新形势下城建电子档案的管理

李冰

随着计算机、网络技术的迅速普及和发展，城建档案信息资源的存储和利用方式也在悄然发生变化。在这种新的形势下，如何管理城建电子档案并使之成为一笔永久的财富，是摆在我们各级城建档案管理部门及档案工作者面前的又一重大课题。

城建电子档案是指在城市规划、建设管理中形成的具有保存价值的电子档案。它有别于一般形式下的电子档案，包括图像文件（由图纸扫描等方式生成的二维点阵图文件）、数据文件（各种管理数据、文本文件即用字处理形成的文字、表格等）、计算机程序（各种计算机系统软件、支撑软件、应用软件）、配套纸质文件（相关说明、鉴定书、测试报告、签署更改等），以及与其相关的支持软件产品和软硬件说明书等。

一、城建电子档案管理工作存在的问题

1.城建电子档案的原始性受到质疑。原始性是档案的基本属性。传统的纸质档案与其所依附的纸质载体是不可分离的，所以在纸质档案归档时我们特别强调原件。“原件”的基本要素应包括特定的文字、图表等信息内容及有法定效用的印章等，若上述中的任何一项发生变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。对于电子档案而言，由于信息与载体的相分离性，信息的物理结构与逻辑结构之间存在着差异性、可变性、相对独立性及易删改性，并且可随意复制，而信息形态无任何变化，这决定了电子文件不再存在“原件”的概念，从而也决定了电子文件不再有信息形式的原始性。可见，对城建电子档案信息内容的原始性进行维护和确认，给城建档案管理人员带来了极大的困难。

2.对城建电子档案的归档缺少统一的规范和标准。在我国，纸质等载体档案有近千年的历史，对其有一套较为完整的管理标准，这些标准在电子文件归档管理的过程中不可能完全适用。电子档案的管理是一项极其复杂的技术工程，它的出现才几十年，并没有这方面长期的实践经验，人们对它的特殊性、发展趋势及内在规律，还没有做到真正了解，认识也不统一，虽然各省、市城建档案管理机构都先后制定出台了一系列实施规定与操作办法。但是，由于发展水平与研究进程的差异，加之缺乏沟通，各地的标准往往不一致，难以彼此通用，造成了大量重复性劳动。即便在国家标准与地方法规之间，也有不尽统一的地方。所以，要制定城建电子档案的管理标准难度很大。

3.城建电子档案的保管形式受到冲击。电子档案的保管要比纸质档案的保管复杂得多。不能只简单地以接收磁盘或光盤保管，这些特殊载体要依附于一定的软硬件平台系统环境，才能发挥其实际意义的。由于数字信息时代发展迅速，计算机型号以及相应的操作系统和应用软件更新换代非常快。随着版本的不断升级，前后代产品的兼容性方面就要出现一些差异，这与城建电子档案不允许有丝毫的损伤和改动形成了矛盾。

4.现有人员结构、知识结构不合理，适应不了新时期城建电子档案管理工作。目前，城建档案工作者绝大多数是新时期的“信息盲”，并不具备信息的形成、存储、保管、传输等技术方面的知识和技能，造成城建电子档案管理滞后于技术的发展，难以适应其岗位职责的需要。

二、城建电子档案管理工作的解决途径

1.运用新技术，确保城建电子档案内容的原始性。一是用加密、签署技术保证归档前电子文件信息的原始性；二是运用消息认证技术验证从网上接收的电子档案数据的准确性和可行性。由于网络技术的飞速发展，城建电子文件在网上归档和提供利用成为可能，而电子文件在存储和传输过程是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过？消息认证技术可以消除这个疑虑；三是采用防写技术，确保城建电子档案的原始性、真实性。由于电子文件的特性，其没有正副本、原件的说法，则可以采用CD-R加背书方式制作归档原件。归档人可将归档的电子文件刻录成光盘，交接双方可在光盘背面签字，签字后档案内容不可更改，这就是CD-R+背书，光盘一式两份保存。

2.城建电子档案与纸质档案应长期并存，进行综合管理。应充分认清电子档案与纸质档案各自的特点，既要坚持档案管理的基本原则，又不能将纸质的管理理论、方法原封不动地套搬于电子档案。面对大量已经归档的城建档案，不能盲目地将纸质档案全部制成电子副本，造成不必要的浪费，应该加快对库存档案的鉴定，筛选出其中有永久保存价值，经常利用的档案数字化，制成电子档案。纸质档案便于长期永久保存，而利用较不方便；电子档案便于利用，又难于永久保存。鉴于这种局面，两种载体档案会长期并存。在有条件的部门，可采用计算机辅助设计与缩微组合系统，将电子文件同时输出在缩微胶片和终端上；或将计算机输出的图纸与设计文件缩微品存档保管。这样做既可以方便利用，又保证了档案的长期保存。两种载体档案并存，多种技术互相取长补短，形成新形势下档案管理工作新特点。

3.将城建电子档案存放在专用库房中保管。由于城建电子档案保存的特殊性，所以要对库房内的温度进行严格控制，并且要配置除尘、防火、防高强磁场和电场的设施。对馆藏电子档案定期转存到新型的存储介质上，以防止由于计算机驱动器的更新而使原始的电子档案无法读取。另外，要对电子档案备份双份、统一编号、分处保管，以防止因管理不善人为造成损失。

4.培养专业人才，优化人员结构。人、技术、组织管理是信息化生产力的三大要素，其中人是最活跃、最关键的因素。城建电子档案管理的好坏，最终要落实到城建档案工作者的知识结构和综合素质上。因此，城建电子档案管理人员既要有档案学概论、档案管理学、档案保护学、建设工程等方面的知识，又要加强自然科学基础学科、微电子技术、电子计算机技术、计算机软件技术、现代通讯及计算机网络技术、办公自动化及CAD等信息技术和法律知识的学习，不断提高对城建声像档案的管理水平，以适应城建工作的发展。

参考文献：

[1]吕筱芬.电子档案原始性、完整性、真实性的保障体系.中国档案，2002.4

[2]何玲.电子档案原始性的认定.四川大学信息与管理系，2004.1