浅析如何使用主控文档提高协同办公效率

白玉英

摘 要 在工作中经常会遇到几个人一起合作完成某个文档，而且文档需要多次修改才能最终完稿的情况，拆分文档、合并文档会比较麻烦，尤其是需要多次修改的时候就更让人头疼了。本文主要介绍如何使用Word中的主控文档功能，轻松实现文档的拆分、合并、修订等。

关键词 Word 主控文档 子文档 协同办公

在日常工作中我们经常会遇到多人合作编写一篇文档的情况，这时可以将文档拆分为若干个独立的子文档，然后由不同的作者各自完成一部分文档的编写工作。编写完成后，再将这些独立的文档合并成一个完整的文档，这种情况下，除了新建文档，然后将主文档各个部分复制、粘贴到新建的文档中之外，有没有简单一点的方法呢？

Word 2010中，大纲视图下的主控文档功能可以轻松的实现文档的拆分、合并，正好可以解决这个难题。

我们先来认识一下主控文档和子文档。

1主控文档和子文档

主控文档是子文档的一个“容器”。每一个子文档都是独立存在于磁盘中的文档，它们可以在主控文档中打开，受主控文档控制；也可以单独打开。

主控文档可以包含几个独立的子文档。在实际应用中可以用主控文档控制整篇文章或整本书，而把书的各个章节作为主控文档的子文档。这样，在主控文档中，可以将所有的子文档作为一个整体，对其进行查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录等操作。而对于每一个子文档，我们又可以对其进行独立的操作。

2文档的分割

使用主控文档我们可以轻松地将一个文档分割成几个独立的子文档。

在分割之前，对文档要有一个规划，文档要分成几个子文档，每个子文档的标题或者目录是什么，还需要将标题或者目录设置成“标题”的样式。

比如某公司要做年度企业总结报告，报告中包括财务情况、公司业绩、人员管理、安全制度、总结等内容，这些内容要分给不同的部门、不同的人员来编写，就可以将这五部分分割成五个文档。

在文档中输入这几部分的内容后，每一部分内容作为一个段落，然后将这五部分设置成五个标题，也即将其设置成“标题1”的样式。然后就可以在“视图”中的视图选项卡中选择“大纲视图”按钮，切换到大纲视图。

在打开的“大纲”选项卡中，单击“主控文档”选项组中的“显示文档”按钮将“主控文档”选项组展开。在标题左侧可以看到分组符号，选中需要拆分到子文档中的标题和文本，单击“主控文档”选项组中的“创建”按钮，就可以将所选内容创建为一个独立的子文档。创建完成后，系统会将该部分用虚线框标出。

用同样的方法在主文档中创建其他子文档，这样就可以将主文檔拆分成几个独立的部分。

把文档保存到一个单独的文件夹后退出。保存时Word会同时在该文件夹中创建企业总结报告、财务情况、公司业绩等6个文档，其中企业总结报告为主文档，其他5个文档为主文档拆分的5个子文档。5个子文档以设置了标题1样式的标题文字做为拆分点，并默认以首行标题作为子文档名称。

这里要注意的是：在保存主文档后子文档就不能再改名、移动了，否则主文档会因找不到子文档而无法显示。

拆分完成以后，就可以将文件夹中的6个子文档按分工发给不同的人员分别进行编辑。

3文档的汇总

等大家编辑好各自的文档发回后，再把这些文档复制粘贴到原来的文件夹下，覆盖同名文件，即可完成汇总。

打开主文档，会看到文档中只有几行子文档的地址链接。这些链接分别指向了文件夹中的5个子文档。切换到大纲视图，在“大纲”选项卡中单击“展开子文档”就能显示各子文档内容。

现在的主文档已经是编辑汇总好的总结报告了，可以直接在文档中进行修改、批注，修改的内容、修订记录和批注都会同时保存到对应子文档中。

主文档修改完成后先保存一下，再把文件夹下的子文档重新发回给对应的人，大家就可以按修订、批注内容进行修改完善了。重复此步骤直到总结报告最终完成。

4转成普通文档

总结报告完成后要交给领导审阅，而主文档打开时不会自动显示内容，且必须附上所有子文档等，要交给领导一个完整版的总结报告，因此，我们还需要把编辑好的主文档转成一个普通文档再上交。

选中这些子文档，单击“主控文档”选项组中的“取消链接”按钮，这时，划分各个子文档的虚线框就会消失，各个子文档又重新合并到了主控文档中。

最后将文档另存即可得到合并后的一般文档。在此最好不要直接保存，毕竟原来的主文档以后再编辑可能还用得到。

事实上，在Word中单击“插入”选项卡的“对象”选择“文件中的文字”也可以快速合并多人分写的文档，操作还要简单得多。我们之所以要使用主控文档，主要在于主文档中进行的格式设置、修改、修订等等内容都能自动同步到对应子文档中，这一点在需要重复修改、拆分、合并时特别重要。

在此，我们了解了主控文档和子文档的关系，知道了如何使用主控文档快速拆分文档、汇总文档，以及如何将主控文档转成普通文档。希望大家在编辑大型文档的时候能充分利用主控文档，提高协作效率。

参考文献

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