浅谈完善会计信息化档案管理的措施

郝丽艳

摘 要 加强会计档案管理信息化是单位会计电算化改革和发展的客观需要，是时代发展的必然，是会计档案管理发展方向。本文结合自己的工作实践论述了改善做好信息化下的会计档案管理的措施。

关键词 财务档案 电算化 档案管理 信息化

所谓会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策，加强财务管理。加强会计档案管理信息化是单位会计电算化改革和发展的客观需要，是时代发展的必然，是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是单位财会工作向高水平发展的重要前提。如何改善并做好信息化下的会计档案管理呢？

1完善信息化下会计档案管理各项制度

1.1建立信息化会计档案的归档制度

首先应确定归档范围。电算会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同、开发设计说明书，以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

1.2建立信息化会计档案的保管制度

根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

1.3建立严格的借用手续制度

要建立严格的电算化会计档案借阅手续制度和使用权限制度，电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务（档案）室，财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。做好会计凭证等档案的整理。

2加强财务档案管理的基础设施建设

由于某些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限：没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的会计电算化档案保护措施：没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，没有实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。所以加强基础设施的建设就显得尤为重要了，建议有条件的单位选择能够自带档案备份程序的账务管理系统，如果没有条件的情况下建议选择质量优良的磁盘或存储盘。

3做好信息化会计档案的管理与保存

会计信息化后，包括纸质和其他形式的档案的管理应有专门的保管方式，建立专门的档案存放科室。要实行分级管理，管理人员各司其职，对不同岗位赋予不同的权限，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。

单位还需要建立内置系统级的安全策略。给计算机设置入网访问控制，访问是需要验证用户账号和口令，另外设置防护关口，譬如防火墙。对信息查看者做查看记录，定期检查存储介质的情况和防护软件的效果。对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能，最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施，即使数据丢失，没有特定软件解密仍不能读取数据，保证其不会泄密。对一些内部重要财务信息要与互联网断开，只接入财务系统内部局域网，这样可以有效防止信息泄露。

4提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

会计系統是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。单位应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，推动单位电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

同时，要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用社会上的计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。

我国会计电算化事业的蓬勃发展，会计业务的执行主体也相应地发生了改变，现代化会计档案管理工作也随之发生变化。计算机网络信息技术的快速发生推动着单位会计工作逐步走向信息化，单位财务人员也从传统的手工记账纸质凭证中解放出来，转而实现了会计档案管理的电子化、数字化。同时也要注意防范风险，重视信息化的安全，才能使计算机技术在单位信息化档案管理中发挥越来越多的作用，才能确保单位安全、稳定地发展。

参考文献

[1] 孙瑾.会计信息化档案管理中的策略[J].人力资源管理，2015（04）：269.

[2] 张雪珍.我国单位会计信息化问题及对策研究[J].财会通讯，2016（13）：148-149.