以流程为导向的专利档案标准化管理探究

袁普强

摘要：专利档案管理的标准化是一项长期的工作，同时专利档案和其他类型档案有着截然不同的特点，导致其存在多方面的困难，本文提出的以流程为导向的专利档案标准化管理方案，能够在一定程度上解决现实中专利档案管理中的问题。

关键词：流程；专利档案；标准化管理

一、前言

经济领域和科学研究领域的迅速发展催生了大量专利和专利档案，目前该领域的研究和规范相对欠缺，需要开展大量的研究工作。

二、专利档案标准化管理分析

经济社会的发展和科技的进步要求全社会加强对于知识产权的重视程度，大量专利应运而生，采用传统的技术和方法管理专利档案不能满足现代社会的需求。现阶段档案管理人员对于专利档案的认识程度不足，相关知识技能掌握程度较低，致使大量档案没有妥善管理。专利档案标准化管理的另一个重要原因是由于专利档案具有重要的价值。专利档案是专利信息的重要载体，同时具备技术性、经济性和法律性等多种属性，这三种属性正是企业单位生存发展的关键因素。专利档案是单位的重要战略资源，是其进行自主研发所掌握的核心技术和知识产权的载体。最后，专利活动自身具备的规划化和程序化特点也要求对专利档案开展标准化的管理。

三、以流程为导向的专利档案标准化管理意义

（一）以流程为导向专利档案管理是根据专利档案的特点而设置

专利从本质上说是法律授予个人的垄断私权，专利的取得实质是一个博弈的过程，是个人利益和社会利益博弈的过程，是一个从申请到审批、授权的过程。这一特点决定了专利档案也是伴随着专利的申请、审批、结案活动产生的，这就决定了专利档案的阶段性。同时由于专利的时间性，决定了专利授权后，权利的活动包括专利的应用和保护等活动都是有时效的，这决定了专利档案产生的持续性和实践性。因此，以流程为导的管理正体现了专利档案的特点。

（二）以流程为导向的管理模式能够实现专利档案管理的规范化和标准化

现阶段档案管理人员对于专利和专利档案的特点掌握不深，同时又缺乏成体系的专利档案管理规章制度，而以流程为导向的专利档案管理能够清楚的体现专利形成过程中大部分信息，更进一步地能够反应各个阶段中文档的特点。这就能够帮助档案管理人员在整理档案文件的过程中依据形成时间、形成部门等信息进行管理，真正实现了标准化和统一化的目的，从源头上提升专利档案管理的质量。

（三）以流程为导的企业专利档案管理有利于划清各职能部门的责任

专利权利的获得具有程序性，专利活动又具有复杂性、专业化、交叉性，这就决定了专利档案的形成来源于多个部门，有技术部、知识产权管理部门、市场部、行政部门和司法部门等。现实中专利档案多分散于各个部门之中，很难做到统一管理。以流程为导的专利档案管理可以清晰界定形成于各个部门的档案范围，并可以清晰规定他们的归档时间，这样就可以从制度层面明确规定各个部门的归档范围和时间，便于划分各个部门的职责。

四、以流程为导向的专利档案标准化管理模式分析

現实中专利的管理可以从获取和运用两个阶段进行，各个阶段产生的专利文件分属不同的部门进行管理和保存。以流程为导向的专利档案要求专利形成全过程进行统一的手机和管理工作，具体标准化管理模式分析如下：

（一）专利获取阶段档案管理

该过程主要包括项目研发、专利申请和审批、专利结案几个阶段。项目研发过程中从事技术攻关的人员将技术方案提交给知识产权部门，后者依据单位长期发展和技术的市场前景对其进行是否申请专利保护的决策。单位人员或者聘请专门的专利代理公司进行专利文件的撰写和申请。

专利申请文件指的是在专利申请审查过程中逐渐形成并留存备用的各类文档资料的集合。这一过程中的专利文档主要包括实验数据、设计图纸、设计方案、图片和影像资料、手稿原始资料等。这些原始资料都是专利申请和专利保护的重要依据。单位可以将该部分文件归入专利项目档案，并暂时交给技术部管理。专利审批阶段的文件主要有国家知识产权局审查通知、审查意见、收费通知、实质性审查通知、意见陈述等，上述文件主要在专利复审员、知识产权部门和法院审理过程中产生，在专利结案之后统一交给单位档案部门进行整理。

专利结案阶段。现实中结案有多种形式，获得授权、申请驳回、申请撤回和放弃等。形成的专利档案文件主要是专利权证书、驳回证明和授权通知书等，上述文件的形成部门主要是在国家知识产权局，在专利结案之后由单位档案管理部门统一管理。

（二）专利应用阶段档案管理

专利授权成功仅仅是有效期内实际使用的开始，在专利的应用、维护和保护阶段同样会产生大量的资料和文件。专利应用阶段档案管理针对于专利实施、权利质押、维护和转让、投资入股和对外贸易等环节，这些活动的复杂性也导致了该阶段形成的文件在多个部门留存。

五、结语

通过上文的研究，能够看出专利档案标准化管理势在必行，同时对专利档案进行管理对于单位具有重要意义，另一方面，以流程为导向的专利档案标准化管理能够解决其现实管理中存在的问题，文中提出的以流程为导向的专利档案标准化管理模式具有较高的应用和推广价值。

参考文献：

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