高校政府采购部门微信公众平台的应用

吴冠仪

(上海交通大学 招投标与政府采购办公室，上海 200240)

·仪器设备供应与管理·

高校政府采购部门微信公众平台的应用

吴冠仪

(上海交通大学 招投标与政府采购办公室，上海 200240)

为提高高校政府采购信息化应用水平和服务教学的质量，针对“互联网+政府采购”时代高校政府采购现状，利用微信公众平台的优势，将微信公众平台应用于高校政府采购，从微信公众平台在推介部门服务信息、提高仪器设备政府采购工作质量、实现部门信息服务多元化等方面探索、实践微信公众平台的应用；指出微信公众平台运行中存在的不足，提出打造优良微信服务团队、提供特色服务、加强智能化建设和丰富平台功能等建议，完善高校政府采购部门的微信公众平台，从而全面提高政府采购部门的服务质量。

高校; 微信公众平台； 政府采购； 招投标

0 引 言

高校政府采购是国家财政政策和政府采购的重要组成部分，2003年末我国高校启动了政府采购程序[1]。在中央和地方财政的支持下，高校年新增设备投入金额不断增多，推动高校政府采购工作向信息化方向发展。面对“互联网+政府采购”时代，微信和微信公众平台以其独特的优势融入人们的日常生活，淡化了工作和休息的界限。这种工作和生活一体化特点，延长了上班族工作的时空，是政府采购部门改进工作的良机。学校落实财政部办公厅2016年政府采购工作要点，“加快推进政府采购信息化建设”、“做好政府采购宣传和研究工作”[2]，探索微信公众平台在高校政府采购部门的应用,以全面提高政府采购的服务质量。

1 高校政府采购部门工作的特点

高校不同于国家政府机关，其根本任务是培养人，高校的一切活动应当以育人为中心，政府采购工作也不例外。由于高校组织结构层级多、管理权限相对分散、资金来源多元化[3]、编制政府采购预算和采购计划难度大、会计核算体系复杂等因素[4]，决定了高校政府采购的特殊性。如仪器设备采购过程中审批过程繁琐、需追踪审批进程、采购后需评价反馈[5]、工作时效性强、计划性差、采购的设备种类规格繁多[6]，仪器设备层次多、非定型、非标准仪器设备多[7]，面大量小、科技含量高、相同品种规格需求量少、采购总量大、采购批次多、采购周期长、不同品种和金额的采购时间不同、专业性强等特点[8-9]。教学急需物品能否及时采购和供应，是政府采购始终致力解决的问题。教学、科研一线师生参与采购一定程度上可以提高仪器设备的专业性能，较为快速地确定专用仪器设备的性能、指标，但采购涉及环节多、业务涉面广，教学、科研一线的师生受时间、精力、经验和相关专业商务知识及对国家政策把握等限制，完成采购工作势必要耗费大量的宝贵时间[10]。为此，以加强信息化应用为契机，利用微信公众平台工作-休闲一体化，可消除地域障碍和时间限制的特点[11]，创新服务方式，优化管理服务，保证国家经费使用的规范性，购进满足国家重点科研项目和教学发展需求、质优价廉、质保放心的仪器设备、提高采购效率是高校政府采购工作改革[12]的方向。

2 高校政府采购部门微信公众平台应用现状

根据《教育部政府采购管理暂行办法》，政府采购的组织形式分为“政府集中采购”“部门集中采购”和部属各单位“分散采购”，采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等其他采购方式[13]。据此可知，“招投标”已为政府采购部门的关键词，“招采办”和“招标办”已为政府采购机构的高频词。利用智能手机分别将“招投标”“招采办”和“招标办”作为微信公众号的查找词，搜索相关公众号、剔除重复的公众号，截止到2016年7月25日，共有包含以上三个字段的微信公众号190个，其中高校微信公众号有7个，分别是“天津大学招投标管理办公室”、广东财经大学的“广财大招投标”、西安建筑科技大学的“西建大招标办”、西安石油大学的“西石大招标办”“同济大学采购与招标管理办公室”“哈工大威海招标办”和“上海交大招采办”。

