企业财务档案管理信息化的必要性与特点

张菲

随着现代化科技以及信息技术的迅猛发展，财务信息化已成为企业提升竞争力的重要手段。财务信息化的出现，为企业强化财务管理水平提供了条件，为当前财务工作中常出现的问题提供解决工具。

企业建设财务信息化，不仅仅利于企业资金的统一管理，还利于财务管理，财务监督。财务信息化对企业而言，不仅是必要的，而且具有重大的意义，具体如下：

（一）规范财务核算和财务管理。经过多年的发展，财务信息化已从最初的提高财务工作效率、帮助广大财务人员脱离繁重的手工劳动发展成为科学合理的财务管理方法和先进高效的资本预算管理、财务成本控制管理、会计核算管理等多项财务信息化控制手段。

（二）有效进行财务预测。财务软件的信息量非常庞大，信息覆盖面广及信息流灵活快捷的特点，可以提高企业对市场突发事件的反应能力，减少不利因素带来的损失，帮助企业做出正确的财务预测和判断，调整和改善投资决策。

（三）打破传统财务工作模式。瞬息万变的市场竞争环境，对财务分析与核算工作提出了更高的要求。随着财务工作强度和复杂程度的提高，迫切要求打破传统意义上的财务管理，建立由成本管理、专项资金管理、固定资产和流动资金管理等组成的科学、规范的财务管理体系。

（四）对生产经营提供决策支持。财务信息化手段的运用，有利于将财务软件与实际信息相结合，把众多单一的信息源整合成一个信息循环体系，实现财务信息的高效集成，使财务信息为企业生产经营和企业其他业务领域的信息化提供基础和保障。

（五）提高了企业财务人员的整体素质。财务信息化管理，要求财务人员既要具备专业的财务知识，又要熟练地掌握计算机网络技术和对于财务软件的利用，并且具有对管理层决策提供财务信息的分析技能。财务信息化管理有利于财务人员将新时代管理思想、科学合理的管理技术与IT技术紧密联系起来，从而达到财务专业知识与企业最新经营管理理念的高度融合。

（六）为实现企业财务集中管理提供信息。既可将公司分散、复杂的信息整合，又可发挥高效、实用的企业管理作用。企业财务管理的重点是资金管理，财务信息化管理可以做好资金融通，解决资金短缺问题，提高企业内部资金的使用效率。集中资金管理的另一个重要作用在于对下属单位的财务经营决策的有效的監督和控制作用，可排除重大财务风险带来的隐患，从根本上控制投资、筹资的随意性。

（七）财务信息化建设在提高企业经济效益水平方面具有现实意义。这具体体现在很多方面，如能够减轻财务人员的劳动强度、提高工作效率、节约资金成本、节省物料、降低内部交易成本、提高企业经营效绩等。国内众多大型企业集团的经验表明，成功的财务信息化建设确实能够大大提高企业管理水平和提高企业经济效益。

此外，财务信息化建设是提高财务管理水平、促进财务管理现代化的必要手段，财务信息化对提升企业整体竞争力、发展战略具有十分重要意义。因此，我国从国家层面提出财会档案信息化要求，从企业角度来讲，越来越多的积极进取的企业越来越重视财务档案管理的信息化，这也就不难理解了。比如：根据现有的财政部国家档案局【发布文号】（98）财会字第32号关于《会计档案管理办法》中，其中第十二条规定“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。”

但是这并不能完全满足电子信息化时代下财务档案管理的要求。因为以现代信息化为载体的会计档案管理又具有如下新的特点：

（一）档案储存内容加大。较非信息化条件下的财务档案管理，信息化的档案管理，可以通过计算机硬盘或其他磁性介质及刻录光盘等将会计数据储存在其中，其储存的容量是非信息化条件下财务档案管理的好几倍。

（二）可大大加快查阅档案的速度。以往查阅档案，先要翻查纸质登记的档案编号，然后再根据对应的编号查找相关的资料，这给查阅工作带来极大的不便。而现代化的财务档案管理就克服了以上问题，在查阅档案时，通计现代的财务档案管理信息系统，对需要查阅的资料，只要在档案信息管理系统中输入相关资料的名称或编码，即可显示该资料的全部相关信息及相关扫描附件，这就大大节约了去档案室调取资料的时间，同时也提高了工作效率。

（三）通过信息技术，使得财务档案管理更加的便捷。对于单位重要的财务档案资料，根据各单位制定的档案管理要求及相关规定，应由各级领导批准签字后，才可查阅。对于急需查阅相关档案资料的时候，恰好遇上领导出差在外，无法现场签字，这就给工作带来极大的不便，甚至造成重大的经济损失。而利用网络技术，通过登录系统、输入电子签名密码、远程授权批准的方式进行确认，使得财务档案管理工作变得更加方便快捷。

总之，对于企业来说，财务档案管理的信息化对于我国企业来讲，是非常必要且具有重大意义的，我国企业应该按照管理部门的整体规划并且结合自身的实际情况，合理的实现财务管理的信息化，才能真正高效的提高企业的财务管理，为企业的健康高速发展插上腾飞的翅膀。endprint