论行政事务人员处理日常事务的有效方法

施裕兵

【摘要】行政事务人员这个职位在社会的发展中，变得越来越重要，也越来越受重视。所以，提升行政事务人员的素质，增强行政事务人员的职业操守，将自身的工作有机的结合，分析并且总结行政事务人员在处理日常事务的有效方法和技巧，可以有效提升工作质量和工作效率。

【关键词】行政事务人员；事业单位；日常事务处理

行政事务人员这个岗位在我国存在已久。行政事务人员在不同历史时期的性质、职能和作用都各不相同。而且在如今，行政事务人员这个岗位也发生了很大的变化。行政事务人员在单位中担任着重要的角色，对单位领导日常事务的处理起着参与、组织、协调、参谋和监督的作用。

一、树立单位行政事务人员良好的职业形象

1.提高自身的能力和职业道德

在工作中很多的事务很繁琐，但是却影响着工作的成果，也影响着单位里的关系甚至影响个人的外在形象。合格的行政事务人员需要具备很多的素质，比如，聪明，能干，而且会识人看人懂得看领导眼色行事，分得清事情的轻重缓急。在具体的工作中要学习的东西还有很多，多用心观察他人如何处理跟上下级之间的关系，留意他人或者领导如何处理实际问题，不断增加自己的经验和阅历。一名合格的行政事务人员应该是忠诚的而且也是勤恳的，忠于自己的机关、单位，忠于自己的领导，忠于自己的工作，爱岗敬业，一丝不苟。敬业爱岗是做好行政事务工作的前提。只有热爱所从事的工作，才能充分发挥自己的聪明才智，进而做好工作。

2.提高认识，增强服务优化提升的责任感

转变政府职能，最主要的是提升和优化服务质量，变成服务型的政府，同样的也是提升城市软实力的主要的途经。增强政府的执行力和公信力，建设法制性和服务型的政府，是深化改革的必然要求。在党的十八大报道中，对于政府职能的转变又提出了新的要求，提升到了一个新的层面，也上升到了一个新的高度，作为服务人员要从全局和战略的高度，进一步增强责任感，努力成为广大群众的“贴心人”、经济社会发展的“助推器”。

二、单位行政事务人员需要学会的日常事务处理方法

总结工作中的经验，在实际工作中，有五种处理方法能让行政事务处理的更高效更便捷，他们分别是：台账分类法、日志记录法、举一反三法、追根究底发和全局统筹法。这五种方法也是作为行政事务人员必须要掌握的几种常见的方法。

1.台账分类法

台账分类法，就是说在处理日常的事务当中，建立工作台账，并且经常的检查和更新，为的是更好地提高工作效率。这样的方法不仅清晰明了，而且让日常的工作事务更加的清晰和规范。信息技术发展如此强大，行政事务人员在工作的过程中也可以利用信息技术做电子台账，将台账生成数据库，定期的维护和更新，让工作为人所用，更加的得心应手，提升了工作效率，也节约了时间。

2.日志记录法

从事具体工作过程中，行政事务人员的工作往往都是十分琐碎的，没有一套好的工作方法很容易发生错误，或者遗漏一些工作没有去执行，容易发生一团糟的现象。在这样的情况下，日志记录法就产生了，运用日志记录法可以产生事半功倍的效果。用日常的信息记录软件，行政事务人员的工作会更准确、更有调理。就像老话所说，好记性不如烂笔头。对于日常工作，不论是工作记录，工作日志，待办事项，行政审批还是回忆安排，及时将每件事情都登记，并且设置定时提醒，工作就会更有效率，也杜绝了一些尴尬的场面的发生。

