县级综合档案馆建设存在的问题与对策

文·陈余全

习近平总书记曾经指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识、历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”县级国家综合档案馆，主要接收和集中保管一个县域内，各级各部门各单位日常工作中形成的、对国家、社会和广大老百姓有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。这些档案资料，涉及县里的重大部署、重大决策、重要任免、重要活动，涉及城市建设、劳动就业、社会保险以及社会事务等方方面面，是有效的凭证和参考，是对历史负责、为现实服务、替未来着想的重要载体和证据。目前，县级综合档案馆中，存在着房屋陈旧、面积狭小、功能不齐全、布局不合理、馆藏结构单一等方面问题，这成为制约县级档案馆发展的重要问题，需要档案部门加以重视和解决。

一、当前县级综合档案馆存在的主要问题

近年来，通过广大档案工作者的不懈努力，档案工作的公众认知度、社会影响力得到全面提升，但是县级档案工作仍存在一些短板和突出问题。特别是县级综合档案馆建设工作中面临的困难和存在的问题还比较多，主要表现在以下几个方面。

（一）社会意识淡薄，重视程度不够。档案工作是一项功在当代、利在千秋的工作，不能直接为社会产生立竿见影的经济效益，而前些年以GDP作为干部考核机制的政绩观，导致了档案工作成为一项边缘化的工作。上至领导下至一般工作人员，往往都认为档案工作是一项很不重要的工作，只要能管起来就行，没把档案工作纳入议事日程及国民经济和社会发展长远规划。县里分管档案工作的领导忙于中心工作，虽有分工却不真管，对上级检查也是应付了事，很少具体研究解决档案工作中存在的实际困难和问题。说起来重要、做起来次要、忙起来不要的现象时有发生。档案社会意识淡薄，从根本上阻碍了档案馆的建设进程。

（二）库馆老旧狭小，建设严重滞后。目前，现有的县级综合档案馆大多是几十年以前的老馆，大楼已出现了馆体老化、馆内建筑涂层材料脱落、局部地面显现裂纹等安全隐患，以及内部空间结构偏小，功能布局单一，库容量严重饱和，不能满足新形势下档案馆功能拓展等问题。2016年7月18日至22日，国家档案行政执法检查组对山东省2011年以来贯彻实施《中华人民共和国档案法》情况进行了检查，指出“我省档案馆建设相对滞后，档案事业发展保障经费难以落实”等问题，其中县级档案馆建设问题尤为突出。全省143个县级综合档案馆达标率只有16.8%，还有9个“无库馆”，5个“危房馆”，15个档案馆被其他单位占用，2/3的档案馆库容饱和。全省县级馆库建设远远落后于其他省市，严重制约了我省档案事业的发展。

（三）档案馆功能不全，无法满足社会需要。档案工作是党和国家事业的重要组成部分，承担着“为党管档，为国守史，为民服务”的重要使命。国家档案馆的性质和服务对象，决定了国家档案馆的功能，既要满足“资政”，又要适应“惠民”的要求。然而由于县级档案馆大多建筑规模小，功能不全，设备落后，不能及时接收社会迫切需要进馆的档案，致使大量档案滞留于社会，危害了档案的安全，档案馆所承载的爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心的功能也得不到有效发挥，这些都严重影响和制约了县级档案事业的发展。

（四）档案馆馆藏结构单一，门类不全。俗话说得好，“巧妇难为无米之炊”， 没有丰富的馆藏，要想提供高质量的服务，满足社会的广大需求，只能沦为空谈。大多数县级档案馆现有馆藏大都以文书档案为主，而稀有珍贵档案、名人特色档案、重大活动档案、科技档案以及与群众密切相关的土地、房产、婚姻、社保等民生档案欠缺；纸质档案多，照片、声像、实物等特殊载体档案少，这造成了很多来查阅档案的用户查无所获，“综合”档案馆有名无实。现有馆藏的匮乏已难以满足社会日益增长的对档案信息资源的大量需求。群众需求得不到满足，档案馆的社会效益就得不到发挥。

（五）档案信息化程度不高，现代化管理水平较低。在微机等现代化办公设备普遍应用的今天，很多县级综合档案馆仍然以利用纸质档案为主，虽然很多档案馆已开展数字化工作，但数字化成果的应用尚不成熟，很多档案馆仍然沿用传统的手工管理模式，手工分类、手工检索、手工编研……繁琐的手工劳动大大降低了工作效率，庞杂的纸质档案占据了大量的生存空间，浪费了大量的人力、物力和财力。日新月异的网络技术具有信息交流的快捷性、传播和联系的广泛性、用户交流的自由方便性、通信交流的保密性、提供服务的多样性等特点，然而拥有社会重要信息资源的县级综合档案馆却未能踏上网络化的快车，不能有效进行档案信息的网络化管理和提供远程利用服务。

（六）档案人员综合素质不高，专业人才缺乏。档案工作是一项专业性很强的工作，没有一定的业务技能，要想干好这项工作只能是纸上谈兵。在信息网络化社会的今天，档案工作对档案人员的素质提出了更高的要求。它不仅要求档案工作人员要有熟练的业务知识，而且还要具备微机和网络通讯方面的知识，具备开发网络档案信息的能力。然而，现有的档案工作人员的思想观念、知识结构、技术手段、管理办法都没有相应的改变，业务工作能力没有得到相应的提高。年龄老化、知识老化，缺乏工作创新的动力和活力。虽说近两年开始有高学历的年轻人充实到档案队伍，但“科班”出身的专业人员缺乏，真正具备档案工作综合素质的复合型人才更是稀缺，这大大制约了档案馆的现代化建设步伐。