通过查看历史消息可知成立时间最早的是创建于2013年12月14日的“西建大招标办”，最晚的是“上海交大招采办”，其创建于2016年7月1日。阅读各公众号发布的信息可以看出除了“上海交大招采办”发布综合信息外，其余6个“老牌”招采公众号仍维持着原来的单一功能：仅发布校内招标公告。而“哈工大威海招标办”和“同济大学采购与招标管理办公室”分别在2014年12月和2015年9月后未见更新。从发帖频率看,上海交大招采办每天发2条推送消息，内容从招投标信息到行业动态均有涉及；从阅读量看,上海交大招采办阅读量低，每篇文章的阅读量为5人左右,主要因为目前粉丝数量只有35人左右。

通过功能介绍可以看出，多数微信公众平台首页上“功能介绍”的语言表述是从部门导向出发，而不是从用户视角出发[14]。

根据以上情况可知：将微信公众平台应用于政府采购部门至今还未引起高校相关部门的重视；已经使用微信公众平台的高校，还没有摆脱“微信公众号办成网络黑板报”[15]的情况，平台建设方面还有很大的提升空间。因此，实践和探究微信公众平台在高校政府采购部门的应用，是促进部门信息化应用、提高工作质量的一个值得研究的重要课题。

3 微信公众平台的应用

微信公众平台在高校政府采购部门应用的文章至今还未见报道，但在高校图书馆、政务、媒体和企业等多个领域的应用较多[16]。借鉴前人的经验，从用户视角出发将微信公众平台应用在高校政府采购部门。

3.1推介部门服务信息

高校政府采购部门负责教学、科研仪器设备等的购进工作，其作用相当于“第三方服务平台”，创新服务方式、提升服务内涵、简化工作程序、提高服务效率是服务教学的落脚点。

(1) 巧用“自动回复数字”键。目前我国各高校负责政府采购机构的名称尚不统一，负责政府采购的部门名称各不相同。给仪器设备的“需求侧”和“供给侧”双方，查找政府采购管理部门的服务信息带来一定程度上的不便。这就要求相当于“第三方服务平台”的政府采购部门，通过有效推介方式主动告知“求、供”双方本部门服务信息，网站是常用的方式，但对于高校机构设置中非独立设置的采购部门，用户查找并不方便。微信公众平台强大的社交网络特点可弥补其不足。针对以往工作的“第三方服务平台”主要以文件、通知、邮件等为信息传递方式，无法避免信息传递延时性不足，容易造成“求、供”双方因特殊原因不能在第一时间获得政府采购部门发布的信息，由此造成因准备时间不足而影响仪器设备的采购。利用微信公众平台通讯即时性的优势推介部门服务功能可解决上述问题。如用户首次关注公众号时，在欢迎词后面设置指定数字来引导咨询。回复“1”，获知办公地点；回复“2”，获知联系电话。微信公众平台服务的突出优势是节省用户获知通过何机构、找何人联系、采购起止时间、具体操作流程等基础信息的时间，通过即时提示用户注意事项，提高期限内完成采购的效率。

(2) 善用“自定义菜单”。针对政府采购过程中审批过程繁琐、不同品目和金额的仪器设备采购时间不同、时效性强等特点，在“自定义菜单”中设置“业务流程模块”，以简洁明了的形式让用户尽快明晰业务流程。如点击“业务流程模块”下拉菜单，即可获知校内政府集中采购的具体操作办法、不同业务的招投标流程、招标时间以及分类别绘制的流程图、时间运行表等。提高“采、购”双方在线获取业务信息的效率，做好提高采购效率的基础性工作。

