浅谈学校人事档案收集与整理工作

曾艳

摘要：近年来随着人事制度改革的不断深化，人事档案工作面临着许多新情况、新问题，切实按照规定做好人事档案收集与整理工作，利用现代科学技术对档案整理进行协助，对于调动单位各类人员的工作积极性，全面高效配合团队各部门的目标任务，促进单位和谐快速发展具有深远的意义。

关键词：人事档案；收集整理范围；必要性

中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1672-1578（2017）07-0021-01

收集与整理人事档案并进行科学管理是档案部门取得和积累档案的一种手段，是做好档案业务工作的基点，是其重要的组成部分。收集和整理人事档案可以为党、政、军等机关、企事业单位的领导工作和业务管理，提供证据和查询资料，借以熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理各种问题。因此有必要认真严肃的对待人事档案收集整理工作。

1.收集工作的原则

《干部人事档案材料收集归档规定》明确规定：“干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则。着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实干部档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策服务，为社会主义现代化建设服务。”同时，收集档案材料，还受国家有关法律、法规的保护和监督。

2.收集工作的种类

收集工作分普遍收集与定向收集两种。

普遍收集是指干部档案管理部门对实际工作中批量产生的干部档案材料，集中力量来进行收集。如统一布置填写的《99干部履历表》，调整工资的晋升工资审批表、岗位变动审核表、岗位工资变动存档表及《事业单位工作人员年度考核表》等，可通知限定日期上交。

3.收集材料的范围及途径

干部人事档案材料收集的范围，是指干部人事工作和其他工作中形成的应归档的干部档案材料。反映一个干部社会实践活动的材料是多方面的，但并不是所有的材料都要归于干部个人档案，有的属于文书档案或其他专业档案的归档范围。干部档案材料的收集有明确的范围。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料就是干部人事材料的收集范围。也就是通常所讲的收集反映干部“德、能、勤、绩、廉”等方面的档案材料。划清干部档案材料收集范围，可以避免错收和漏收。

根据中组部制定的《干部档案管理条例》，中关于正、副本十类内容的划分进行分类。

人事档案正本，由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容分类具体如下：

一类：履历材料

学生登记表，学员登记表，研究生登记表，社教工作队员登记表，知青登记表，教师登记表，军人登记表，职工简历表、工作人员简历表、工作人员登记表、干部履历表、干部履历书、干部登记表、党员干部简历表、更改姓名材料、简历、更改籍贯材料等。

二类：自传材料：自传、学生自传等。

三类：鉴定、考核、考察材料：学生、实习、劳动、自我、毕业、高校毕业、结业、工作、团员、党员、干部鉴定，后备登记表、退役军人鉴定、转业干部鉴定、飞行员鉴定、工作调动鉴定、下派干部鉴定，社教运动鉴定表，干部考核表，公务员年度考核登记表、审计考核材料，出国人员鉴定表，国外工作期间鉴定，经济责任审计结果报告（没问题放三类，有问题放八类）。

四类：学历、评聘专业技术职务材料。

五类：政治历史情况审查材料。

六类：参加中国共产党、共青团及民主党派材料。

七类：奖励材料。

八类：处分材料。

九类1：工资材料。

九类2：任免材料（包括录用、聘任、辞退、退离休等）。

九类3：出国材料。

九类4：各种代表会代表登记表等材料。

十类：其他可供组织参考的材料：思想改造总结，整风思想总结、三反运动学习小结、四清工作队小结、社教运动思想小结、预备役军官登记表，分配工作报到通知单，高校毕业生分配工作报到证，申请结婚报告表，自愿离婚协议书，干部家属随军报告表，养老保险补贴审批表、招工体检表，工伤事故证明，伤残登记材料，非正常死亡调查报告，职工死亡报告表，遗书、讣告、生平、悼词、聘书（非实职）、劳动合同书等。

4.及时做好整理工作

学校办公室人事工作非常的繁杂。就拿工资工作来说，每年固定要做的有薪级工资、还有退休人员增加基本养老金、正常退休人员、转正定职、岗位变动、辞职人员、死亡人员核减工资等等。由于学校属于完全中学，高初中在职教师有173名，离退休教职工达到123名，没有特殊情况发生，每年的工资变动审核存档表就达到差不多400张，如果没有及时的整理分放到每个人的档案盒中的话，工作量就会以几倍的速度增长。所以，及时做好整理工作非常重要。

5.做好人事档案收集与整理工作的意义

当今社会和经济的发展离不开人才的竞争，我们正处于社会的全面变革时期，管好单位人才至关重要，在新形势下人事档案是管好人才的切入点，人才档案材料的收集与整理是人事档案管理工作的前提和基础，单位档案管理部门也应该适应这些新变化和发展的基础上及时收集、整理单位员工的人事档案。这不仅仅能够及时准确地为单位提供有价值的员工信息，在拓宽人事档案领域能强化服务效能，在发挥档案管理工作方面也具有深远的意义。

参考文獻：

[1] 浅谈做好人事档案收集与整理工作的意义.张勇.《办公室业务》2013年09期

[2] 人事档案材料归档范围

[3] 干部人事档案材料的收集与整理陈理友的博客转发文章