浅议文书档案管理中的创新

张立秋

【摘要】文书档案管理是一项非常重要的工作，它是对以往工作状态和工作内容的整合与利用，对单位的发展有很大的意义。对于报社来说，通过对文书档案的管理，报社可以清晰的认识到以往工作中存在的优点与不足，从而找出更完善的工作方法。然而，随着时代的发展，传统的文书档案管理模式已经不适用于当下社会，所以必须要重视文书档案管理的创新。本文深入分析了目前我国报社的文书档案管理中出现的一些问题，并针对这些问题提出了文书档案管理创新的发展方向。

【关键词】文书档案；管理工作；创新策略

前言：无论是机关单位还是各类企业，文书档案都是为记录单位发展历史和工作进程而存在的，文书档案是对本单位过去发展过程忠实记录，对单位未来的发展定位、科学决策、问题处理等方面都有重大的参考意义，对于报社来说也是如此。然而，随着信息化时代的到来，以往的文书档案管理模式已经远远落后于现代社会，其指导意义也大打折扣。

1.目前文书档案管理工作中存在的不足

1.1 文书档案管理体系不完善

完善的管理体系是文书档案管理工作的基础和质量保证，而报社作为一个最需要与时俱进的工作单位，其文书档案管理体系却普遍缺乏制度创新，不适应信息化时代的要求。文书档案编制与管理方面的问题一直处于被忽视的状态，实际工作中，工作人员和管理人员向来认为把文书档案整理归档后档案管理工作就完成了，而很少有人会重视对档案信息的提取和文书档案的使用，报社的文书档案包含了以往的期刊、杂志、报纸以及工作记录等，虽然以往的报纸刊登的消息已经失效，但是所报道文章中还是有很多可以学习的部分，但现在的文书管理体系导致了这些信息被埋没，使文书档案的价值大打折扣。另外，实际档案文书管理工作中，由于文书档案管理体系的不完善，文书档案管理也存在着不规范的现象，日常文書档案管理中经常有漏洞产生，降低了档案管理工作的准确性，妨碍了文书档案发挥其积极作用。

1.2 文书档案工作模式落后

随着社会的快速发展和科学技术的不断进步，文书档案管理面临着新的机遇与挑战，信息化时代的到来更是对文书档案管理工作提出了更高的要求，但目前我国档案文书管理仍然沿用传统的工作模式，极大的妨碍了文书档案管理的工作质量的提升。在如今这个信息爆炸的时代，报社要处理的文书档案的数量迅速增长，而文书档案管理工工作模式却还是传统的手工处理，全部依赖于人力，在计算机技术和网络信息技术发展日益成熟的当今时代，这种方法显然是不合适的，而且由于种种原因，工作人员手工记录和整理文书档案不可避免的会出现错误，尤其是现在需要处理的文书档案越来越多的情况下，这就使文书档案能够发挥的作用大幅度缩减。

1.3 文书档案工作人员专业素质有待提高

众所周知，文书档案管理工作实际上是一件技术性很强的工作，对工作人员的专业能力要求很高，尤其是当前文书档案急剧增多、工作模式亟待改革的情况下，但是，实际上从事文书档案管理工作的人员专业素质普遍不能达到要求。一些单位对文书档案工作并不重视。所以在招聘文书档案工作人员的时候对应聘者的考察也是马马虎虎，这就导致一些文书档案管理人员能力不足，工作效率和工作质量都不高。另外，有些年长一些的文书档案管理人员虽然经验丰富，但是受自己的经验所困，他们普遍存在工作观念落后、工作方法僵化的问题，而且对先进科学技术缺乏必要的了解，有的甚至不能熟练的操作电脑，更不用说利用办公软件和专门的文书档案管理软件对文书档案进行管理了，这就大大降低了文书档案管理的工作效率。

2.文书档案管理创新方向

2.1 管理体系的创新

文书档案管理体系的创新要结合单位发展需要与社会背景，改进或废除原本不合理的规定，根据时代发展要求进行创新，管理体系的创新包括对文书档案管理体系的创新和对工作人员管理体系的创新。对于文书档案管理方面，主要是改变原先传统的纯人力文书档案管理制度，制定相关的电子档案管理制度，为文书档案管理信息化打好基础，并制定完善的审核制度，对整理过的文书档案信息进行不定期的检查，减少管理漏洞的产生。另外，对于工作人员的管理方面，必须要完善档案管理责任制，文书档案管理工作分派给工作人员，则工作人员要对这部分文书档案负责，如果这部分文书档案的管理工作出现了漏洞，负责它的工作人员要承担相应的责任，这种方法可以促进工作人员认真严谨的工作，减少文书管理工作中的漏洞，另外，还要完善工作人员的考评制度，按照工作人员的实际工作业绩对其进行奖励或惩罚，这样可以提高工作人员的工作积极性，进而提高文书档案管理的工作效率。

2.2 工作模式的创新

工作模式创新的基础是档案管理工作人员工作理念的创新，工作人员要紧跟时代发展的进程，从固有的思维中挑出来，根据时代发展的要求创新工作理念，从而实现工作模式的创新。工作人员在进行文书档案管理时，要对以往的经验进行有选择的利用，并结合信息化时代的背景，创新工作模式。由于互联网技术的迅猛发展，报社所得到的信息与前几年相比有了飞速的增长，所以报社的文书档案信息很多，传统的纯人力管理模式已经不能满足实际需求，所以，必须引进计算机系统和互联网技术，从传统的纸质管理模式转变为信息化文书档案管理模式。另外，如今二维码、条形码等信息存储模式已经广泛的应用在日常生活中，我们不妨把它引入到文书档案管理工作中，这种方法不仅能提高信息的安全性，还能使信息应用更方便。另外，文书档案管理最好建立一个完善的计算机管理系统，对文书档案进行系统的保存、整理和分析，而且用这种方式文书档案信息不易丢失。

2.3 工作人员培养制度的创新

文书档案管理人员作为文书档案管理工作的实际执行者，其专业素质对文书档案管理工作的质量影响很大，所以，必须要对工作人员的培养制度进行创新，提高他们的专业素质。在招聘文书档案管理人员时要重视对应聘者综合能力和文书档案管理能力，如办公软件和文书管理软件的使用能力、计算机和网络技术的应用能力以及信息整理和提取的能力等，在工作人员的工作中，要对他们进行定期的培训，使他们能掌握先进的技术和最新的知识，加强他们的专业技能，力求让工作人员与时俱进，能良好的适应社会环境的变化及文书档案管理模式的变化。另外，要引进一些年轻的创新能力强的文书档案管理人才，带动整个文书档案管理系统的创新意识，使文书档案管理工作做到与时俱进。

3.结语

综上所述，信息化时代的背景下，文书档案管理工作要实现管理体系、工作模式和人才管理体制等方面的创新，使文书档案管理工作的工作水平和工作质量能充分满足当下社会中报社发展的要求。另外，社会是不断发展的，报社也是一个需要与时俱进的工作单位，所以，报社的文书档案管理工作要紧跟时代发展的脚步，根据时代的要求调整工作模式，工作人员和管理人员都要与时俱进，提高自己的专业能力和综合素质，提高档案管理工作的效率。

参考文献：

[1]韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2010：（4）：2～3.

[2]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010，23（4）：3～4.