3.2提高仪器设备政府采购工作质量

高质量、如期购进仪器设备保证教学和科研有序进行，是高校政府采购部门一项重要工作，细致做好各项基础性工作、提供针对性强的优质服务是提高仪器设备采购效率的基础。

(1) 重视客户留言，提高在线服务的针对性。采取个别在线服务和统一在指定的时间段内在线服务相结合。个性的问题采取单独回复，对教师或供应商遇到的普遍性问题予以统一解答，如通过微信与仪器设备供应商进行个别在线服务，强调用户的实际要求，让供应商充分了解采购仪器设备的性能、参数，以满足教学和科研的实际需要。为逐步建立上海交通大学“一门式”服务的电子采购与招标投标综合信息系统打好基础，以便多渠道、高质量服务教学和科研。

(2) 建好、用好评标专家库，提高购进仪器设备质量。评标专家是高校招投标与政府采购活动中不可或缺的因素之一，数量充足、质量过硬的评标专家队伍在保证高校评标质量和采购质量中发挥着至关重要的作用。利用微信公众平台定期发送征集专家的图文消息，通过该平台实现校内、外专家在线申报和填写相关信息，建立学校评标专家信息库。由于校内专家大都是学校教学、科研的资深学者，承担大量的教学和科研任务，一些专家甚至需要离开学校到现场进行科研工作，或者在假期参加学术会议，不可避免造成评标的时间与专家的时间发生冲突。利用微信公众平台和邮件，提前告知各位专家评标的具体时间，以保证评标工作中专家的数量和质量；对于因特殊情况不能参加评标的专家，通过“邮件+微信公众平台”来征求专家的意见和建议。利用该平台对专家进行建议截止日期的温馨提示，充分发挥评标专家在仪器设备政府采购中的行家作用。

(3) 恰用信息管理、简化工作程序。高校仪器设备政府采购普遍存在流程环节多、手续繁杂、效率不高、周期长等问题[17]，特别是种类多、数量小的仪器设备购进周期过长影响教学和科研。如果将政府采购目录按高校设备管理分类进一步细化，列表明确列出政府采购的项目、限额及采购时间，通过微信公众平台的消息管理进行发布，让高校仪器设备需求方和供应方知晓采购方案，及早做好申报和投标工作，避免因仓促申报影响采购。将没有列入政府采购的项目发布于微信公众平台，据此校内仪器设备需求方可免去层层报批而浪费时间，提高教学科研仪器的采购效率。

(4) 建立供应商信息库、凝聚优秀设备供应商。诚信优质的供应商是做好政府采购工作的关键，微信平台中设置“供应商报名入口”以及管理后台，对于服务师生口碑好、效率高的供应商可列入“白名单”；对于信用记录不好的供应商将其拉入“黑名单”。通过大数据的筛选和整合供应商信息库，可有效地凝聚优秀供应商，从而为师生提供质价比高的产品和服务。

3.3实现部门信息服务多元化

高校政府采购具有很强的政策性、专业性、规范性，及时掌握国家政策和动态、提高工作人员业务素质，是进一步做好和深入研究政府采购工作的前提。

(1) 恰用微信素材，宣传国家最新政策法规。平台要对国家最新政策时刻保持敏锐性和发布的及时性。按照李克强总理2016年6月1日主持召开的国务院常务会议精神要求，积极应对中央高校的政府集中采购自主权下放带来的机遇和挑战，采购管理人员更应确保接得住、管得好。比如，微信公众平台在第一时间发布财政部办公厅2016年政府采购工作要点、2015-2016年政府集中采购目录及标准等，提高政府采购人员的政策和理论水平。

(2) 优选经典案例，提高管理者业务能力。招投标管理人员是采购实务中的具体工作者，其业务能力和丰富的经验在帮助师生采购到满意的产品，同时，可威慑行迹恶劣的供应商。为此，在微信公众平台定期推送理论知识、实用经验，如，怎样编制标书，如何防止围标串标行为等。开展在线业务培训，通过泛在学习方式促进管理者业务提升。

(3) 透明招投标过程，做好阳光招标工作。如微信公众平台随时更新校内采购和招标信息，通过微信公众平台与邮箱的互联、与文件的互补，“线上+线下”发布招标公告，跟进招标结果报道，将采购和招标工作向“公开、公平、公正”进一步深入，为学校廉政建设做好基础性工作。

