试论“猴子管理法则”在高校行政管理工作中的应用

蔡钺奇

摘要：和社会中许多其他领域一样，高校行政管理工作中也存在资源错配、职责不清、效率不高等问题。本文通过对高校管理实践中“猴子管理法则”的情景再现，分析其产生原因并就“猴子管理法则”在高校行政管理中的应用提出建议，为提升高校行政管理效率提供参考。

关键词：猴子管理法则；高校行政管理；效率

近年来，由于高校扩招及合并等原因，我国高校规模明显扩大，内部组织结构人员迅速增多，高校行政管理存在职责不清、相互推诿等“行政病”。这种现象既存在于部门与部门之间，也存在于管理者与被管理者之间，不利于高校行政管理工作的有序开展，降低行政管理工作效率。造成这种现象的原因，笔者认为，除了传统认为的组织结构设置不合理等因素外，管理实践中的“猴子管理法则”在很多时候也起到了重要作用。

一、高校行政管理工作的“猴子管理法则”问题

1.“猴子管理法则”的含义

“猴子管理法则”是由威廉·安肯企管顾问公司总裁威廉·安肯三世提出的一个有趣的管理理论。所谓“猴子”，是指“下一个动作”。在工作中，无论是管理者还是下属，谁要进行下一步工作，谁就有了“猴子”。如果不把“谁有猴子”、“由谁来喂养猴子”的问题讲清楚，没有人知道谁该负责下一步行动，甚至不知道下一个步骤是什么，结果只会是一事无成。

经典的“猴子管理法则”出现在下面的场景中：在走道上碰到一位下属，他说：“我能不能和您谈一谈？我碰到了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉，一站便是半个小时，既耽搁了原先你要做的事，也发现所获得的信息只够让你决定要介入此事，但并不足以做出任何决策。于是你说：“我现在没时间和你讨论，让我考虑一下，回头再找你谈。”

若用“背上的猴子”理论来分析一下刚才发生的这一幕，可以发现，在你们两人碰面之前，“猴子”在下属的背上。两人会面之后，“猴子”却到了你的背上。一旦“猴子”成功地从下属的背上跳到你的背上，“受下属制约的时间”便一直持续到“猴子”回到真正的主人那儿接受“照顾”和“饲养”的那一刻。在接收这只“猴子”的同时，你也就自动地站到了下属的下属位置上。而下属为了确保你不会忘记这件事，在接下来这一天中，他甚至会时不时将头探进你的办公室，欢快地询问道：“领导，怎么样了？”实际上，这已经变成了下属开始对领导实施监督。更重要的是，在领导没有作出决策之前，下属也不会主动开展下一步行动。

2.高校行政管理中的“猴子管理法则”问题

无独有偶，高校行政管理中也存在着与企业界类似的“背上的猴子”问题。不少高校各个部门之间的组织分工本身便存在定位模糊、功能重叠、权责不清等问题，顺理成章地成为“猴子管理法则”问题的高发区。另外，由于高校行政管理人员规模庞大，人员队伍素质参差不齐，一些工作人员由于长期以来形成的工作作风和工作态度问题，习惯性地将工作内容“踢皮球”，致使“背上的猴子”在各个部门各个窗口之间“跳来跳去”，给前来办事的师生造成了不必要的麻烦和困扰。

举个真实的例子：某校新引进国家“千人计划”专家一名，行政办公室工作人员在为他安排好工作室、办公桌椅后，在安装办公电话时却遇到了困难。学校总机方面宣称，由于是新建办公室，电话线路需要由学校基建处负责铺设，基建处方面表示此事应由后勤部门负责，而后勤部则认为，总机应该负责处理一切与电话有关的事务，此事不应由后勤方面负责。行政办公室工作人员兜兜转转一圈下来，受了一肚子气不说，事情又回到了原点。最终事情的解决是在行政办公室人员向学校领导直接打报告，在领导的亲自关怀下，才由总机出面把电话安装好，前前后后持续时间大约一个月之久。简简单单一件安装电话的小事，却最终将这只“猴子”甩到了学校领导的背上，才得以解决，但此事依然造成了不良的影响。事实上，“喂养安装电话这只猴子”的“主人”无论应该是总机、基建部还是后勤部，乃至行政办公室工作人员，都不应该是学校领导。

上述问题的出现，部分原因在于学校组织架构的职能划分不清、定位模糊，但笔者认为，在现有的组织体系既定的情况下，“猴子管理法则”起到了更为关键的作用。试想，如果没有长此以往领导纵容下属各部门之间推诿、“踢皮球”、权责不清的先例，如果领导没有成为“流浪猴收养者”，各部门怎么会养成这样的习惯？管理者自愿给下属“背猴子”，下属自然也就没有意愿和动力去“喂养自己的猴子”，久而久之，这种“掉链子”的事情时常发生也就不足为奇了。

二、“猴子管理法则”在高校行政管理中的应用

为了更高效率地工作，管理者应该最大限度地减少受下属支配的时间，增加个人支配时间中的自由支配时间，以便更好地处理上司和组织布置的任务。然而，大多数高校行政管理者并没有意识到，他们把过多的时间花在了解决下属甚至是下属的下属的问题上。为了更好地应用“猴子管理法则”在高校行政管理工作中，笔者认为有以下方面需要注意：

1.应用场景

①在组织机构设置合理的高校：在处理部门之间相互推诿责任的问题时，领导应坚持“猴子”屬于谁，谁就要自始至终负责“喂养”，不能推给别人；领导可以给下属指明方向，可以提出宏观建议，但“猴子”还是下属的，如果领导没有及时给予答复，下属应主动询问。

②在组织机构设置不合理的高校：领导班子应首先根据权责对应、责任清晰的原则，设置出更合理、最好是责任明确到个人的组织架构，之后可参照①执行。

2.应用要点

①管理者不要一次性给下属太多的“猴子”，与其分派太多的“猴子”不管结果，不如对每只关注的“猴子”都制定详细的喂养计划（约定沟通的时间、频率和内容）。

②管理者要与下属面对面确认“猴子”数量、“喂养”时间、轻重缓急，以确保最佳的“猴子”还很活跃，并适时放弃无效的“猴子”。

③如有冲突发生，预定“喂养猴子”的时间可在任何一方的倡议下做出更改，但不应被视为延误；同理，事情毫无进展亦不能成为重新安排“喂食”时间的借口。

④各部门管理者不仅应时刻防止“猴子”爬到自己的背上，也应特别注意防止“猴子”在下属之间流动，造成部门内部“喂养”责任的失序。

3.应用细节

①管理者把“猴子”交给下属“喂养”之后，要随时关注“猴子”的状况，不能把“猴子”饿死。

②管理者不宜过细、过于频繁地后续追踪、干扰下属对“猴子”的“喂养”。

③管理者与下属应尽可能面对面地交流，或者使用电话，不宜使用信件或电邮。

总而言之，笔者认为在高校这种典型的金字塔形的组织结构体系之中，除了部分组织机构设置的不合理的原因之外，“猴子管理法则”的应用缺乏或者不当也是高校行政管理体系缺乏效率的关键性原因之一。笔者建议，学校（学院）领导作为掌握了相当决策权力的管理者，可以把更多时间、精力放在宏观业务创新、组织整体发展的高端层面上，对于交给下属去做的事情，应让他们自己学着做决定，并为自己的决定负责。训练下属独立思考问题的能力和勇于承担责任的行事风格，是管理者走向“超级训猴师”的必经之路。