文书档案管理的现状及对策探究

褚婧萌

【摘要】随着时代发展，企事业单位在运行管理中产出的文书档案数量不断增多，与此同时，企事业单位的文书档案管理环境和方式也发生了明显的变化。这些，都给企事业单位的文书档案管理工作提出了新的要求。文章结合事业单位文书档案管理现状，指出了事业单位文书档案管理存在的问题，然后就如何解决这些问题提出了相应的解决对策。

【关键词】事业单位；文书档案；管理；对策

一、当前我国事业单位文书檔案管理现状及问题

1.档案意识淡薄，保管条件差

档案意识指人们主观上对于档案、档案工作的了解、认知和重视水平，档案意识强弱会给档案事业发展、档案管理工作带来直接影响。虽说近年来，随着我国政府管理体制改革不断深入，事业单位在人、事管理上也施行了一系列新的管理制度，档案工作面貌有所改善。但是，许多事业单位对档案管理工作仍存在错误的看法，如许多人都认为档案管理无法给单位带来直接效益，因此根本不用在上面投入太多。受此影响，许多事业单位的档案保管环境非常简陋，文书档案管理制度、管理队伍建设都发展缓慢，水平较低。如有的单位的文书档案都是与其他东西一起放在储物室的，文书档案管理工作被当作摆设，单位相关部门在用到文书档案时，也难以在较短的时间内找到自己所需的材料，文书档案管理和服务效率都较低。

2.管理制度不健全

健全的文书档案管理制度，是事业单位文书档案管理工作的基础。但是，受传统的“重建设、轻管理”思想影响，许多事业单位的各项管理工作都缺少对应的工作制度，文书档案管理工作亦是如此。如在人事工作和人事档案管理上，由于事业单位的工资福利、社会保险、各项支出全部来自于国家财政。因此，在支出有保障的情况下，许多事业单位都没有建立激励与约束相结合的人事管理制度。在人事档案管理上，许多单位的管理工作还处于经验管理、分散管理和手工管理阶段，人事档案管理工作根本无法为单位人事调动、职务评定提供可靠依据。由于在档案管理制度不健全，许多事业单位的档案管理都很不规范，档案管理工作经常是漏洞百出，档案资料不完整、目录混乱、编号错误和档案损坏、盗窃、涂改等问题等问题也极其常见。有的单位虽然在档案管理上已经建立了完善的工作制度，但是档案人员管理制度欠缺，所以即便是有了制度，但是在文书档案管理中，管理人员也不一定会按照制度要求去办事，单位档案管理也处于自由形成、自由处理的状态。

3.档案管理形式单一，效率低下

事业单位的文书档案除了包括一些文字资料、图表外，可能还会有一些宝贵的照片、录音、影像资料等，在新时期，事业单位电子档案的数量也会不断增多。这些，都给事业单位的档案管理工作提出了较高的要求。事业单位只有积极探索文书档案管理新方法、新路径，创新档案载体和管理形式，才能满足新时期单位档案信息需求。但是，结合实际来看，许多事业单位至今在档案管理上采用的仍旧是人工档案管理法，档案信息收集、整理、归档、保管、查阅等工作效率不高。在信息时代，部分事业单位虽然在档案信息化管理方面早已起步，但是，文书档案信息化管理范围仅限于档案搜集和整理方面，档案查阅、保管还距离信息化有一定的距离，信息化的优势没有得到充分体现。导致事业单位文书档案管理形式单一、效率低下的原因非常多，有制度方面的原因，也有管理方面的原因，其中，档案人员素质较低是一个主要原因。如许多事业单位的档案人员都没有接受过专业的档案管理培训和教育，加上缺乏危机意识和进取心，一些档案管理人员的业务能力和职业素养也长期处于一个较低的层次。

二、解决文书档案管理问题的对策

1.重视档案管理，加强基础工作指导

文书档案是事业单位开展生产、科研、管理工作的重要参考资料，事业单位的文书档案管理工作具有现行性强、机密性高、内容复杂等特点。事业单位的文书档案管理工作顺利开展，离不开单位领导的高度关注和大力支持。因此，在新时期，事业单位的领导班子、领导干部要就文书档案管理工作以高度关注，就档案工作条件建设、档案管理工作开展以高度关注，以推动文书档案管理工作不断向前发展。具体来说，事业单位的领导干部要结合新时期事业单位发展现状，加大档案管理工作规律讨论和研究。然后，摆脱传统观念，解放思想，实事求是，将档案管理工作提上工作日程，纳入单位发展计划，并给予档案管理工作以足够的人、财、物支持。如加大资金投入，为档案管理工作配备扫描仪、计算机、除湿器等现代化设施和专业管理人员，加强档案室建设，提供档案整理、保管水平，为档案管理工作尤其是档案信息化管理提供良好的条件。在此基础上，利用单位官网、微信公众号、集体活动等，在单位范围内开展档案法规宣传教育，普及档案基础知识，以提高全体人员的档案意识，使大家养成爱护档案、科学利用档案的好习惯。