4 存在问题和建议

微信公众平台应用前景虽好，但就目前应用情况来看还不够完善，存在一些不尽人意的地方，将应用中遇到的问题进行梳理、逐一完善，对提高微信公众平台的应用水平大有裨益。

4.1存在的问题

微信公众平台在高校政府采购部门应用中存在的问题，是目前微信公众号普遍存在而又没能解决的问题。①缺少原创性文章。大多数文章为转载，仅有的原创文章也只是本校校内的招标公告、征集专家等信息。②发布形式单一。尽管操作后台有多种形式可供选择，如，语音、视频、图文并茂等类型，然而在实际操作中，几乎没有人选择形式丰富多样的语音、视频等推送。③智能化不足。目前国内的招采公众号还没有实现与校园门户网站的对接，导致师生无法用微信客户端随时随地地查看自己的招投标与政府采购进展。④服务局限于已有的功能，如推送消息、在线客服、投标管理等，拓展功能开发有待加强。

4.2建议

微信公众平台只有通过不断解决应用中出现的问题，才能促进平台的完善，提高应用水平。为此，针对上述问题提出以下建议：①加强微信平台团队建设。高校的政府采购部门应设立专人专岗维护微信公众平台，打造优良的微信服务团队，撰写、推荐有价值的文章，鼓励原创，以含金量高的原创性文章促进平台服务内涵的提升。②提供特色服务。有针对开展特色化、个性化服务，如增加60 s语音解读服务、招投标工作经验交流、部门良好服务形象展示等。③加强智能化建设。与网站、微博、QQ互联共享，与校内网站“打通”，建立微媒体环境下“一门式”服务的电子采购与招标投标综合信息系统，为师生实时和移动式地办理相关业务提供保障。④开发业务功能。鉴于微信公众平台的应用不应局限于已有的功能[18]，拓展微信公众平台的专业服务功能，如增加授权采购管理、实现与其他系统数据对接等功能，推动高校政府采购不断向专业化、规范化、信息化、效能化方向发展。

5 结 语

综上所述，高校政府采购部门微信公众平台的应用顺应高校“互联网+政府采购”大势，是对2016年7月27日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《国家信息化发展战略纲要》目标中强调的“着力提高信息化应用水平”的具体实践。其应用为部门开辟了便捷、在线、即时等工作新渠道，在主动告知用户咨询信息、明晰部门服务流程、提高在线服务针对性、提高购进仪器设备质量、采购效率、质价比和促进办公室文化建设等方面特有的优势，是传统办公途径不可比拟的。随着平台的不断完善，将为高校政府采购部门提供更加专业的服务技术、广泛的服务内容、特色的服务手段和个性化的服务功能，成为国家信息化发展战略中高校政府采购部门效率管理的重要手段。

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Application of WeChat Public Platform of Government Procurement Department in Colleges and Universities

WUGuanyi

(Bidding and Procurement Administration,Shanghai Jiao Tong University,Shanghai 200240,China)

In order to enhance the level of information technology application and to improve the service quality that government procurement provide for teaching,in view of the present situation of government procurement in colleges and universities,in the Internet plus era,the paper takes the advantages of WeChat public platform.In detail,the paper introduces the application of WeChat public platform in three aspects,such as promotion of service information,improvement of government procurement quality,diversification of service management.It points out the shortages in operation and puts forward suggestions such as building excellent team,providing special service,building and enriching intelligent platform functions.These will be helpful to further consummate WeChat public platform and to comprehensively improve the service quality in the government procurement department.

colleges and universities; WeChat public platform; government procurement; bidding

2016-11-18

吴冠仪(1988-)，女，黑龙江人，硕士，职员九级，主要研究方向为招投标与政府采购管理。

Tel.:13701993346,021-54747337; E-mail:wuguanyi@sjtu.edu.cn

G 482.0

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1006-7167(2017)07-0292-04