发挥档案信息资源作用的思考

朱丽霞

摘 要：档案事业在不断发展，现在有很多的信息资源都离不开档案信息，档案信息关系着国家的机密和个人的基本信息，但是现在有很多的档案信息资源并不完善，出现了很多的问题，档案信息的利用首先就要学会将档案信息进行整理归档，这样档案信息在利用的时候才可以事半功倍，让人们对档案行业的发展充满信心，因此一定要重视档案信息的作用，将档案信息合理利用，为人们做出更多的贡献。

关键词：档案信息；资源；利用

档案信息在人们的生活中起到的作用是非常大的，档案信息作为社会资源的一种，可以被人们广泛的利用，档案作为一种文化越来越受到人们的重视，现在有很多的档案信息资源，档案事业的发展对人们来说是非常重要的，档案研究人员应该对档案资源进行研究，让档案资源可以更好的为人们服务，将档案信息与现代化建设结合起来，培养档案人才，我档案事业做出我们的努力。

1 发挥档案信息的重要性

档案信息的利用就是将档案从静态到动态的一个过程，档案从性质上来划分可以划分为两种，一种就是动态的档案信息，一种就是静态的档案信息，这两种档案信息之间的转化就是档案资源被利用的一个过程。档案如果在档案管理存放，那么档案信息就是静态的档案信息，如果档案是被人们拿出来利用，这时的档案信息就是动态的档案信息，档案信息的利用就是转化的一个过程，档案的价值就是在转化的过程中被利用的，这个利用的过程，可以发挥档案资源的作用，让档案信息资源产生应该有的价值，这才是档案资源存在的目的。档案资源的价值主要体现在三个方面：首先，档案资源只有在被利用的时候才能够体现它的价值，这种价值是潜在的，是看不见的，如果没有人去挖掘，那么档案信息就是没有价值的，没有被利用的档案资源就不能够被称之为是信息资源，他只是一个不同的档案，只有被利用才能够称得上是信息资源，这时的档案是有价值的，但是在人们的主观意识中极容易分辨不清档案资源和信息资源的关系，混为一谈，只有正确区分这两者之间的关系，才能够发挥档案的作用。其次，档案信息资源的存在是国家发展的根本要求，如果一个国家没有档案资源，那么这个国家就是一个没有历史的国家，一个国家的发展史是通过档案记载的，最后，信息的公开化也要求国家应该大力发展档案事业，档案应该对广大人民群众开放，便于查阅相关的信息，取之于民，用之于民，这样让人们获得信息的途径更加变便捷，伴随着社会经济的发展，互联网科技的发展，人们获得信息的途径增加，资源也在不断公开，在大趋势的引导下，就要求了我国档案资源必须要公开化，将现有的信息进行整合，发挥档案资源的优势，随着信息化的脚步发展，让信息化带动档案事业的发展。

2 开发档案资源的意义

2.1 对档案事业有着决定性的作用

档案事业的发展就是档案信息资源合理的开发和利用，现在的档案信息已经被人们利用，档案工作的内容也在不断丰富，档案工作就是在人们对档案有需求的时候，人们如何对档案使用人员服务，档案工作在档案事业的发展中起到关键性的作用，档案工作者要利用自身的知识为前来寻找信息的人服务，做出引导，因此，档案工作者要对档案信息有着详细的了解，这样前来寻找信息的人才能够享受到档案工作人员为他们做出的服务，档案工作者还要对档案利用者的需求做调研，了解档案需求的种类，可以搜集相关的信息，更好的为人们服务。

2.2 是文化发展的需要

档案已经成为文化的一部分，国家对档案文化是非常重视的，因为档案文化记录着我国的发展史，现在的档案事业在我国文化事业的发展中起到关键性的作用，是文化发展到一定程度的产物，档案馆就是这种文化的聚集地，档案信息资源的开发利用使文化资源得以传承，让文化事业得到更好的发展。

3 档案信息资源存在的不足

3.1 馆藏不丰富、结构不合理

首先，由于历史方而的因素，我国档案馆的工作对象偏重于机关单位，馆藏档案主要为文书档案和少量的财务档案、科技档案、特色档案、名人档案、声像档案，而实物档案寥寥无几。这种馆藏结构无法充分全面地反映丰富的礼会发展过程。

3.2 标准体系尚未全而建立

档案信息资源的开发必须在统一的技术体制和标准下进行，这是实现档案信息资源利用和共享的基础。由于档案信息資源开发利用缺乏相对统一的标准，加上开发方法不统一，档案信息资源开发利用存在着规范性和惟一性不强、各自为政等问题，没有很好地依据标准进行数据源建设，使人与人之间、人与机器之间以及机器与机器之间、系统与系统之间不能够无障碍、不失真地进行沟通和交换信息，档案信息资源在互连、互通、互操作方而存在明显问题.直接影响其作用的发挥。

3.3 档案工作者的素质偏低

在档案信息资源开发利用工作中，档案工作者自身的素质、文化素养、业务技能的高低直接影响档案利用的效率。随着办公自动化的应用和普及，使文件的起草、修改、打印、审批及发布更多地借助于互联网实现。文字的、声音的、图像的或数据的档案信息的收集、整理、加工、存储、转换、传播等都需要档案工作者具有一定的网络知识和技能以提高工作效率，从而使档案信息资源在当今社会发展中发挥更大的作用。

4 档案信息资源开发利用的对策

4.1 加强档案资源信息化建设

要想提高档案信息开发利用的效率，就必须加强档案资源信息化建设，对档案信息的存储、检索采用现代化的管理手段。各单位要努力创造条件，实现档案信息工作的现代化，以高新技术为支撑的服务手段，建设档案信息数据库体系，努力实现基础业务工作的计算机管理，提高档案信息资源利用率。

4.2 提高档案人员队伍的综合素质

加强教育，使广人档案工作者解放思想、更新观念。开发档案信息资源，首要的是从事这项工作的人必须形成现代管理意识，树立一种为礼会服务、为经济发展服务的思想要努力把握档案工作的方向，积极探求开发档案工作的新途径。

4.3 做好档案信息资源利用中的保密工作

档案信息的公开并为人们利用是社会发展的需要，但深入开发利用档案信息资源，加快档案信息化建设的同时，也应该做好档案信息的保密工作。开放利用必须经过严格的审查，特别是涉及国家政治、军事、科研、经济等档案，更要加强领导和管理，确保档案信息的安全。

5 结论

档案信息资源的开发和利用对整个社会的经济发展都有着重要的意义，尤其是对文化事业的发展，档案也是一种文化，只有档案文化发展的好，才能使文化更上一层楼。档案信息资源要利用好就要对档案信息本身进行优化，加强对档案信息资源的整理，还要提高档案工作者的素质，为档案需求者服务，建设一支强大的档案队伍，为国家的政治和经济做出更大的贡献。

参考文献

[1]梁安妮.拓扑视野下的档案信息传播研究[D].广西民族大学，2015.

[2]梁丽婷.网络环境下档案信息服务创新研究[D].安徽大学，2013.