毕业论文的高效编辑方法

于风义

摘要：本文就毕业论文如何达到书写规范的要求，给出了一种高效的编辑方法，主要包括：页面设置、分节、样式设置、查看文档层次结构、插入页眉和页脚、插入目录等内容。熟练地运用此方法，可为学生编辑长文档节约大量的时间和精力。

关键词：毕业论文；样式设置；编辑方法

一、引言

每年在审核学生毕业论文的时候，导师经常会花费大量的时间和精力帮助学生修改论文的格式，本来由学生自己完成的工作，却由导师代劳，这种本末倒置的现象非常普遍。原因是学生用WORD或WPS编辑长文档的基本技能不够，缺乏正确的使用方法。本文针对这个问题，根据笔者所掌握的方法和积累的经验，就毕业论文的编辑做一个简单的介绍。

二、毕业论文的编辑

本文主要针对毕业论文核心部分（从正文到参考文献）的编辑进行讲解，使用的软件为WPS2016。

1.页面设置

在【页面布局】菜单中点击【页边距】中【自定义页边距】选项，在页面设置中要设置纸张大小、页边距、页眉和页脚边距。毕业论文采用统一的页边距。

2.对文章有不同样式要求的部分进行分节

分節而不是分页，分节是为了对不同的节单独进行编辑，这样各节之间不会相互影响，可达到分页的目的。

（1）将光标放在要分节的文字前面，打开【插入】菜单的【分隔符】，点击【下一页分节符】选项。

（2）将整篇文档分节为：封面，扉页；任务书，摘要，目录；正文，致谢，参考文献；表格等。

3.样式设置

样式是格式的集合，为不同格式要求的部分设置不同的样式。

（1）打开【开始】菜单的【样式和格式】对话框。

（2）在对话框下面的【显示】栏中，选中【有效样式】。有效样式是指当前文中正在使用的样式。

（3）创建样式，如标题1，标题2，标题3，摘要，正文，页眉，页脚，参考文献等。若【有效样式】中有相近的样式，应以该默认样式作为当前样式，若无相近的样式时，应在【显示】/【所有样式】中选择一个相近的样式，然后再回到【有效样式】。不需要的样式可以删除，以保持【有效样式】栏的清晰。

（4）将文中有相同样式要求的部分归类。将光标放在该文字的前面，然后点击【有效样式】栏中的相应样式。全文从上到下做好后，文章就具有不同样式和层次结构了。

（5）修改以上样式为规范规定的样式。选【样式和格式】对话框中相应样式下拉菜单中【修改】项，打开【修改样式】对话框，在【格式】选项中修改相应的格式，包括字体、段落、编号等，同时要注意段落当中的【大纲级别】选项、编号的设置问题等。

4.查看和修改文章的层次结构

打开【视图】中的【大纲】视图，从中可以查看标题级别的层次结构，点击某一标题即可在文中迅速定位。如有标题错误，一目了然，可以及时进行修改。

5.为不同的节添加不同的页眉和页脚

（1）在【插入】菜单下，点击【页眉和页脚】项。

（2）从第一节开始，先添加页眉，若有页眉的要求，其样式应点击在样式设置中已设置好的样式，若无，点击工具条上的【显示后一项】，要注意“与上一节相同”的提示，若相同，则继续点击【显示后一项】，若不同，点击【显示前一项】，去除“与上一节相同”的提示，则开始新一节的页眉设置。

（3）直到最后一节，文章的全部页眉就设置好了。页脚的设置和页眉相似，也可以在当前节设置页眉后，直接点击【页眉页脚切换】项，这里不再赘述，注意页码一定要用插入的方式，而不能手动输入。

另外，页眉和页脚也可以在有要求的节中直接设置，但要注意去除在本节设置时页眉和页脚框右上方显示的“与上一节相同”。点击【显示后一项】，有相同的显示，一并去除，否则上一节虽然与本节不同，下一节却有相同的页眉和页脚。毕业论文的正文部分就是用此方法插入页眉和页脚的。

6.插入目录

以上全部编辑好后在相应的位置就可以插入目录了。在【引用】菜单下，点击【插入目录】项，设置好后点击【确定】，如果目录有变动，点击【更新目录】选择相关选项或在原目录中点击右键选【更新域】中的一项。

7.修改文中的常见错误

文章中经常会出现标点符号的误用及多余的字符和标记，比如，中英文标点的互用错误、不知名的标记等，都对版面的质量有很大的影响。修改这些错误和去除不该有的字符和标记，一般用替换的方式最快捷。在【开始】菜单下点击【替换】项，在【定位】选项中可以选择替换的范围，一般选“节”。在删除文档中的标记时，为使隐藏的标记显现出来，按下常用工具栏中的【显示/隐藏段落标记】按钮，便可一览无遗。替换时，“查找内容”处应在【特殊字符】里选择替换的内容，“替换为”处为空白，关闭【显示/隐藏段落标记】，版面就比较干净漂亮了。

三、结语

我们学习、研究的主要目的就是寻求解决问题的最好方法，文档的编辑也是如此。本文方法为任何长文档编辑的通用方法，方便学生高效地完成毕业论文的编辑。