机关公务员的公文写作基本功

李彬

摘要：公文是在行政管理过程中，形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。作为机关公务员，苦练公文基本功，熟练掌握通知、请示和报告等常用文体写作，是做好行政工作的基本保障。

关键词：公务员；公文写作；基本功

公文是党政机关在行政管理过程中形成的公务文书，是传达指令、沟通信息和汇报工作的有效手段。作为机关公务员，夯实公文写作基本功，熟练掌握领导讲话、信息简报和调研报告等常用文体写作，是做好行政工作的基本保证，也是提升自我能力的有效途径。

一、夯实公文写作基础

《党政机关公文处理工作条例》规定：“公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具”。

公文按照行文方式，分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，比如请示、意见等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，比如通知、批复、意见等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，比如函、意见等。值得注意的是意见是一个比较特殊的文种，既可以作为上行文（供上级参考的意见、建议），也可以作为下行文（要求下级机关执行的意见）还可以作为平行文（为不相隶属机关提供借鉴、参考）。

公文按照时限要求，可分为特急公文、急办公文、一般公文。特急公文需要快速办理，紧急公文需要即到即办， 一般公文需要正常办理。但无论是哪一种公文，在办理过程中都要严格按照程序，不能因为着急就省略环节或出现纰漏。

二、熟练文种写作方法

《党政机关公文处理工作条例》规定：“公文种类主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要等15个文种。”

（一）通知写作

《党政机关公文处理工作条例》规定：“通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。通知包括：批示性通知（批转、转发、印发通知）、指示性通知、事务性通知、会议通知和任免通知等几种类型。

1.批示性通知：这类通知写法比较固定简单，标题通常写成××批转（转发、印发）××关于××的通知。正文简洁明确，一般提出发文机关的意见、态度（同意、原则同意）和要求（望遵照执行）。

2.指示性通知：这是行政工作中最常用的通知类型。标题通常写成××关于××的通知。正文包括发文缘由或依据、通知事项、执行要求三个部分。

3.事务性通知：这类通知的写法和指示性的通知基本相同，只是涉及的内容更为日常一些。

4.会议通知：这类通知的写法比较简单，注意写作时保证内容的完整性，一般包含会议时间、地点、主要内容、会议议程、会议主题、会议要求等几个方面。最好采用分条列项式的写法，让收文者一目了然。

5.任免通知：這类通知写法固定，一般只写任免依据、任免的对象，任免职务即可。

（二）请示写作

《党政机关公文处理工作条例》规定：“请示适用于向上级机关请求指示、批准”。在实际工作中，当对于某项政策不太明确，或某个工作需要资金不足、人员缺乏或某项工作超出本机关能力范围之外，这类情况出现时，通常需要向上级机关提交请示。

请示按照行文目的，一般分为三种类型：请求指类。比如：××关于确定普通高中收费标准的请示；请求解决类。比如××关于拨付重建资金的请；请求批准类。比如：××关于修改海洋功能区划方案的请示。无论哪一种类型的请示，在写作过程中，都要注意，请示依据、理由一定要充分，请示内容一定要真实、具体。请示语言一定要谦逊、严谨。

从行文规则的角度，要做到一文一事，一般不得越级请示；不能主送领导个人，不能多头主送；正确区分请示和报告文种的异同，准确选择文种，不能在报告中夹带请示事项。

（三）报告写作

《党政机关公文处理工作条例》规定：“报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问”。

报告主要分为两种，一是综合性报告（将全面工作或工作的多个方面综合在一起写成报告）。二是专题性报告（指针对某项工作、某一事件或某个问题等单一的事项写成的报告）。

1.综合性报告：标题一般写成《××关于××工作情况的报告》，正文的开头对整个工作有一个大体描述，写明行文的依据，主题。主体部分写明具体工作的方法、成效，经验或问题，结尾处交代下一步工作打算。

2.专题性报告：通常抓住三方面进行写作，主要做法、存在问题、措施建议。这种写法在调研报告和情况报告中最为常用。

写作报告时的注意事项：做好谋篇布局，突出重点部分写作，材料运用要恰到好处、详略得当；不能在报告中夹带请示事项，否则违背行文规则，公文的时效性和执行性会严重受损。报告和请示比较相近，要认真区分。报告和请示虽同属上行文，但行文目的不同，报告主要是向上级机关汇报工作；请示主要是希望上级机关给予指示、批转或帮助；行文时间不同，报告事前、事中、事后都可以；请示只能事前；处理方式不同，报告一般阅存；请示需要上级回复。