人事档案信息化管理初探

丁宝华

摘 要：如今，进入了科技不断进步，社会不断发展的新时代，很多的领域都进入了一个全新的发展状态，各行各业都在不断的发展。在现在的社会中应征上岗的人才数量越来越多，需要人才的岗位也越来越多。为此，想要在这众多的工作人员中掌握他们的综合信息，给予他们合适的岗位，以及针对他们的业绩进行合适的升职或者是处罚等等。这些工作如果不统一整合进行，不仅仅增大工作量，浪费时间，效率也不会得到提高。所以，针对人事档案信息化管理，我们应该认真仔细研究，掌握人事档案信息化管理的真正意义。

关键词：人事档案；信息化管理；研究分析

对于每一个应征上岗的人才来说，都有自己身份的标签，那就是人事档案，人事档案的作用，就类似于人们的身份证。只有有了人事档案，相关的工作单位才能准确清楚地明白每个人的工作能力，工作经验，家庭背景，工作态度等等。以及未来在企业的工作情况都会被一一记录在人事档案中。一个单位如果不统一认真的整合所有工作人员的人事档案，那么将会造成很大的影响。所以，对于人事档案的管理工作而言，无疑需要注意几点首先，先做到人事档案的整理准确无误，不能造成任何的破坏。其次，还要做到对人事档案的整理归集要合理，例如一年入职的工作者人事档案放在一起，或者是职位相关的工作者人事档案放在一起等等。总而言之，人事档案的管理应该得到重视，在信息化时代，更应该向着信息化发展。

1 对人事档案的管理工作的介绍

上文已经大概有所介绍，人事档案的管理对于每一个工作单位来说都是必要的，尤其是工作人员众多，工作职位众多的单位，更需要科学合理高效的进行人事档案的管理工作。首先，应该做到的就是收集每一个应征入职的工作者的人事档案，掌握他们每一个人的以往工作经验，工作能力，家庭背景等等，这关乎着未来工作者职位的调动。再者，人事档案管理工作还包括人事档案的整理和保存，人事档案都收集上来以后应该快速根据各个类别进行整理，例如可以借鉴的类别有入职年份，工作范围等等，接近的划归成一类。进行快速的分组整理后，应该对人事档案进行保存，这也是人事档案管理工作的重要一步，不能让人事档案有所破坏。对于人事档案的管理工作而言，无疑需要注意几点首先，先做到人事档案的整理准确无误，不能造成任何的破坏。其次，还要做到对人事档案的整理归集要合理，目前来看，人事档案的管理工作已经偏向于信息化管理，也就是依靠计算机，把人事档案存放于计算机中，不仅仅省时省力，更不会导致人事档案的破坏。这也就是人事档案的信息化管理，是目前人事档案管理的重要趋势。人事档案信息化管理优势明显，已经成为了重要的方法之一。

2 人事档案信息化管理的优势

2.1 节省了人力物力，提高了人事档案管理的效率

一般来说，传统的人事档案管理模式都是机械化的人工操作，也就是需要一定数量的档案整理归集人员手动进行档案的整理和归集，分类工作也需要这么进行。这么做不仅仅浪费时间还浪费人力，并且容易出现纰漏，人事档案的管理效率明显不够高，人事档案中包含的信息数量巨大，不仅仅包含每一个人的基本资料，姓名年龄等，更包括他以往的工作经验，工作能力，有无工作重大失误或者是奖励等等，他的家庭背景都要收集在人事档案中去，而如果这些庞大繁杂的信息资料全部依靠人工来进行分类整理归集等等，并不实用。所以，这时可以看出人事档案信息化管理的优势利用计算机软件，可以快速把纸质的人事档案存放在硬盘中，不仅仅保存时间长，更可以确定不被破坏，当然是在不被黑客攻擊的情况下。另外，这些繁杂庞大的数据被存放在计算机硬盘上可以快速准确的根据你的指令进行分类，一类一类的人事档案会被分别归集到各自的文件夹中。相关的部门领导检查工作，或者是想要提升职工职位可以准确清楚知晓每一个员工的工作能力，工作具体情况等等，一旦员工的具体资料有所变动可以快速更改，不必浪费时间找寻自己的人事档案再进行更改，明显提高了人事档案管理的效率。

