试论信息化和数字化管理在企业后勤系统中的应用

马宁+李猛

摘要：在企业管理过程中，信息化与数字化的管理方式取得了显著的管理成果，应用范围也不断扩张。基于此，本文就信息化与数字化管理在企业后勤系统中的应用展开简要分析，主要介绍了在后勤办公系统、供电监控与给水监控系统、综合服务热线管理系统中的相关应用。

关键词：信息化；数字化；办公信息系统

前言：

信息化和数字化在现代管理方式当中具有重要作用，在各个领域都有所应用，如工业生产中的设备管理与控制、金融管理中的微机化管理等。在企业运营过程当中，后勤是企业的保障，为企业的健康运营与发展提供诸多支持力量，因此，创新企业后勤系统的管理方式，将数字化与信息化应用其中，从而有效提升企业管理效率。

1.在企业后勤办公系统中的应用

企业后勤办公系统中应用信息化与数字化管理，主要是依托公司整体的办公信息系统。构建完备的后勤办公信息系统，能够为后勤管理各个部门之间的信息交流提供更加便捷、有效的平台，管理层向基层管理部门以邮件、文件等形式，通过平台发布系统，及时传递管理意见与工作思想，确保企业后勤各个部门的紧密联系，使文件传达更加高效。

建立完善的综合管理体系，并结构建信息发布平台，管理体系在构建过程中应以质量管理、环境管理、职业安全监控管理以及测量管理作为体系核心内容，并以此不断改进、完善体系。在后勤办公信息系统的运行过程中，会面临文件改版或更新等问题，为保障系统运行的流畅性，构建信息发布平台，将文件发布独立于管理体系。信息发布平台的构建，也在一定程度上提升了文件更新与执行的效率，维护了管理体系的时效性与可靠性[1]。

工作流程与档案的规范化管理。在工作流程与档案管理部分，应用信息化和数字化管理，对提升后勤管理工作效率具有重要意义，尤其在大型企业当中，涉及到企业发展历程、企业历年产品相关文件、员工管理信息等多种档案类型，档案数量也较为庞大。在大型企业当中，企业各部分的工作相互独立，但也相互连接，通过信息化和数字化管理，利用信息发布平台，不但能将企业运作的各个环节进行紧密联系，还能实现企业档案的信息化、规范化管理，方便各个部门的相关查阅工作。在档案规范部分，可将其进行有效分类，简化查阅过程。

2.在企业后勤供电、给水监控系统中的应用

企业运作过程中的电能供应是企业能量消耗的重要部分，特别是生产类企业当中，各类生产设备、常备用电设施等，用电负荷极大，针对这一部分的管理，传统巡检及维护的管理方式，管理难度较大，管理效果也并不明显。为有效解决这一问题，一些大型企业引进了电力供应远程监控系统，具备遥测、遥控、遥信与遥调四项监控功能。

充分利用计算机网络技术与现代信息技术，对企业产品生产设备、正常用电设备运行等的高压变电站进行综合监控，实现集中管理；与此同时，利用原有网络监控系统，进行设备运行状态与安全防范等内容进行有效监控，达到实时监控、有效监控的管理要求，从而提升管理工作效率，降低后勤管理的人工成本，并在一定程度上加强了企业用电的安全性。通过供电监控系统，不仅能够实现企业内部的用电管理，同时还能对管理指标的执行状况进行实时监控，并具备费用结算与数据统计分析等多项功能，从而为企业内部各个运作环节、各个部门的电量管理提供了必要条件。

应用信息化和数字化管理，构建给水监测系统，使后勤管理相关部门对企业内部用水状况随时监控。在检测系统当中，具有完备的智能化数据分析功能，该功能能够自动进行自来水漏失与用水异常情况进行分析与识别，促使管理人员能够对企业内部给水设施出现的跑、滴、漏、冒等现象，综合分析并决策。

3.在企业后勤综合服务热线管理系统中的应用

企业后勤对企业内部的各项物业服务项目负责，如电、气的供应与维修、绿化、保洁、设施维修、建筑维修等。服务范围广、服务内容较为繁杂，多种事务纠缠在一起，管理难度极大。因此，为及时发现各项管理职能的有效实现，建立综合服务热线管理系统，利用系统中的录音功能，对接听调度员的工作态度、处理方式进行录音监听，从而对其工作质量进行有效评价，及时提出整改意见；另外，利用管理系统对需要处理的事务进行登记记录，并跟踪处理结果，实现岗位责任、岗位权、利的一一对应，在规范工作流程的同时，也有效提升了主要责任人的主动服务意识[2]。

例如，在进行电、气维修部分的管理过程当中，针对电、气报修服务，接到报修电话的同时，就应做好记录，明确报修时间。在维修服务结束之后，需要对此次维修任务进行有效分析，通过维修记录，对曾经的维修工作进行分析，了解上次维修时间与人员，分析故障原因，提出有效的日常维护意见，控制故障率。针对此次维修流程，对维修步骤、使用备件、维修结果以及报修人评价进行综合记录，若再次出现故障，方便维修人员了解故障信息。针对企业后勤管辖范围内的设施维修，通过维修记录进行维修人员评价，并将其作为员工技能考核的一部分，与薪资、奖金相关联，形成人与物的共同管理模式。由此能够提升后勤管理人员与工作人员的责任意识，结合岗位责任制，能够强化值班人员主管能动性，充分实现企业后勤管理系统的信息化与数字化管理价值。

结束语：

综上所述，信息化和数字化管理在企业后勤系统中的应用，对提升企业管理效益起到了重要作用。通过有效策略，使信息化和数字化管理完美融合到企业后勤系统当中，能够在时间与空间上全面简化管理流程，为企业的稳健发展提供更有效的精神與物质保障。因此，拓展信息化和数字化管理在企业后勤系统中的应用范围，能够进一步加快企业的发展进程。

参考文献：

[1]杨金东.基于J2EE的后勤管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2015.

[2]张雪梅.信息化在企业精细化管理中的应用——乌海能源公司日清日结信息管理系统的应用[J].中国商界（下半月），2010，（06）：245+247.[2017-08-02].endprint