二、加快推进县级综合档案馆建设的主要对策

县级国家综合档案馆处在档案工作的前沿哨所，上承档案行政管理部门，下接广大人民群众，它的工作水平如何，关系着历史，影响着现实，关乎着未来。只有彻底解决县级综合档案馆工作中存在的突出问题，搞好档案馆建设，管好、用活档案，才能提高档案规范化管理水平，提升档案服务能力，促进档案事业安全、协调、可持续发展。

（一）加大宣传力度，提升社会意识。在制约档案工作现代化建设的诸多障碍中，认识的落后，观念的滞后，无疑是最大的障碍。为此，应充分利用广播、电视、网络等传媒平台，利用档案开放日、国际档案日等特定节日以及各种教育学习培训班等，加大档案工作的宣传力度，提高社会对档案和档案工作的认识，提高档案工作者、尤其是领导的档案意识，引起领导对档案工作的重视，提高社会各届对档案工作和档案事业重要性的认识，使广大干部群众都理解重视档案工作，关心支持档案工作，为档案事业的发展营造一个良好的社会氛围。

（二）乘风顶层设计，抢抓历史机遇。为全面贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》。2016年9月26日，全省国家档案行政执法检查整改落实工作暨县级档案档案馆建设推进会在济南召开。会议印发了《关于加快推进县级国家综合档案馆建设的意见》，对各县（市、区）积极规划推进当地的新馆建设工作，提出具体意见要求。为有效推进全省县级国家综合档案馆建设，省财政厅和省档案局联合制定了《山东省县级国家综合档案馆建设奖补资金管理办法》，对县级档案馆新馆建设进行资金支持。各县级人民政府应抓住《意见》颁布的有利时机，争取国家政策和建设资金，积极推动落实县级档案馆新馆建设工作，把县级档案馆新馆建设作为新时期县级人民政府为民办实事、更好履行档案保护义务的一件大事来安排，切实摆上市政府的议事日程，将新馆的建设工作列入本级国民经济和社会发展计划、城市总体规划以及本级财政预算，积极解决和落实有关土地、配套资金等问题。要严格按照《档案馆建设标准》中“五位一体”的功能定位搞好档案馆的规划和建设，有效地发挥档案服务民生的作用。

（三）扩大接收范围，丰富档案馆藏。丰富的馆藏是档案馆发挥其社会功能的前提和基础。“档到用时方恨少”，针对馆藏结构单一，门类不全的现状，要确立以民生需求为导向，以强化民生档案建设为中心，以丰富档案资源、完善档案馆服务功能为发展目标，加快推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民的档案利用体系建设，使档案工作成果更多体现到维护民权、服务民生上来。县级档案馆应扩大接收征集范围，把接收和征集民生档案和特色档案作为档案资源建设的工作重点。加大对与经济社会和群众利益密切相关的土地、房产、婚姻、社保等民生档案以及重点工程、重大活动、重要人物、破产企业档案的接收力度。整合力量多方配合，丰富档案馆藏，优化馆藏结构。根据全国和全省档案事业发展趋势和国家档案局提出的档案馆“五位一体”功能要求，把县级档案馆建成馆藏丰富、功能齐全、特点鲜明的现代化档案馆。只有这样，才能真正发挥档案部门的作用，为经济社会发展作出应有的贡献。

（四）优化服务措施，提升服务水平。在新形势下，延伸和拓展档案馆功能，是档案馆服务社会的必然要求。要创优服务场所，本着方便群众的原则，配套相应设施设备，配套电子档案查阅室，改进查阅方式，简化利用手续；要创新服务方式，利用多种媒体资源，开通网络、电话、短信、信函、电子邮箱等多种查阅服务方式，逐步由来人进馆查询为主向网络远程查询为主，多种便捷查询方式相互补充的格局转变；要拓展服务渠道，紧紧围绕党委、政府和人民群众的需要，主动开发档案资源，提供档案信息服务。通过编报档案信息、专题汇编、举办展览、网络发布、微信微博推介、档案信息进农村、社区等多种形式，努力把“死档案”变成“活信息”，全方位为社会提供档案信息服务；要整合服务资源，统筹安排档案查询、政府信息公开、已公开现行文件查阅和其他公共服务，努力提供多种资源信息的一站式服务，更好地为维护人民群众合法权益提供支持。

（五）抓好队伍建设，提高人员素质。要从思想上、组织上、作风上全面加强档案队伍建设，不断提高档案人员的政治素质和业务素质，以适应新时期档案馆工作的需要。要加强思想道德建设，加强职业规范和从业修养，把岗位培训、继续教育培训、外出考察学习作为提高档案干部业务能力的重要途径常抓不懈，分批派分管领导和业务骨干参加各种类型的档案业务培训班。我们不仅要走出去，向拥有先进管理手段和管理经验的单位学习；而且还应请进来，让拥有先进管理经验和过硬业务技术的专家来进行培训。同时要努力为档案工作人员争取职称等应有的待遇问题，激发他们干事创业的积极性。只有培养一支作风上强、业务上精、技术上硬的高素质人才队伍，才能为新时期档案工作的健康发展提供强有力的人才保证，更好地推动档案事业健康协调可持续发展。