如何让会议更高效

杨祉琦

先分享个真事儿，我昨日和4个同事开会讨论接下来某个项目的转型，其实就是很简单的事儿，大家各自分享信息，然后讨论一下看法，最后敲定什么时候提交项目。结果，会议刚刚开始，大家就开始讨论某位同事最近遇上的一件事儿，好不容易拉回正轨，讨论项目，结果随着项目的讨论整个会议又走偏了，又变成了吐槽大会。最后，会开了接近两个半小时。虽然也达到了本来的目的，但确实算不上高效。

现在是年中，你的公司的会议数量有没有多起来？其实何止年中，新年伊始、年末、每一季度、每一月、每一周，“开会”这两个大字总是伴随始终。高层、主管作为公司中的领头人和中枢，需要掌控各项工作的进程、交流各类工作的信息……于是，他们经常穿梭于各种大小会议之中。但是，如果静下心来，仔细思考，会发现：如潮水一般涌来的会议，有多少是高效的呢？

这些会议，占据了我们多少时间？是提高了你们工作的效率还是降低了？我们的初衷是开一场高效的会议，但有些时候会议的内容却偏离了初衷，不仅浪费了大家的时间，而且最终也没讨论出个结果来。

那么，你是否曾经思考过这些会议的必要性和如何提高会议的效率？下面我们就如何高效开会来谈几点建议。

注意责任分散

工作中的会议，真的需要那么多人参加吗？我们常常有个误解：越多的人参与讨论，越能得出周全的结论，这个结论也更能符合许多人的期待。并且，我们时常也想要各部门的同事了解公司目前某个项目的情况或者公司接下来的计划，所以会叫上各部门的人来参加。其实很多时候，这样的做法很多情况下是弊大于利的。

在各类会议中，不是“众人拾柴火焰高”，也不是“人多力量大”，而是“三个和尚没水喝”。

法国农业工程师迈克西米连·林格尔曼曾经做了一个著名的拔河实验，在实验中他发现，随着拔河的人数从1逐渐增加到一群人时，集体的力量并不等于个体力量的总和，甚至是大大小于个体力量的总和。比如，当增加到3个人时，力量仅仅相当于两个半人的总和。也就意味着，在人数从1增加到3的过程中损失了半个人的力量。而当增加到8个人时，集体的力量竟然已经仅仅相当于大约4个人的总和。于是林格尔曼得出结论：个体的力量会在成为群体的过程中流失，而且是集合人数越多，流失越大！

这个实验结果令人震惊，但是为什么会这样？

其实这涉及到参与人员自己的动机和动力，或者也可以说是一个责任感的问题。当一个人在完成某項任务时，因为此时只有他一个人参与，他必定全力以赴，因为成功或失败最终都只会追究到他一个人的头上。当人数逐渐增加时，责任也就逐渐分散到大家的头上，每个人所要承担的责任就降低了。再加上，大家都追求公平，认为有人一定在偷懒，那么自己偷点懒也无可厚非，更何况，还有其他人在努力，自己的小小放松也不影响大局，何乐而不为？所以也开始偷懒，殊不知这是一种相当普遍的心理，结果就是大局受到影响。

在会议中也是如此，当人数逐渐增加的时候，出谋划策的力度反而大大降低，想要从会议中得到什么建设性建议的概率也大大减低。

防止群体极化

除了责任分散的效应之外，在多人参加的会议中，还有一种情况常常不可避免地出现。就是大家在持续讨论过程时，反而更容易得出更极端的结论。我们把这样的情况叫做“群体极化”。也就是说，在多人参与的会议中，经过激烈的讨论，大家最终容易形成更冒险或者更极端的结论。

对于更冒险的决策，心理学家戴狄恩经过研究后指出，群体决策具有冒险性，并且一般经过以下四个相关步骤：

1.群体讨论使群体成员之间产生情感联系；

2.成员间情感联系将责任分散到成员身上；

3.责任分散降低了个体对失败的恐惧感；

4.降低的恐惧感使成员敢于做出更冒险的决策。

由此可见，群体极化出现的原因，一方面有责任分散的影响，导致大家降低了对失败的恐惧；另一方面也是由于产生的情感联系使得个人在提出意见前，内心会评估他人对自己提出这个意见之后的评价，为维持与群体一致的形象，个体被迫屈从群体的压力而提出与群体一致的意见，或者沉默，不提出反对意见。也就是说，在大家都支持某个观点的时候，少数人不敢提出反对意见，只能顺应大家的意见，进而使得这个意见变得更极端。并且人数越多，顺从的意见越多，就会把决策往更极端的方向推。

