服务企业发展精化档案利用

2017-07-21吴超

中国高新技术企业 2017年12期

关键词：精化编研精细化

吴超

（国网湖南省电力公司澧县供电分公司，湖南常德 415500）

服务企业发展精化档案利用

吴超

（国网湖南省电力公司澧县供电分公司，湖南常德 415500）

新形式历史条件下，将档案利用服务工作做好，已不再是经济发展需要之一，更多体现在现代企业自身经营管理加强及经济效益创造方面，另外该方面也成为世界服务企业所聚焦新热点、重点。文章对服务企业如何发展精化档案利用进行了讨论，具有一定的参考价值。

服务企业；精化档案；企业发展；企业管理；经营管理

监督考核机制建立应以职责为基础，以数据定量分析为手段，通过绩效进行分配。监督考核机制作为检验档案是否拥有精细化管理成效的重要工具之一。随着社会、经济及科学技术不断发展，时代不断进步，现代企业更需要加强自身管理经营，创造更大经济效益，不被社会所淘汰成为各企业关注重点。在这个过程中规整精细化管理路线，则需要每位档案管理人员尽心研究、努力实践，最终实现世界服务企业的高速发展，精化档案的充分利用。

1 专业管理的目标描述

1.1 丰富收集内容，做好档案的收集工作

收集作为档案工作的起点，亦是整个档案工作得以开展的基础，还是确保档案齐全，提高档案质量的重要环节之一。理应做到：及时立卷，主动收集，更新观念，掌握信息。除要及时接收本单位、部门的档案外，还应重点关注与本企业生存、发展相关的经营、生产、技术改造等档案材料，从而防止档案内容过于单调、档案层次过于单一等弊端。

1.2 不断加强和完善档案编研工作

根据企业需要研究汇编档案文献内容，为使用者提供包括编纂参考资料、编制检索工具等在内的档案信息服务工作。

1.3 建立信息资源联网平台，实现档案信息资源共享

档案的本质是信息，若要实现其作用，必须在社会的大信息网络背景下，这也是实现档案室社会功能的最佳手段。尽快促使档案信息在广泛范围内得以交流，为其价值的实现，创造应有的物质条件。尽快加入扩大公共信息网，更加具有广泛社会性，最大限度地发挥其社会功能。

1.4 认真做好查、借阅档案登记工作

在查、借阅登记时，一定要认真负责，按项目填写清楚，这样便于提供实际有效的线索，并确定是否有必要进行跟踪调查等。

1.5 建立档案跟踪联系制度

查、借阅档案时，只有实践，方能反映出其真实价值，产生一定的社会、经济效益。因此建立用户跟踪联系制度成为了能够及时获取档案利用信息的重要手段之一。档案人员能够主动上门服务，清楚利用档案后，产生的社会、经济效益的具体情况，从而在编研方面更加得心应手。

2 专业管理的主要做法

2.1 电子档案的借阅流程

2.1.1 若借阅人所在部门与其归档部门非同一部门：

图1

2.1.2 若借阅人所在部门与其归档部门是同一部门：

图2

2.1.3 若归档部门为空或归档部门即档案管理部门（多为历史数据导入造成）：

图3

具体操作步骤：借阅申请（档案借阅人员）：（1）档案借阅人员点击“档案利用”—“我的借阅”，点击“档案借阅申请”，打开“借阅单”界面；（2）在“借阅单”界面搜索档案界面；（3）档案借阅人员档案条目的尾部点击“借阅”。待借阅档案全部选定后，点击“待借阅列表”，回到“借阅单”界面；（4）依次填写证件名称、证件号码、借阅方式、申请权限、借阅期限等。将表单“本部门领导审核”给XX人审核，点击“提交审核”。下面进入领导审核流程。

2.2 实物档案的借阅流程

借阅申请（档案借阅人员）：（1）档案借阅人员部门领导在“借阅流程待办任务”中审核办理借阅表单（注意：“档案管理部门审核”应落实到具体个人）。如果档案借阅人员部门领导审核不同意，借阅表单移交给档案借阅人员；如果档案借阅人员部门领导审核通过，借阅表单移交给档案管理部门审核人员，从而进入下一流程；（2）档案管理部门审核人员点击“工作助理”—“工作提示”，在“借阅流程待办任务”中审核办理借阅表单；（3）档案借阅人员在协同办公档案管理系统搜索界面搜索目标档案（可用普通搜索、高级搜索两种方法），并在档案条目的尾部点击“借阅”；（4）档案借阅人员在“借阅单”界面依次填写：证件名称、证件号码、联系方式、借阅方式、申请权限、借阅期限、利用目的、事由。全部填写完成后，在“借阅审批”栏中将表单“本部门领导审核”给XX人（注意：审核人员不能是全局角色，而应该落实到具体个人），点击“提交审核”。至此，由档案借阅人员操作的档案借阅申请工作完成。

