院级科研档案管理的实践

金密+甘德欣+彭淼+李辉勇

【摘要】本文结合二级学院级科研档案管理的实际情况，重点阐述了院级科研档案管理的特点，院级科研档案的过程管理与信息化建设，提出院级科研档案管理工作应以服务于教师的科研活动为中心。

【关键词】科研档案；管理；实践

基金项目：湖南农业大学教学改革项目（B2015109）。

科研工作是高等院校建设双一流大学的中心工作之一。高校科研档案是校科研工作者智慧的结晶和劳动成果，是科研工作者进行科学研究活动全过程的真实记录，是提高高校科研水平的基础和依据。目前，我国高等院校普遍实行的是“校——院——团队/个人”三级科研档案结构和“校院”两级科研档案管理的模式，科研档案管理存在重复而又不完整的现象。校级科研档案管理主要是事务性的工作，如项目的申报、项目的立项、成果的申报等一般技术性的科研档案，科学研究的过程材料基本掌握在团队或科研工作者个人手中，科研工作者的主要工作在于研究项目的申请、立项、实施、科研成果的总结与申报、论文的发表等多方面，对于科研档案的归档管理没有太多的时间与精力去顾及，因此院级科研档案的管理就在三级科研档案管理模式中处于非常重要的地位。笔者长期在二级学院从事管理工作，对院级科研档案管理进行了一些尝试与实践，取得了较好的效果，减轻了学院从事科研工作教师的事务性工作，也得到了大家的充分肯定。

一、院级科研档案管理的特点

院级科研档案管理在“校——院——团队/个人”三级科研档案管理中处于承上启下的中间环节，学院科研秘书一方面要向学校科研管理部门提供学院一线全面的科研档案数据和相关材料，另一方面要面向团队或教师个人收集各种科研档案材料，学院科研秘书的具体事务性工作繁多，院級科研档案特点也十分鲜明。以笔者所在的学院为例，学院有多个国家级、省级部级、厅局级、校级等多级科研平台，科研团队与从事科学研究工作的教师多，每年申报的科研项目多，产出的科研成果数量大，学院的科研档案主要具有以下几个方面的特点。

1.科研档案的专业性强

笔者所在学院为普通高等农业大学的园艺园林学院，学院教师从事的科研工作范围较为宽广，涉及蔬菜、果树、观赏园艺、茶学、药用植物资源工程、风景园林等多个专业方向，教师申报的科研课题、发表的论文、形成的科研成果等专业性程度非常强，要求学院从事科研管理工作的秘书具有一定的专业素养。

2.科研档案的类型式样多

学院科研档案的类型多，就科研课题一个方面来看，纵向课题中就有国家级的基金类、计划类、专项类等项目，还有省级部级、厅局级、校级等层面的纵向课题。由于学院是涉农性质的专业性学院，与地方政府、企业等方面合作研究的横向研究项目也非常多，从科研项目申报立项时的科研项目申请书、科研立项的批文、协议书（合同）等，到科研项目年度计划进展报告、中期检查报告等，再到结题报告、鉴定科研成果与验收等，最后到论文、论著、科研成果登记证书、科研成果验收证书、科研成果登记表等，形成的科研档案的类型与式样非常多。这些材料主要以纸质材料为主，也有电子文档、影像等信息化材料，如项目申请与结题的汇报PPT材料，科研成果鉴定的会议材料，论文电子版，成果专利证书的网络版等。特别是涉农研究的项目，成果鉴定的现场常在农业生产的第一线，形成了较多的影像材料。

3.科研档案的现实时效性长

一个科研团队一般只有一到两个稳定的研究方向，从科研项目的选题，到科研成果的形成，往往是一环接一环，下一个研究课题是上一个研究课题的延伸，科研活动的继承性与连续性强，团队科研档案材料始终是在形成与归档的路上。如我院刘教授领衔的团队，几十年均从事黑茶的研究，从茶树的育种与栽培到茶叶的采摘与深加工，从实践性研究课题到理论研究课题，从论文的发表、专利的申请到成果的鉴定，再到科技成果的申报，团队科研中形成的科研档案材料特别多，仅国家级科技进步奖就有两项，团队科研档案的形成一直都在延续中。

二、院级科研档案的过程管理

由于科研档案的形成具有较长的现实时效性，为了确保科研档案材料的完整性、连续性与系统性，笔者在多年的管理工作实践中发现，过程管理是科研档案管理中非常重要的环节。

加强过程管理，第一要重视从科研项目申报到最后成果形成的全过程档案材料的收集与归档，要做好科研档案材料的分类工作。笔者的经验是按科研团队分大类，以下分为项目申报、项目过程管理、项目成果等。项目申报主要是申报书的归档，按横向与纵向分开，纵向下设立国家级、省部级、市校级，国家级下分基金类、计划类、专项类、其他类。项目过程管理主要包括立项文件（项目合同书、协议书、批准文件等）、中期检查报告、结题报告等。项目成果主要包括论文、专利证书、鉴定证书、各类奖项（自然科学奖、科技进步奖、发明奖等）。

加强过程管理，第二要加强与从事科研工作教师的沟通，及时、准确、完整地收集档案材料。从事科研工作教师们的主要精力放在科学研究的过程，没有太多的时间进行科研档案材料的整理与收集，这就要求科研秘书能耐心细致地与教师们沟通，在收集有关材料时，尽量做到一次性收集完全，特别是要避免相同材料的重复收集。

加强过程管理，第三要提高档案管理人员的综合素质。首先是要提高科研档案管理人员的服务意识，建立科研档案管理人员是服务员的思想，他们的工作是为教师们做好服务工作；其次是加强对科研档案管理人员的计算机应用能力、网络化技术、数字化技术与现代管理技术等知识的培训，提高学院科研档案管理人员的综合素质。

三、院级科研档案管理的信息化建设

随着计算机技术、互联网通信技术的快速发展，科研档案的信息化建设在提高科研工作效率，发挥信息网络优势，完善档案管理机制等方面有着十分重要的作用。目前来看，每一个高校都建立了科研管理平台，从项目的申报到中期检查，再到结题报告都由科研人员通过网络提交，大部分的科研档案都有电子文档，学院负责收集纸质文档，汇总后统一交到学校科研管理部门。从笔者的经验来看，为了加强学院层面的科研档案管理，学院在收集这些纸质材料时，要求教师也提交一份电子文档给学院科研秘书，学院统一进行电子文档的归类。对于没有电子档案的科研档案材料，证书类，如专利证书、成果鉴定证书、科技奖励证书等，我们要求教师提供原件给学院，学院统一进行扫描保留电子档案后，原件归还给教师个人保存。论文类材料，我们原则上要求教师提供正式发表的PDF文档给学院统一电子存档，对于没有P DF电子文档的，由学院负责扫描进行电子存档。同时学院也建立了科研人员的基本信息电子档案，如科研人员的学历学位证书、职称证书、各类培训证书等的电子扫描档案。通过电子档案的建设，一方面减少了纸质文档易损坏、保存需要空间的问题，更主要的作用是在科研档案材料利用时更加便利、快捷，只要学院有电子档案的材料，全部由学院统一提供，不需要再找科研人员提供。通过学院层面电子档案的建设，避免了科研人员重复多次提供纸质材料，减轻了科研人员的事务性工作量，让他们有更多的时间专心从事科研工作。

总之，院级科研档案管理是学院科研管理工作的一部分，是一项长期、细致的工作，学院科研档案管理工作应以服务于教师的科研活动为中心，为提升学院科研创新的整体能力提供后勤保障服务。

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