因此，减少无关人员参与到会议中来，只要求与会议内容有关键联系的人来参加会议，能大大减少责任分散和群体极化现象的发生，制定出更合理的会议决策。

鼓励批评性的评价

在会议中我们常常看到的情况是，大家都沉默不语，无论会议主持人如何提问，大家都三缄其口。这有可能是因为与会的员工忙着揣测上边的意思，害怕自己的某个意见惹得上级不高兴，影响了自己以后的晋升或者奖金，因此选择了沉默。这不仅严重浪费了时间，而且也导致会议讨论不充分，最终的决策只能由一个人说了算。

所以，这需要高层们清楚认识自己的位置，身为高层，自己的位置对下属与会人员而言，始终是让他们有所忌惮的存在。因此，要么在平时，上级就要做到对建议和意见的鼓励型表达，不论对错，主要是要鼓励大家勇于提意见；要么在与会时，主管可以先提出会议的主题和要讨论出的目标，接着选出一个主持人之后，就离开会场，让员工们在没有压力的情况下由主持人引导着自由讨论和发表自己的看法，并最终落实成一个可实施的具体行动计划。接着主管在听完这个计划汇报之后，做出接受或者否决的表态，并给出相应的原因。

要想了解到员工的真实想法，还有一个办法就是无记名提意见，也许听起来有些许夸张，但是这也是避免大家有所顾虑而不敢说出自己真实想法的好办法。让员工们匿名写出自己的意见、建议乃至批评和可实行的计划，由上级阅读后挑选出其中觉得可行的，再让大家讨论。这样既减少了大家的顾虑，也可以在会议中讨论有用的意见。

善用图表

我们发现，大部分的会议都期望用“说”就能说出什么结果来，往往是一群人在那各自表达自己的看法，争论，最终并不能好好地解决问题。其实，对于这类会议，欠缺的就是一个对问题的梳理。

因此，我们建议，在会议中最好善用图表来对会议议题进行梳理。

举个例子，就最常用的如何提高销量这个问题，现在开始开会：

先将销量分为：过去的销量、现在的销量和未来预计的销量（想要达到的销量）列出自己的框架。

接着分析过去的销量为什么会这样，从销量如何、销售渠道和销售策略等各个销售细节入手，并分析每个策略和渠道的效果，如果有特殊的情况再旁边列出特殊情况。

现在的销量情况也和过去的销量一样逐个列出，再将两者进行比较，得出现在的销量升高或降低的原因，将这些原因套入未来预计的销量中，改善降低销量的原因，继续发扬提高销量的手段。

这样的框架图既能掌握整个会议的节奏，又能抓住与会人员的心，还能激起大家的讨论，最终也可以得出一个切实可行的计划，何乐而不为呢？

以上几个方法，是提升会议的普遍、有效的方法。近些年来，一些比较新颖的方法流行起来。著名财经作家吴晓波曾在自己的文章中写到，现在很多互联网公司非常流行提高会议效率的办法，诸如：站着开会，据说站着开会是最高效的，因为坐着开会“会让与会者忽略时间的流逝，拖慢会议效率，因而平均比站着开会多用34%的时间”。强制限定时间，将要说的内容控制在一个具体时间内，并对每位与会人员的发言也做强制性的规定，比如每个人发言5分钟，讨论10分钟等。

综上所述，想要开个高效的会议，首先是筛选出最重要的与会人员，减少无关人员的参与；其次要欢迎大家提出建议，要鼓励踊跃发言；最后可以善用图表，列出框架来帮助大家对会议内容一目了然，也方便大家思考。

要想改变“开不完的会”的现状，那就试试以上的办法吧。开一场高效的会议，在结束后能得出有用的结论，也是提高成就感的一个办法嘛。

（作者单位：北京易普斯咨询有限责任公司）

（责任编辑：郝幸田）