探析如何构建完善的科技档案管理体系

赵净+丁洁

摘 要：随着科研创新的深入开展，做好科技档案管理工作日益重要。新形势下，提高科技档案管理人员的思想认识和专业素质，强化职责，全面做好科技档案的收集整理工作，更好发挥科技档案对科研创新的服务作用，对发挥科技档案自身价值，促进科技档案管理创新具有重要的现实意义。

关键词：电力企业；科技档案；管理

当今信息时代，企业积累的市场商业信息与技术信息已经成为多数企业发展的命脉，信息直接关乎企业的生存与发展的战略，技术信息则是企业发展的根基，如果一个企业不能正确有效积累、充分利用已有的档案信息与资料，没有合理的档案管理机制，则这个企业就难以做到持续改进与改革创新，也就难以保证企业持续健康发展。所以，企业不仅要从思想上跟上时代，重视信息，更要从行动上以创新的思维，结合企业的实际情况，做好信息的现代化管理与应用。科技档案是企业信息管理的重要组成部分，但很多的企业并没认识到也科技档案的管理工作的重要性，不知道如何利用企业科技档案，把企业科技档案的资源白白的浪费掉，对企业造成没必要的技术资源流失、商业机会丧失和大量资金浪费。

1 电力工程企业科技档案定义

本文探讨的科技档案主要指在企业生产经营以及工程建设中需要，并要求监管、保存、查阅、重复利用的图纸资料、文件资料、图识资料、经验总结、经营实施计划、声像、商标、专利技术及专有知识产权等一系列的科技文件材料。科技档案主要是对信息进行保存，并能够为企业充分利用，用于企业间信息以及技术等方面的交流与合作。

科技档案可以应用于企业发展的各个方面，有效管理的目的与意义就在于它既能够进行知识的储备、生产与经营、技术出让与转让、也能够作为工程活动的依据与的凭证，是企业新的生产力。通过科技档案的整理、更正、改革创新、不断提高技术水平与科技含量，企业就能更实现整体改革与创新，提升企业的竞争力，同时提高企业的效率和收益。

2 电力工程企业科技档案特点分析

2.1 专业性

电力工程企业科技档案面对的是专门的电力行业各个方面专业技术，从发电、输电、变配电、终端应用等各个特定领域中的生产、建设、运营、维护与管理等方面的活动全过程记录。电力企业新技术、新设备、新管理手段的应有也使得电力企业的科技档案管理的专业性进一步增强。

2.2 多样性

电力企业科技档案的多样性主要是由于电力企业的建设、生产管理活动形式的复杂性和多样性决定的，现代科技档案与传统档案最大的区别就是信息爆炸，知识爆炸，软硬（电子与纸质）档案并行，如何有效保存、保护、检索、保密，如何利用、管理等成为企业发展的瓶颈，在这种情况下就产生了科技档案管理的更高要求，从而导致了科技档案管理内容复杂的与多样性。

2.3 成套性

在目前的电力工程企业中，相关的生产活动都是针对某一项目或者是某一生产流程进行的，因此就整个项目需要完整的科技档案，最终的科技档案是根据项目或者工程成套进行或者存在的。

3 电力科技档案现代化管理要求

3.1 提高档案信息处理能力

21世纪时信息化时代，也是互联网时代，在发展过程中，应该紧随这一趋势，实现电力企业科技档案管理的信息化和高效化。新技术的产生为电力企业档案管理提供了一定的契机，可以利用新技术开发相应的电力企业科技档案管理系统或者数据库管理系统，尽可能提高档案信息的处理能力。

3.2 加强档案的安全保护

电力企业的科技档案会涉及到企业的许多关键及重要技术，涉及到企业的大量经验积累与知识产权等相关的企业秘密，所以必须要加强对档案的安全保护。并且计算机技术的发展，互联互通的空间网络，也对企业的信息安全造成了进一步的威胁，就需要在新形势下采取新手段以及新措施加强档案的安全保护。

4 目前电力企业科技档案管理和利用过程中存在的问题

上面主要对电力企业科技档案现代化管理的具体要求进行了分析，主要包括信息存储能力、处理能力及安全保护能力三个方面。目前，电力企业科技档案的管理任然存在着很多方面的问题，主要包括认识不足、管理制度不健全、资料收集不规范以及没有专业的管理人员等方面，下面将进行具体的叙述。

4.1 缺乏对科技档案管理的应有认识

很多电力企业的管理者只注重提高收益、投入人力资源、科技活动，往往忽视了科技档案的管理，没有认识到档案管理的重要性，这就导致了不能将已有的资源充分利用起来。电力企业科技档案不仅仅是建立起来就足够了，必须进行适当有效的管理才能将其利用起来，所以相关人员必须认识到档案管理的重要性。

4.2 没有健全的管理制度

现如今在电力企业中一个很普遍的现象就是档案管理没有秩序，档案分散在各个部门，这就是由于缺少健全的管理制度导致的，这就产生了资料缺失、不完整、不集中、难以查找的后果。

4.3 对资料的收集不规范

科技档案是记录科技项目的研究过程的，但是很多记录人员在记录过程中往往会忽视收集、归纳相关问题，从而造成资料收集的不规范，进而影响资料的使用。

4.4 没有专业的管理人员

很多电力企业并没有设立专门的科技档案管理部门、引进专业的管理人才，而是由企业的其他部门的人员连带进行管理，由于缺乏专业的管理知识，所以在档案管理方面就回造成很多的不合理的地方。另外，由于科技档案涉及到很多专业知识，所以对管理人员就提出了更高的要求，因此在科技档案管理过程中必须有专业的管理人员才能保证整个过程顺利进行。

5 电力企业科技档案管理和利用的策略

以上具体介绍了电力企业科技档案管理过程中仍然存在的问题，接下来将介绍一些管理和利用的策略，主要包括提起重视健全管理制度、结合科技工作加强开发与利用以及提高信息化程度。

5.1 健全档案管理制度

电力企业的科技档案非常重要，相关人员必须充分认识到科技档案管理的重要性，要在遵守国家规章制度的基础上结合企业自身实际情况，建立并健全档案管理制度，使得企业全体人员都提起高度重视，保证管理工作顺利进行，使得科技档案能够被有效地进行管理和利用。

5.2 结合科技工作加强科技档案开发和利用

建立科技档案的最终目的是为了能够在之后的科技活动中加以利用并提供一个参考。一方面，可以直接通过查阅、复制等形式直接进行利用，也可以通过仔细的分析进行整理和归纳，从而将其编制成参考资料；另一方面，要积极的开拓市场服务，做好技术转让、开发、咨询等工作，将科技成果推进到科技市场当中去，进行技术交流。

5.3 努力提高信息化程度，进行现代化管理

在如今这个信息技术如此发达的社会，现代化办公已经有了技术支持，所以要充分利用计算机技术将档案管理和利用带到更高的现代化的轨道上去。最基本的当然就是无纸化，通过计算机将档案录入并存储，然后进一步进行整理，为检索和使用提供条件。

6 结语

电力企业科技档案对企业来说有着举足轻重的作用，所以必须做好管理工作，也只有这样才能充分利用起来。相关企业必须认识到自己在科技档案管理过程中存在的问题，并采取相应的措施，高度认识到科技档案管理的重要性，不断更新档案管理理念，并注重档案管理人员的教育培训工作，建立一支能力强、业务精、素质高的档案管理工作队伍，保障科技档案能够有效利用，这样才能促进企业不断发展。

参考文献

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