不多见，这样会在一定程度上造成使用不方便、不协调的情况，也会影响到档案信息自动化系统管理的发展步伐。

二、档案自动化管理对策

档案信息化系统不单单是档案专业和计算机专业两者的结合，而是多种现代技术的融合，是多个部门合作的结果，通过不同部门各司其职，共同协作，来完成这样一个复杂的系统工程。

（一）提高档案标准化、规范化水平

以制度来规范档案信息系统建设过程中出现的一系列问题。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一認识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

（二）加强档案信息自动化建设的协调发展

当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进 现代 化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。因此，要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行性、人财物力的可能性、社会经济效益等多方面进行分析 。

（三）提高档案管理自动化水平

从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前，我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务及时规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。

（四）改进现有自动化系统管理体制

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开放应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际，加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。为有效加强档案信息自动化系统的管理水平，改进现有的档案信息自动化系统管理体制，建立一种集中统一管理下的分散式管理系统，则是较为理想的档案信息自动化系统管理体制。改进现有的档案信息自动化系统管理体制，就是要使高度集中管理和方便使用相结合，实行集中统一管理和人机结合，将上下各个层次和各专业办公自动化等都纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，切忌各行其是、自建系统、资源浪费，下决心解决管理体制不力和使用不方便的问题。

（五）重视人才管理

全面的推进档案信息自动化系统的建设，其关键，还是人才的建设，推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力。

结束语

目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是互联网技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的互联网化，是实现档案工作自动化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。如何提高应用能力，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。

参考文献

[1]张微.关于档案信息自动化系统管理的几点看法[J].黑龙江科技信息，2013，（09）.

[2]陈文煜.档案信息自动化管理的现状及发展方向[J].信息化建设，2010，3：83-84.

[3]刘瑞馨.关于档案信息自动化系统管理问题的若干思考[J].黑龙江档案， 2012，（04）.

[4]任宇轩、张亮军.档案信息自动化系统管理以及发展的新思路研究[J].管理系统改进技术论坛，2010.10：201-207.

[5]张强.浅议现代化的档案信息自动化管理系统的建设和发展[M].档案管理资讯，2009.10：45-46.