2.完善文书档案管理制度

文书档案管理制度建设，是促使事业单位文书档案管理工作顺利开展的根本。因此，在新形势下，事业单位要重视和加强文书档案管理制度建设，通过制度建设为文书档案管理工作提供有力支持。确切来说，事业单位要立足于国家档案管理法规制度，完善单位文书档案安全保护制度，就文书档案保护工作标准和要求做出明确规范。与此同时，建立健全文书档案查阅制度、保管制度、统计工作制度、销毁制度、保密制度，为文书档案管理各个环节提供明确的参考依据，确保文书档案收集、形成、保管、查阅工作等有法可依，有章可循。在此基础上，结合单位实际情况，制定完善的文书档案管理工作制度、监管制度、考核制度和教育宣传制度，完善档案法规和标准体系，加强文书档案管理队伍、机构建设，以满足单位文书档案信息资源需求。在信息时代，事业单位还要就单位文书档案信息化建设以关注和引导，并以电子档案管理为重点完善档案管控制度，实施统一的档案监管标准，以实现单位文书档案管理信息化、现代化目标。

3.统一档案标准，创新管理形式

随着经济和社会发展，事业单位文书档案管理工作的重要性日显重要。统一档案标准，对文书档案管理进行规范管理，显得尤为重要。如随着广大职工群众养老保险意识的提高，社会保障档案的社会功能日渐凸显，这也要求事业单位重视和主动开展文书档案管理工作，以改变文书档案管理落后、被动的局面。因此，文书档案管理数字化管理，已经成为事业单位文书档案管理的必然选择。因此，事业单位要迎合时代发展步伐，建立健全与行业、单位档案管理相关的制度，统一电子档案管理标准，就档案管理所用软件标准、文件格式、档案查询接口等进行统一管理，为单位档案管理与其他部门尤其是社保部门、民政部门的有效衔接创造条件。在此基础上，事业单位管理部门要积极进行文书档案管理创新，走档案信息化管理之路。这就要求档案部门站在全局高度，一方面将信息技术、网络技术引入到文书档案管理中去，借助安全访问技术和数字化管理做好档案保密工作，提高档案管理效率，保存双套档案，实现文书档案管理工作的规范化。一方面要根据单位实际情况，为档案用户提供个性化、订单式的档案信息资源服务，切实发挥文书档案在单位管理中的积极作用。

4.注重档案管理队伍培养和管理

从社会发展趋势来看，企事业单位的档案管理工作正逐渐朝着智能化、数字化、多元化方向发展，单纯的只拥有档案管理知识或者只懂得计算机操作的档案管理人员，已经无法满足企事业单位档案管理工作的需要。因此，在新时期，事业单位要重视和加强档案管理队伍建设，通过培养或引进复合型档案管理人才推动单位文书档案管理工作全面进步。这就要求事业单位在人力资源管理中，给予档案管理队伍建设以高度关注，引进高素质的档案管理人才，把好人才选聘质量关，然后做好职前培训，要求文书档案管理人员持证上岗。事业单位还要立足于内部思想政治制度和学习制度，狠抓文书档案管理队伍的思想政治工作，定期开展文书档案管理队伍理论学习和职业技能培训活动，突出思想政治教育、档案影像化培训、信息化管理技能学习的重要地位，以提高文书档案管理队伍的职业能力和技术水平。在此基础上，严格岗位职责规范，实施目标责任制，将岗位监督、管理和考核贯穿到文书档案管理整个工作流程，引导文书档案管理人员在工作中积累经验，形成有效的工作方法，不断提高档案管理和服务能力，以建设一支高素质的精英管理团队，从根本上提高单位文书档案管理水平。

总之，文书档案管理是事业单位运营管理中的一个老话题，文书档案管理创新是时代发展的要求。因此，事业单位在文书档案管理中，要完善档案管理制度，创新管理途径，以提升文书档案管理效率，为单位后续发展打下坚实的基础。

【参考文献】

[1]刘丹。浅谈信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J]。科技展望，2016，16

[2]张慧。新形势下事业单位文书档案管理工作研究[J]。中外企业家，2016，23。