对新建本科院校二级学院教学档案规范化管理的探讨

胡洪可

摘 要 教学档案管理水平的高低，关系到新建本科院校的教学质量和教学管理水平，也是新建本科院校合格评估的重要依据。新建本科院校转型升级后，二级学院的教学档案对学校规范教学管理、提高教学质量、提升学校竞争的作用不容忽视，但目前部分新建本科院校的二级学院教学档案管理工作还存在着薄弱环节，因此对二级学院教学档案规范化管理进行研究，加强教学档案管理规范化建设，使其在教学工作中起到积极作用。

关键词 二级学院 教学档案 规范化管理

新建本科院校的二级学院教学档案管理工作是学校教学管理工作的组成部分，也是维护学校教学历史真实面貌的一项重要工作，更是提高学院教学质量和效率的必要条件之一。杭州医学院于2016年由原来的浙江医学高等学校升格为本科院校后，为了提升学校教学管理水平，学校对教学档案的管理在原先的基础上也提出了更为严格的要求。二级学院教学档案是高等院校教学档案的基础，它可以全面准确地反映一所高校基层教育教学工作的真实情况。随着学校办学规模不断地扩大，各二级学院的教学档案管理工作显得十分重要。

1高校二级学院教学档案规范化管理的作用和意义

（1）二级学院的教学档案为学校教学档案提供了大量原始资料，这些教学档案也是学院对教师进行教学质量评价的主要参考依据。如学生的期末考试成绩、教学督导的检查材料、教师的听课评价表、课程进度表、教师听课备课资料、教师参与教学研究的课题项目、教师活动的教学成果、师生网上评教结果等，这些教学档案都以作为学院对教师进行教学质量评价的指标条件。

（2）二级学院的教学档案反映了学院二级学院的管理水平和教学质量，为学校评估提供了重要的参考依据。教学档案真实的记述和反映了学院教学管理工作运行的轨迹，是学院重要的信息资源，这先教学档案原始资料最直接的呈现了二级学院的管理水平和教学质量。二级学院的教学档案也是新建本科院校本科评估的基础和依据，这也充分体现了教学档案规范化管理的重要性。加强高等学校二级学院教学档案管理，对于高校可持续发展具有重要的意义。

2高校二级学院教学档案管理的现状及存在问题

2.1对教学档案管理意识薄弱

作为新建本科院校，由于学校处于转型后的快速发展期，学校新专业不断增加，师资队伍不断扩大，学生人数不断增加，学校也主要把精力放在高端人才引进、教学资源建设、学校知名度提升等方面。虽然学校档案馆已经开始建立，但在教学档案的规范化建设方面投入还不足，目前各二级学院的教学档案主要由二级学院教学秘书兼任，教学档案资料由教师提供，但是教师的工作比较繁忙，对教学档案材料的归档意识淡薄，学院领导也比较注重教学工作的顺利开展，对档案工作的重要性认识不足。

2.2教学档案管理制度不健全，管理不规范

目前二级学院档案没有形成规范的体系制度，教学档案管理制度更不健全，也没有专业的人员管理教学档案，在整理档案过程中容易注重形式忽视内涵建设。由于平时资料没能及时搜集、整理装档进行规范化管理，导致每次在迎接评估或检查的关键时期，全院上下相关人员在短时间内突击搜集资料、加班加点，集中装订编成档案，在短时间内追溯相关档案材料难免会出现漏洞。

2.3教学档案管理手段落后，效率低

目前对高校教学管理要求越来越规范，在教学活动中产生的档案也越来越多，但部分高校二级学院没有将信息化技术应用到教学档案管理中，而传统的档案管理模式时常造成教学档案材料重复性收集、工作效率低、信息检索慢，这在很大程度上影响了教学档案管理效率，已经不能适应现代化的需求，也给档案人员的管理、教师对教学资料的查询和教育部门的评估带来诸多不便，影响了教学信息资源的充分利用。

3对新建本科院校二级学院教学管理的建议

3.1加强档案管理意识，健全教学档案管理制度

由于当前档案管理人员和教师都对教学档案管理缺乏足够的重视，因此学校要加强教学档案管理的宣传，二级学院的领导更是要高度重视教学档案的管理工作，加强对教学档案重要作用以及对教学档案规范化管理工作的宣传。同时要健全档案管理制度，提高教学档案管理质量，特别是作为新建本科院校教学档案管理工作的直接实施者的二级学院，可以二级学院专业特点制定教学档案管理的各项规章制度，从而提高二级学院教学档案的质量。

3.2教学档案分级管理，责任层层落实

新建本科高校的二级管理模式的核心内容是学校将各类管理工作重心下移，明确校院权责，实行分级管理，二级学院在学校主导下，在管理工作中充分发挥着积极性和主动性。因此可以根据二级学院的实际情况实行教学档案分级管理，教学秘书负责学院教学档案资料的收集、整理、归档，教研室主任负责本教研室的教学档案资料的管理，教师个人负责对自身教学业务档案的收集和管理。这样将教学档案进行分级管理，责任层层落实，既减少了原始档案的丢失，同时也加大了教职工的教学档案管理意识。

3.3运用信息化手段管理，提高工作效率

随着电子信息技术的发展，高校的教学档案管理也应跟上时代發展的脚步，传统的教学档案管理方式不能满足当前教学管理的需要，教学档案信息化管理成为高校教学档案管理工作的主要趋势。新建本科院校的二级学院更应该引进先进的信息技术，在教学档案工作中运用信息化手段，创新教学档案管理模式，实现高效快速的档案管理，才能实现教学档案的价值和目的，更好地为教师和学生提高资源共享服务。

参考文献

[1] 黄琳.新建本科院校二级学院教学档案管理的误区及建议[J].人力资源开发，2012（16）：175-176.

[2] 胡晓静.高校二级学院教学档案管理建设探讨[J].科技教育创新，2015（5）：106-107.