3 评估与改进

为实现档案工作管理的精细化，企业大多通过建立较为公正科学的监督考核机制完成对档案工作的评价。因为企业目前实行的考核管理属于粗放式管理，大部分以定性为主，绩效量化达不到一般水平，上述弊端给档案收集、利用等环节带来消极影响，甚至使得许多有用的档案资源面临流失的下场，严重偏离了档案精细化管理的路线。监督考核机制的建立应当以职责为基础，以数据定量分析为手段，通过绩效进行分配。监督考核机制作为检验档案是否拥有精细化管理成效的重要工具存在，其优点毋庸置疑，但也有需要改进的地方，譬如在“落实”、“可操作性”以及“实时性”等方面仍存在较多弊端，需要每一个档案工作者尽心研究，努力实践，最终实现世界服务企业的高速发展，精华档案的充分利用。

具体改进措施方面：（1）定期针对档案工作召开专题会议，将档案管理工作进行合理部署；（2）对相关人员的档案管理意识进行强化，包括公司领导、各部门人员和档案管理人员，充分认识到此工作的重要性；（3）健全档案管理制度。以档案法为依据将管理人员的职责、管理权限等规范化、具体化；（4）加强档案员的培训力度。提高其档案管理业务专业化程度，增强对档案管理流程的能力，充分提高工作效率。同时对相关人员的档案管理意识进行强化，包括公司领导、各部门人员和档案管理人员，充分认识到此工作的重要性；（5）加大档案设施的资金投入力度，最大化地满足档案管理工作的需求，以便对档案进行保存、调阅等；（6）加强档案的编研工作，满足企业持续发展。档案编研的工作可以说是档案信息深层次的开发。企业档案管理部门需要积极从事档案信息编研的工作，只有这样才可以为企业提供便捷以及全面的档案利用服务。在此过程当中，一方面需要围绕企业经营管理的中心工作来进行档案编研。档案编研材料在选题的过程当中需要围绕并且体现企业中心工作以及最为核心的业务活动，避免脱离业务工作选题，从而影响到档案管理编研成果的实用性以及针对性。在档案编研工作安排的时候，需要同企业的主营业务相适应以及相协调，了解企业精化档案管理需求发展的趋向，从而针对性地进行档案编研的相关工作，让档案工作前移关口、延伸触角，做到企业发展到哪里，档案管理和档案服务就延伸到哪里。另一方面是要处理好档案利用以及档案保密工作的关系，在此基础上不断改进编研材料利用的价值。工作人员既需要编研好档案，利用好档案资源，也需要保护企业商业秘密，避免因为保密而将档案封存无法有效利用，也不能因为应用档案信息而出现失密问题以及泄密问题。

4 典型案例

在此通过案例分析展示精化档案利用对于企业的重要意义。

我公司法律事务专责宋XX在2014年收到法院触电人身损害赔偿责任纠纷的案件通知，案件的起因是受害人汤XX2014年下午在叶XX家中做油漆工，在工作时将搭架梯子搬到3楼后，返回至2楼将天沟门打开准备在外休息，因被告叶XX在事前未通知汤XX2楼天沟上方有高压线，且无防护、警示标示，汤XX刚出门便被高压电击倒，其后在送往医院抢救途中死亡，将我公司告上法庭，向其索赔各项损失392773元。

公司生产副总经理谭XX提出，借出线路的相关档案，对案件进行具体部署。专责宋XX在办理相关手续后借出档案，对照档案分析出：（1）线路于1979年架设，杆塔线路路径图中显示，架设该线路时，叶XX的房屋还没有建设，因此叶XX的房屋建造时间在后，该房屋的建造违反了高压线适当距离不得修建房屋的法律规定，且2012年供电部门已经对叶XX进行了告知并签订了协议，叶XX把阳台的门封死，受害人从阳台门出去受电击死亡与我公司无关联，此危险由被告叶XX造成；（2）在档案中，线路杆塔平断面图显示，该线路对地距离是安全距离，且叶XX房屋所有权及土地使用证中规划的房屋高度为二层，但该房屋的现状高度为三层，高压线设施位于房屋二楼平台上方，与房屋主体结构房顶垂直距离均约1.5米左右。

有了档案中明确的高压对地距离及架设年限这一确凿的铁证，经过2015年和2015年公开庭审，法院调解，出具了民事调解书，2016年我公司处于人道主义精神赔偿受害者家属8000元，叶XX负主要责任，赔偿受害者130000元。一场案件纠纷，经过一审、二审以及家属闹事，政府、信访局的各种调解，若非有档案这么有力的铁证，心中有了这块定心石，哪能这么理直气壮地去辩解、去争论、去维护自己应有的权利。