对技工院校编外人员人事档案管理的建议

秦兆玲

随着技工院校规模的不断扩大，编外人员也在不断增多，给技工院校的人事档案管理工作增加了一些难度，提出了新的问题。本文就技工院校编外人员人事档案管理问题提出了以下看法和建议。

一、编外人员队伍壮大的原因

第一，随着技工院校规模的扩大和招生人数的逐渐上升，在编人员已经无法满足教学和管理的工作需要。在高校人事管理制度改革之前，很难通过增加编制的途径为学院解决问题，因此，聘用编外人员的方法成了解决燃眉之急的最佳方案。

第二，因为学院需要不同种类的人员，编外聘用人员的组成复杂，流动性强，管理起来有一定的困难，所以对于他们的人事档案，学院大多采取自管或由当地代理机构保管的方式。

二、代理机构保管编外人员档案情况的分析

第一，新生成的档案材料不能及时归档。编外人员的具体管理在用人单位，人事档案管理却在代理机构，因此他们的思想品德、业务能力、工作状况、奖励处罚以及后续学历等材料不能及时传递给代理机构，给档案的完整性带来了严重问题。另一方面，用人单位与编外聘用人员之间没有人事关系，往往会忽略他们人事档案的生成。

第二，代理機构档案管理的基础业务薄弱。部分代理机构建立和健全了人事档案管理制度，但大部分没有真正落实；不少代理机构在档案归档、检查核对、转递、保密等管理环节缺少规范。

第三，代理机构缺少专职的档案管理人员。代理机构的档案管理人员整体素质偏低、专业性差、流动频繁，缺少相应业务的培训学习，知识更新慢。

第四，代理机构档案室设施落后，缺少现代化管理手段。大多代理机构为节省资金，办公场所、设施陈旧，难以保证档案室的通风、采光、保湿、防虫等多方面的要求。有的代理机构还停留在手工操作上，没有实现档案的信息化管理。

第五，人员流动频繁，档案转递不规范。随着时代的发展，人员思想意识不断开放，流动性日趋频繁。有些单位为了留住技术人员，对其档案的转递设置重重障碍；特别是大、中专毕业生或是辞职人员，档案无处接收；一些三资企业，以无权代理档案为由，拒绝接收档案；有些单位或代理机构在转递档案时，非常随便，甚至非常不严肃地采用由本人携带的形式，造成档案材料丢失、不全或档案遗失。

三、如何做好技工院校编外人员人事档案管理工作

第一，代理机构要建立科学、合理的制度。档案制作是一项非常严肃、重要的工作，代理机构对人事档案管理工作要深入研究，建立切合实际的规章制度，并严格执行、照章办事。

第二，实行现代化信息管理，提高档案的信息化程度。代理机构人事档案管理工作时要进行电子管理，建立人事档案信息系统。在查找档案信息时尽量通过电脑，不需要实际打开档案就可以查阅档案信息，既节省了时间，又保护了档案。

第三，增强服务意识，积极主动地为档案使用提供服务。人事档案信息是技工院校选用人才的重要依据，是技工院校人力资源管理工作的基础。目前，在代理机构众多、竞争激烈的情况下，只有端正服务态度，把工作做实、做细，才能博得流动人员和用人单位的信任，才能为技工院校推荐真正优秀的教育人才，最终自身得到发展。

第四，加强人员培训，提高人员素质。代理机构中管理档案的人员应当通过业务部门的专项培训，经过严格的考核，持证上岗。代理机构要选拔、引进高素质的档案人才，同时也应注重对现有档案人员的后续培训。通过不断转变工作人员的思想观念，不断提升代理机构档案管理工作的水平。

第五，形成编外人员人事档案管理的新模式。加强代理人员与代理机构的沟通、合作，形成由技工院校和代理机构合作管理编外用工人员档案的新模式。技工院校及时收集、整理编外人员在教育教学工作过程中产生的材料，定期送达代理机构。代理机构按档案管理制度的规定及时整理归档。这种形式既减轻了技工院校的负担，又健全了编外人员的教育教学方面的档案信息，为教育系统的人员流动提供可靠依据。

综上所述，技工学院编外人员档案的管理工作是一项非常重要的工作，任重而道远。代理机构的档案管理形式是在新的时代背景下产生的，未来也必定要通过责任心强、专业性强的档案管理人员的全方位的管理，为我国的技工教育发展提供人才档案服务。

（作者单位：淄博市技师学院）