高校档案信息化管理的现状及对策研究

陈莞露

（江苏省徐州市第三十七中学）

摘 要：随着高校信息化建设的不断发展，大量的电子文件逐年增加，随之给档案工作带来了一定的困扰。在高校的档案信息化管理过程中，仍然存在着许多管理的问题，这就需要高校应认识到档案管理工作的不足，从而加强投入与管理，做好档案的信息化管理工作。

关键词：高校；档案信息化管理；现状；对策

高校的档案不仅记录了教学工作、科研状况、党政管理等，还真实地再现了高校各个历史阶段的发展情况，为了解高校历程的人提供了第一手资料。高校的档案不仅代表着一份资料、一个信息，更是一种文化、一种知识资源。因此，高校的档案资料具有十分重要的作用和特点，不仅可以直接影响高校的发展，还会为后人在做决策时提供一定的价值信息。随着高校档案信息化管理的不断发展，仍然存在着档案信息化管理的问题，需要管理人员根据具体问题提出有针对性的对策，从而推进高校教学质量的提高。

一、高校档案信息化管理的现状

1.基础设施较为薄弱

通过对多数高校的调查分析显示，我国大部分高校的档案信息网处于孤立的状态，没有充分利用档案系统实现资源共享。虽然档案信息化管理的前途是十分美好的，但是由于我们做得不是很充分，使得档案信息化管理工作的路程还很遥远。在档案信息化管理中，计算机、扫描仪、打印机等基础设备都是必需的，然而大部分高校的基础设施较为薄弱，而且运行速度也较慢，功能也只停留在了简单的业务管理上。在实际的调查中，我们发现，陈旧的档案管理软件单一，不能实现数据库之间的检索，这在一定程度上给需求者造成了一定的损失，如耗时长、工作量大、机械运行慢等。

2.资金投入不足

虽然在创建健全的档案信息化管理系统时，资金是一种外在的影响因素，但是它却在一定程度上决定了很多创建的进程。高校作为事业单位，并不能直接接受地方政府的大量资金投入，受限于学校内部的财务状况和领导的重视程度。传统的档案信息化管理并不需要大量的资金投入，在适应现代化信息管理发展的需求时，就需要大量的资金投入来保证设备和相关培训。当然，学校领导人的重视程度也是十分重要的影响因素，直接制约着档案信息化管理的资金补给，制约着档案信息化管理发展的进程。

3.网络存在着安全隐患

信息技术和计算机技术的飞速发展对于档案信息化管理來说是一把双刃剑。一方面提高了档案工作的效率和质量，另一方面由于网络开放性的特点，使得档案信息有时处于较为尴尬的地位，有时一方希望信息资源得到公开，而相关人员又希望得到隐私保护。除此之外，档案信息的安全也不断受到了威胁，各种黑客、病毒入侵着档案软件系统，使得信息内容面临被盗、损坏、丢失等问题。

二、高校档案信息化管理的对策

1.注重基础设施的建设

高校的档案信息化管理工作不同于传统的档案信息化工作，这是一项较为具体的工作内容，需要相匹配的设备作为辅助。基础设施是开展档案管理工作的基础条件，也是档案信息化管理进程中最为关键的一个环节。因此，在创建档案信息化管理的过程中，档案管理人员要不断提高自身的管理意识，在以基础设施为基本配备条件下，提高档案管理工作的效率。

2.加大资金投入，提高管理者的重视程度

高校的最高领导人应以科学的态度对待档案信息化管理。因此，相关人员应与高校的管理层进行恰当的交流，从而加强管理层对档案管理的重视程度，并以足够的资金作为支持手段，来满足设备的及时更新和资源的合理运用。除此之外，管理层要加强对档案管理人员的培训，在提高管理人员综合素质的前提下，为高校的档案信息化管理提供足够的物质保障。

3.完善档案管理的安全性

由于高校的档案信息具有一定的特殊性和机密性，再加上信息化、互联网的特点，因此有必要提高档案信息管理的安全性。管理人员可以根据档案的保密程度对其进行分类，然后按照不同类别的档案信息进行加密，或是设置相关的访问权限，只有拥有密码或指定的用户身份才能进入到里面。与此同时，高校在档案信息化管理的进程中，工作人员应完善相关的档案政策，制定严密的流程，从而不断提高档案信息的规范化。由于互联网的开放特点，部分黑客会威胁到档案信息的安全性，因此，教师要学会采用物理隔离或是监控手段对黑客进行有效的阻拦，防止电子档案丢失、破坏。

在创建高校档案信息化管理系统的过程中，遇到了各种各样的问题，管理人员应利用新型的科学技术来适应时代的发展。加强高校的档案信息化管理工作，不仅可以防止由于自然灾害、人为因素等带来的不便，还可以及时满足需求者的要求，使档案信息发挥最大的价值。

参考文献：

[1]何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯，2004（5）：40.

[2]任凤仙，张志军.试论高校档案信息化建设中存在的问题及实施策略[J].档案学通讯，2008（6）：63.

编辑 张珍珍