新时期招标档案管理工作探析

文·徐景超

随着我国经济社会的发展以及政府工作日益公开透明，我国招标采购工作越来越重要，业务量逐年增长，随之产生了数量庞大的招标档案。本文分析新时期招标档案的构成、作用以及当前招标档案管理存在的问题，并提出改进的对策。

一、招标档案的构成

招标采购工作涉及多个部门，分为多个环节和步骤，工作的各个阶段都会形成档案。招标档案主要包括如下几个部分：一是项目立项和批复材料，包括委托代理协议、招标文件及论证材料、招标文件确认函等；二是项目招标材料，包括招标公告、招标邀请函、已发出的招标文件、供应商的资格审查情况报告等；三是项目开标文件材料，包括收取投标文件的登记记录、开标会议议程、投标文件、开标过程的公证书等；四是项目评审文件材料，包括评审记录、评审报告等；五是项目中标文件材料，包括招标结果的确定文件、中标通知书等；六是项目采购阶段的材料，包括采购项目合同、项目的验收文件、资金支付文件及证明等；七是其他文件材料。

二、招标档案的作用

（一）是招标过程的真实记录和法律保障

招标是一种依法开展的公开、公平竞争的交易方式，涉及到多方利益以及政府的威信，招标档案是招标过程的完整记录，是检验招标活动是否公开、公平、公正的最好依据。完善的招标档案不仅在规范招标活动中作用重大，而且在防范风险方面的作用也十分关键。政府采购招标档案涵盖了招标采购中各项决策进程，可以为处理招标争议、政府审计提供依据。它不但维护招标人的合法权益．同时也维 护投标方的合法权益。

（二）为未来的招标工作提供重要参考

在长期的实践中，招标机构积累了丰富的经验和资源，招标档案是这些经验和资源的载体。随着国内市场与国际市场的逐步接轨，招标工作将变得更加复杂化，同时也将面临更大的经济和法律风险。科学管理招标档案，充分认知其中蕴含的招标工作经验、教训，是规范招标工作的应有之意，对于促进招标管理工作的规范化、科学化、制度化具有极其重要的促进作用。

（三） 记录我国经济发展和政府改革的进程

招标采购工作是政府与企业的合作，在招投标过程中会有多个政府部门和不同的企业参加，它既是一个政府行为，也是一种经济活动。作为招标采购活动的记录，招标档案一方面可以反映一个历史阶段当地经济的活跃程度和企业发展的规模、层次等，从而在侧面了解经济发展的情况；另一方面，招标采购也是政府改革的重点领域，相关档案也记录了政府改革的进程。

三、招标档案管理存在的问题

（一）管理制度不健全，落实不力

招标部门大多建立了档案管理制度，但在现实工作中，有相当多的招标部门是为了应对上级和当地档案主管部门的检查才制定制度，有的是完全照搬其他部门的制度，不符合招标工作的实际，制度难以发挥应有的作用。建立了档案管理制度之后，在执行层面也存在着落实不力的问题，对档案收集、保管、利用各个方面都造成了消极的影响，导致档案管理混乱，无章可循，有些包含投标人商业秘密的投标档案，有时会被当做普通档案借出，造成供应商的商业秘密外泄，甚至遭到索赔或诉讼。

（二） 档案管理人员变动频繁，业务能力不高

招标采购工作本身是一项系统性、综合性、复杂性的工作，档案管理工作也涉及诸多方面，这就对档案管理人员提出较高要求，不但要对招标采购的各项制度、程序、实施方式等熟悉掌握，而且要具备扎实的档案管理知识和技能，熟悉档案管理的各项要求。但在现实工作中，档案管理不受重视，档案员多为兼职，人员变动频繁，进而造成档案员责任心差，业务不熟，档案管理的随意性较大，容易造成档案管理的混乱。

（三）档案管理硬件和软件跟不上发展的需要

随着经济发展和政府的日益公开透明，招标采购工作的业务量大幅增长，形成的档案也呈现出快速增长的态势，这对招标采购部门的硬件和软件都提出了更高的要求。但在现实中，还有相当多的招标采购部门没有独立的档案室，或者档案室空间不足，档案保管设备、设施落后，造成档案保管混乱，档案安全没有保障。以信息化和数字化管理为代表的软件，在招标采购部门中的应用也明显不足，远远满足不了时代发展的需要，造成档案管理效率低下。

四、改进招标档案管理的对策

（一）制定符合现实需要的档案管理制度

要保证招标采购档案管理的科学、规范、有效，一方面要深入学习相关的档案法律法规，与档案主管部门充分沟通，另一方面要从单位全局层面考量，充分听取各具体业务部门的意见，制定符合本单位实际的档案管理制度。对归档的时间、内容、移交、整理、保管、利用、销毁等各个环节，做出明确的规定，定期检查考核，发现问题及时报告和处理。对不同层次档案管理人员的职责予以明确，使招标工作各个环节形成的档案都有明确的负责人，做好档案交接工作，实现招标采购档案管理工作的制度化、规范化操作，确保招标采购档案材料的连续性和完整性。

（二）提升档案管理人员业务素养和稳定性

招标采购档案管理工作是一项系统性、综合性、复杂性的管理工作，档案员的业务素养和稳定性直接决定着档案管理水平的高低。

首先，招标采购档案管理人员要具备较高的业务能力和责任意识。招标采购部门档案员绝大多数都不是档案专业出身，也没有从事档案管理工作的经历，因而档案员上岗之前，必须进行档案知识和业务培训，走上岗位之后，要定期参加档案部门举办的培训班，提高业务素质。其次，档案工作是一项延续性很强的工作，档案员频繁变动不利于档案工作的有序开展，招标采购部门有必要设立专职档案员，提高其待遇，提升档案岗位的稳定性。

（三）加强档案管理硬件和软件建设

由于多种原因，招标采购单位普遍存在档案库房偏小、档案保管设备落后的状况，档案管理的硬件设施跟不上招标业务发展的需要。招标采购部门应积极争取上级的财政支持，提升档案保管硬件，为招标档案提供安全保障。在提升硬件的基础上，招标采购部门还应主动健全软件。面对着越来越多的招标档案，档案管理工作应当充分借助计算机网络实现信息化的管理，将数量庞大的招标文件进行系统化的管理，从而优化管理的模式。

总之，在新时期，招标档案管理将面临更多的问题，招标采购部门必须采取有效的措施，推进招标档案管理工作跟上时代发展的步伐。

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