2.2 节省了人事档案管理过程中不必要的支出

在之前传统的人事档案管理工作中，为了能够快速的进行人事档案的分类整理和归集工作，相关的人事部门需要雇佣一定数量的档案整理归集人员来完成这项工作，而人事档案数量越多，规模越大的企业需要雇佣的人事档案归集整理人员数量也就越大。所以，在这上面花费的资金投入就很大了，并且，纸质化人事档案在保存的过程中难免会出现破损发黄变旧的情况，字体磨损看不清等等，一旦出现这些情况，就需要重新进行人事档案的填写，浪费人力不说，还在这方面投入了一定的资金，而进行人事档案信息化管理工作就能解决这一问题。通过人事档案的信息化管理，只需要派遣少量计算机能力良好的人事档案管理人员进行信息的录入和检测，不需要那么多的归集整理人员，所以，这部分的资金可以有效节省下来。另外，人事档案信息化管理不必考虑字体模糊，文件看不清等问题，信息录入计算机可以长久读取，所以，这部分的资金也可以节省下来。由此看来，人事档案信息化管理的优势明显，应该被广泛应用。

3 人事档案信息化管理的正确做法

3.1 培养能力素质达标的人事档案信息化管理人员

人事档案信息化管理不需要数量庞大的档案归集整理分类人员，只需要能力素质达标的人事档案信息化管理人员，对人事档案管理人员的基本要求是计算机水平要达标，人事档案管理人员每天都要录入更改查看众多的人事档案，所以，一定要有达标的计算机水平才能保证基本要求。这需要人事管理部门对人事档案管理人员进行认真细致的培训，充分提高他们的计算机操作水平。另外，一定要摆正他们的工作态度，认真对待自己的工作，充分意识到人事档案信息化管理已经成为了大势所趋，应该意识到自己工作对于整个企业的重要意义。进而能更认真地对待人事部门的培训，进而，认真对待人事档案信息化管理工作。

3.2 要充分保证人事档案的信息化管理中的安全

人事档案信息化管理中的一个重要问题恐怕就是人事档案的安全性问题，因为网络是纷繁错杂的，在网络世界里信息文件都不一定是安全的，尤其是网络黑客猖獗，所以，人事档案信息化管理过程中一定要保证信息的安全。人事档案管理人员一定要保证人事档案的全封闭，在没有明确规定要公开时一定要严格保密，不能泄露给任何人，本企业不可以泄露，外企业更不可以泄露，另外，在人事档案的信息化管理网站一定要设置专门的防火墙，防止不明人士的攻击，确保人事档案信息化管理过程中的安全。进而使得人事档案能够更好的为企业服务，让人事档案成为企业高级管理人员选拔人才，制定未来人员调配计划的重要依据。这也是人事档案的关键职能所在。

结束语

对于任何一个单位来说都需要人事档案的管理，一个单位如果不统一认真的整合所有工作人员的人事档案，那么将会造成很大的影响。所以，对于人事档案的管理工作而言，首先，先做到人事档案的整理准确无误，不能造成任何的破坏。其次，还要做到对人事档案的整理归集要合理，例如一年入职的工作者人事档案放在一起，或者是职位相关的工作者人事档案放在一起等等。在信息化时代的今天，更应该向着信息化发展。提高人事档案管理人员的信息化能力，与此同时还要保证人事档案的安全性。

参考文献

[1].胡玉燕，郑丹丹.简述人事档案信息化管理的重要意义[J].人事档案管理，2014.12（10）：1563-1602.

[2].李春月，任永胜.人事档案信息化管理面临的问题与对策[J].现代营销，2015.03（12）：1108-1221.