中小学档案管理信息化建设初探

崔红娟

摘 要 中小学学校正常运作离不开完善的档案管理工作，档案管理工作与中小学各项工作的正常开展都有着密不可分的联系，同时也是领导进行一些决策的依据，因此，保障档案管理的质量尤为关键。在现实中，很多中小学发展都很良好，但是档案管理工作都或多或少的存在隐患，校领导对其重视度不够，而且相应的资料管理体系也不健全，致使档案信息没有足够的准确性和真实性。因此，学校必须加强档案管理信息化建设，以保障学校的各项工作正常运行。本文主要对中小学档案管理信息化建设进行分析，并提出了一些建议。

关键词 中小学 档案管理 信息化建设

0引言

我国的信息技术在高速发展，为了顺应大时代的潮流，许多中小学都使用了信息技术进行档案管理，且作用良好。档案管理工作有很都内容都与学校各项工作的开展有着紧密的联系，如果档案的质量有问题，就会对学习的正常运作造成影响。对档案进行信息化管理可以较好的储存各种档案信息，使档案的真实性和准确性得到保障，并降低各种风险因素的影响。因此，各学校必须意识到档案管理的重要性，加强档案管理信息化建设工作。

1对档案管理进行信息化建设的意义所在

完善的档案管理信息化建设是中小学良好发展的重要前提，也是学校各项工作能够顺利开展的重要保障，因此，加强档案管理信息化建设的意义重大。随着信息技术的不管发展，传统的档案管理方法已经无法适应现在开展各项工作的需求了，学校领导必须意识到档案管理信息化建设的重要性，紧跟时代发展的脚步，这样才能促进学校得到良好的发展。

学校的档案管理与教学管理之间的联系紧密，可以有效带动学校教育工作的发展，促进学校规范运作，促进各种资源的合理配置和运用，提高相应自愿的利用率。在档案管理信息化建设的影响下，学校可以通过档案资料中的相应数据了解到学校自身的发展情况，并及时作出调整，给学校的正常运作提供保障。同时，档案管理信息化建设可以有效降低人为因素对学校各项工作规范性的影响，为学校做出各项经济行为提供决策，保障学校的运作效益。档案管理信息化建设可以促进各环节的改进，对提高学校的管理能力和办学水平都有一定帮助。同时， 档案资料中蕴含的教育信息之丰富，教师从中发掘有效的信息，可以帮助教师完善教学内容；档案管理信息化建设还可以帮助学校领导更好地了解学生的各种信息，实现对学生的动态管理。

2对中小学档案管理进行信息化建设的措施

中小学在进行档案管理信息化建设时，校领导要对本校的实际情况进行充足的分析，合理运用各类资源，使信息技术的作用得到充分发挥，保证档案管理的规范程度以及档案信息的准确性和真实性，这样才能保持学校正常、良好的运作。以下，是本文提出的对中小学档案管理进行信息化建设的方法措施：

2.1对档案管理信息化体系进行完善

由于档案管理信息化建设的重要性，校领导更要重视学校的档案管理工作，并从各方面促进档案管理信息化建设工作的正常进行，这样才能取得良好的成效。管理人员必须要对学校的实际情况进行充足合理的分析，制定出各种标准，完善档案信息化管理的体系，并细化相应的管理条例，比如以下几条：

（1）管理人员要根据信息化建设的需求配备相应的设备，并配置专业的技术人员，对档案管理环境进行优化；

（2）管理人員应要求工作人员及时将各类资料进行合理分类，并对档案信息进行电子档化；

（3）工作人员要随着档案信息的变动，及时的做出更新，这样才能使相应数据的时效性得到保障。

2.2对档案管理信息化建设进行优化

在档案管理信息化建设的进程中，必须要由各方面的资源共同作用才能完成，包括人力资源、物力资源和财力资源等。因此，学校必须要选择专业性强的人才担任档案信息化管理人员。在选择资料管理工作人员时，应该选择具备计算机技能、良好的职业素质和具有较强责任心的人员来进行档案信息化管理工作，这样才能使档案管理各个工作环节的正常进行得到保障。学校要加强对这方面人才的培养，建立完善的档案信息数据库，及时对资料、数据进行储存和更新，充分发挥信息技术的作用，才能使档案管理信息化建设收获良好的成效。

2.3加强对档案管理信息化的监管

如果管理人员在档案管理信息化建设中依旧采用传统的管理方式来进行操作，就无法维持档案管理的规范化，因此，加强对档案管理信息化的监管意义重大。管理人员必须具备良好的档案管理意识，正确认识档案管理工作在学校发展中的地位；管理人员必须明确对档案进行信息化管理的特性，并根据实际情况制定正确完善的管理方案，以适应学校发展的节奏；管理人员必须要求工作人员能够有效运用各项信息技术，合理配置各种资源，让档案管理的规范化和科学化得以实现，能够符合学校运作的需求。此外，学校还要加强对档案信息的开发，多与其他学校之间进行交流，促进档案管理信息化工作的共同进步。

3总结

对档案进行信息化管理，可以有效促进学校各项工作的规范化和各类资源的合理配置，使各种档案资料的真实性和准确性得到保障，以此来更好地维护学校的正常运作和发展。各中小学必须针对本校的实际情况对档案管理信息化建设进行完善，制定出相关的规范条例，从而维持学校的正常运作和不断进步。

参考文献

[1] 杨爽.档案管理信息化建设初探[J].兰台内外，2015（06）：20.

[2] 高永安.中小学档案管理信息化建设初探[J].办公室业务，2016（07）：38.