浅议事业单位文件管理的现代化和电子化

李卿

摘 要：文件管理是每个单位日常工作的重点内容，管理必须达到相关标准，才能视为其文件管理工作合乎要求。随着我国社会不断进步，文件管理电子化、现代化成为一种趋势，也是我国针对文件管理工作提出的基本要求。在此要求下，单位的文件管理越规范和系统，更便于针对相关文件进行查询和使用。同时，现代化、电子化文件管理要求也更符合节约性社会构建标准。基于此背景，针对单位文件管理的现代化和电子化展开研究，从文件管理相关概念入手，发现大部分事業单位在文件管理过程中存在的主要问题，并针对这些问题提出合理化建议。最终改善事业单位文件管理工作现状，让事业单位文件管理更满足相关要求，让其工作发挥出更大的效用。

关键词：文件管理；管理标准；事业单位

1 相关概念综述

1、文件管理

文件是承载信息的重要形式，文件可以是某种业务凭证、可以是某种信息资源，这些文件对于事业单位具有重要的意义，而文件管理就是针对文件的一系列管理活动。对于事业单位而言，文件管理是一项专项工作，主要包含对文件的撰写、发布、整理、归档等相关工作。文件管理看似简单，实则十分繁杂，文件管理工作对于事业单位整体工作有着十分重要的影响。

2、文件管理现代化、电子化要求

随着社会的发展，针对事业单位文件管理工作提出了新的要求，现代化和电子化就是21世纪针对事业单位文件管理的基本性要求。现代化要求寓意着事业单位文件管理工作顺应事业单位的现代化发展，为事业单位提供高效、便捷的文件查询服务。而电子化要求则是让文件管理彻底无纸化，利用电脑和互联网对文件进行电子保存，不仅可以方便查阅相关文件，促进文件管理工作更高效的运行；同时文件管理无纸化也更符合现代化资源节约社会构建。现代化、电子化的文件管理可以有效降低事业单位在文件管理方面成本，让文件管理工作变得简单、轻松，更有利于文件的长期保存。以现代化和电子化为标准，可以评价事业单位文件管理工作是否达到标准，是否满足当今时代要求。

2 事业单位文件管理中存在的主要问题

1、文件管理意识不足

事业单位文件管理是一项系统性工作，是一项严格要求的工作，但事业单位文件管理的相关工作人员并没有意识到工作的重要性，忽视了文件管理工作的标准和要求。早在2009年，国务院等相关部门就颁布了《电子文件管理暂行办法》，以此要求文件管理工作标准化，该《办法》已经执行五年有余，但目前个别事业单位文件管理人员由于相关意识不足，没有认识到文件管理工作的重要性，造成对此标准仍不了解，导致在日常工作中忽视文件管理的标准化。因此，文件管理意识不足是事业单位文件管理工作中存在的主要问题。

2、文件查阅效率低下

文件管理最基本要求就是便于查询，但从目前情况来看，事业单位在文件管理查询方面存在诸多缺陷，造成查询效率低下，从而影响到事业单位的工作效率。从日常实践中我们了解到，目前事业单位针对文件管理并没有详细的流程规范，工作人员在日常文件管理过程中也没有相应的标准，造成文件存放混乱，编号错误严重，一旦需要查询该文件无法准确的进行查找，造成了查阅效率低下。因此，事业单位危险查询效率低下是文件管理工作中存在的重要问题。

3、文件格式不统一

文件格式统一是事业单位针对文件管理工作的基本要求，从目前事业单位情况来看，事业单位文件管理标准化管理已经成为一种趋势，不少事业单位文件管理标准化已经提上日程。但即使是在这样的要求下，我们看到一些个别的事业单位在文件格式方面仍存在不统一的现象，由于文件格式不统一造成文件查阅困难、文件损坏的现象时有发生。因此，事业单位文件格式不统一是目前文件管理过程中存在的重要问题。

3 针对事业单位文件管理现代化和电子化发展建议

1、加强文件管理工作人员意识，严格遵守相关流程及制度

加强文件管理工作人员的相关意识，让其认识到工作的重要性，并且严格按照相关流程和制度进行工作十分重要。目前事业单位文件管理工作仍存在部分工作人员不按照规定流程和制度进行工作，从而造成文件管理工作效率低下，错误频发。在未来的发展过程中，事业单位文件管理工作人员应该重视相关制度的遵守，切实按照制度规范来实施日常工作，要在思想上达到充足认识，了解到文件管理标准化不仅仅是一种要求，其根本目的是让文件管理工作能够更加顺利的开展。只有事业单位文件管理工作人员思想意识提升到一定高度，严格按照相关规定制度执行工作，文件管理才能向着规范化发展，事业单位文件管理工作才能取得进步。因此，提升文件管理人员的相关思想意识，严格遵守流程和相应制度是保障事业单位文件管理工作顺利进行的重要前提。

2、认识传统纸质文件向电子化文件管理发展的必然趋势

随着社会的发展和进步，计算机已经成为事业单位文件管理工作的重要工具，传统的纸质保存方式已经无法满足当今社会需要，被时代所淘汰。因此，事业单位应该通过电子化建设来提升文件管理的工作效率。从传统的纸质文件管理过程中，我们发现纸质文件管理容易损坏，且存在查找不便的情况发生。这种现象严重制约着我国事业单位文件管理工作的进一步发展。随着相关技术的进步，纸质文件管理向电子化文件管理发展是一个必然趋势，目前很多事业单位已经建立了相应的搜索及查询功能，正在逐步实现文件管理电子化的全面推广，在这个过程中要认识到电子化是取代传统纸质文件管理的必然趋势。

3、重视文件管理标准模板的使用

虽然我国多次提出针对事业单位文件管理格式化要求，但个别事业单位对此要求并不重视，在文件标准格式方面仍存在诸多问题，造成了事业单位文件管理工作的效率低下。面对这种情况，我国应该进一步强相关规范要求，时刻督促事业单位建立标准化的格式模板，针对格式存在问题的事业单位进行批评、教育，并督促其将错误的格式进行修正，从而实现事业单位整体文件的格式统一。因此，重视事业单位文件管理标准模板的应用，可以大大提升事业单位文件管理工作的效率，更提升相关工作的准确性。在未来的发展过程中，重视事业单位文件管理标准模板的使用，通过标准模板使用来提升文件管理工作的效率是正确的举措，同时使用标准模板也能符合相关部门对事业单位文件管理的基本要求。

4 结论

通过本文的阐述，了解到事业单位文件管理并不是一项简单的工作，其工作内容及性质对于事业单位整体而言具有重要意义。通过对事业单位文件管理的现状进行研究，发现目前事业单位文件管理工作中存在一定问题，渴望消除这些问题，促进事业单位文件管理工作进一步发展，就需要加强文件管理工作人员意识，严格遵守相关流程及制度、认识传统纸质文件向电子化文件管理发展的必然趋势以及重视事业单位文件管理标准模板的使用，事业单位文件管理工作在达到这些要求之下，可以大大提升文件管理的效率及准确度。规范化、高效化、格式化发展是社会对于事业单位文件管理的新要求，只有符合这种新要求，事业单位文件管理工作才能取得进步，才能赢得更多人的认可。

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