3.举一反三

日常的工作繁琐而又杂乱，所以在处理的过程中不能像以前一样按部就班去進行，要学会举一反三。在接触同类问题的时候，能够快速的反应，这样才能更有效率的开展工作，处理日常事务。所以，在考察一个行政事务人员是否合格，这些也算是考察的一个基本的依据，工作是否及时，是不是有租后的工作效率。在工作的过程中，要勤动脑，举一反三，积极并且主动去学习，找出现行工作中存在的问题，并且找好的方法去分析解决，这样才能成为领导的左膀右臂，才能更好地推动工作向更好的方向发展。

4.追根究底法

现实社会中领导会交办一些线索少，难度大的特殊事务，对于此类型的事务就可以用这种方法。在交待事务的时候领导未必会把整个事务的过程讲清楚，那么就需要行政事务人员发挥自己的聪明才智，动用自身的资源，追根究底，从源头上认真的查找，因而解决此类事务。了解整个事务的前因后果，找到重点，这样才能正确领会领导的意思，正确并且顺利完成领导交办的事务。

5.全局统筹法

工作中会有很多繁琐的事务叠加在一起，因此要进行整体的统筹规划，按照一定的顺序去排列，掌握好各种事务的正确处理方法，对同类型的事务有秩序的分批完成，这样也提高了工作效率，让工作变得更加有序，不至于慌乱五章。比如，处理公文时，对于一般性的需要阅读传阅性的文件，可以先搁置。有需要处理的紧急文件时，把一般性的文件与紧急文件一起交给领导，将类似的工作进行合并办公，提高工作效率。对于领导来说也不至于有被繁琐的事情经常打扰的感觉。

三、单位行政事务人员需要学会的日常事务处理技巧

在日常事务的处理上，事业单位行政事务人员需不断学习相关工作技巧，从而让自身工作的开展锦上添花。

1.协调沟通的技巧

行政事务人员在日常的工作中最应该和最首先要学会的就是沟通的技巧。在日常的工作中，行政事务人员要跟各个部门的人打交道，在进行关系的处理是，有全局意识，站好队，帮助领导协调好一些关系，忠诚为领导。在实际执行的过程中，行政事务人员应该主动去协调各方面的关系，帮助领导去减轻负担。而对于一些必须要领导亲自去过问的事情和一些必须要亲自协调的关系，要做到及时的提醒。所以，在具体的工作中，行政事务人员的协调工作体现在方方面面。大到日常事务的衔接，会议的安排，工作的联络和接待，小到个人事务以及来电来函的处理，行政事务人员都在中间起到一定的协调作用。行政事务人员还要加强自身素质的提高，提高沟通的技巧，面相上要始终带有微笑，语气要温婉，态度要和谐，针对不同的人群要掌握不同的沟通技巧，从而更好地服务于工作。

2.信息处理的技巧

信息技术高速发展，内部信息的保密对事业单位是很重要的，影响到事业单位的生存和发展。信息的收集整理也是行政事务人员日常工作的一部分，在进行日常工作当中，要对信息进行分类，根据信息的轻重缓急运用台账分类法去合理分配。同时，也为了更好的服务领导，向领导提出更好的点子和策略。要做到积极并且及时给领导提供反馈。和单位有关的一些准确的信息，行政事务人员也要及时汇报。

3.会议安排的技巧

行政事务人员必须要掌握的一项工作技巧，就是做好会议的安排。直接反映行政事务人员具体工作的仔细程度。要想成为一个好的行政事务人员，在每次的会议开始之前就要做充足的准备，准备好与会议内容有关的一切，事无巨细。包括参会的人员、会议的时间、地点以及会议中可能用的各种设备都准备好，确保会议正常并且顺利进行。并且在会议进行的过程中，也密切的关注会议中的很多环节，正确的处理应急事情的发生。会议之后也要做好会议记录的收集、整理和归档的工作。

四、结束语

复杂和繁琐是事业单位行政事务人员的工作特点，除上述工作之外，还有许多方面，若随意处理后果不堪设想。因此，行政事务人员要加强自身建设，以实践为依托，在工作中不断总结经验和技巧，创新工作方法，从而提高自己处理各项事务的能力，真正成为领导的好助手。

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