谈信息时代科技档案管理工作的几点思路

摘 要：科学技术发展速度不断加快，科技档案需要依据时代发展的趋势不断更新。为适应科学技术发展的需要，科技档案管理工作要求越来越高。做好科技档案管理工作，需要各个方面的综合加强，才可从根本上改善科技档案管理的现状，才能够将科学信息技术应用于实际，发挥出应有的效果。本文就信息时代科技档案管理工作进行分析。

关键词：信息时代；科技档案管理；思路

随着经济增长速度逐步加快，科学技术已经成为推动社会发展的第一生产力。在现代社会中起着非常重要的作用。在科技事业不断发展和强化的过程中，科技档案管理工作越来越受到重视。科技档案是各个企事业单位对生产、科研、基建以及管理活动等形成对国家和社会有保存价值，需要归档保存的科技文件资料。信息化技术的发展为科技档案管理提供了便利。计算机技术作为一种处理庞大、复杂信息与数据的现代先进工具，对实现科技档案管理现代化、科学化具有非常重要的意义。

1 科技档案的特点

受到科学技术发展的特点，科技档案具有其特殊性。首先，专业性。科学技术活动复杂，范围广泛，涉及多门学科[1]。特别是最近几年，交叉学科现象越来越普遍，科学技术涉及对象的复杂程度也在不断提升。发展科学技术的根本目的是服务生产与生活。科技档案予以配合，需要将科学技术按照专业属性进行严格区分，将复杂活动形成客观的科技文件。因此，科技档案依据的是不同类型科研生产技术活动进行分类，专业性表现的非常显著。其次，特殊性与针对性。不同类型的科学技术活动，需依据对象利用术语与符号表现出来。而科技档案也就将这些特殊的符号特点记录下来。同时科学技术展开为描述和使用的特殊需要，具有明确的规格与质量。科技档案是科研活动的实践结果，同时也是科研人员指挥结晶，专业性与特殊性由此也就决定了科技档案使用的针对性。最后，成套性。所有的科技生产活动都需依照相关的科学程序，保持相应规律实施。而这些活动生产科技资料都需要有系统性。将资料归档，需要保持相应的联系，以此才可指导科研与生产。因此，成套性也是科技档案的一项基本特点。

2 信息时代科技档案管理的现状

在信息技术快速发展下，科技档案管理模式需要不断更新，这样才可满足科技档案发展的需要，才能够體现科技档案的本质属性。但分析科技档案管理的现状，效果并不理想。

首先，管理人员素质较低。无论是对企业还是对单位，任何档案均具有一定的机密性，科技档案也不例外。要想科技档案管理工作达到理想的效果，就必须要求管理人员具备较高的专业素质。而实际中，完成科技档案管理工作的人员并不受到工作单位的重视，也有部分原因受到编制因素的影响，导致档案管理人员出现频繁流动的现象[2]。有的用人单位甚至出现兼职管理的现象。由于管理科技档案的工作没有接受系统性的培训，不具备与之相匹配的专业素质，导致在科技档案归档、收集、整理期间出现多种差错，难以高质量完成该项工作，由此对科技档案管理工作的水平产生影响。

最后，信息化程度偏低。现代化社会，信息化时代，科学技术快速发展。信息化技术已经被广泛应用于各个领域。即便部分用人单位在科技档案管理工作中使用了计算机信息，但仅仅局限于档案基本信息、目录编制以及档案转发等方面，并没有全面实现信息化管理。由于档案信息化管理不具备整体性与系统化，由此导致科技档案信息收集准确性不高，全面性受到影响，且信息更新速度明显落后，由此影响到科技档案管理的质量。

3 提高科技档案管理效率的策略

研究分析可了解到科技档案管理存在着较多的不足。这些不足之处对科技档案管理的效率产生重要影响。因此，需要采取有效的策略，改善信息时代科技档案管理现状。

3.1 提高管理人员专业素质

与其他管理工作性质相对比，科技档案管理工作的专业性与技术性均非常强。而要想这项工作能够达到理想的效果，那么管理人员就需要提高专业素养。观察分析当前科技档案管理工作人员，兼职现象较为严重，普遍缺少档案管理的专业知识与技能。为保证科技档案管理工作的效率，工作人员就必须通过各方面加强专业管理知识，全面提高管理技能。基于此，单位也可对管理人员加强培训，提高专业素质，以此全面提高科技档案管理人员的业务知识能力与现代化科学技术。当然，管理人员还应不断提高自身的修养、专业素质以及政治素养，扩充自身的知识面，促使科技档案管理工作在实际中发挥作用。

3.2 加强现代化管理

随着现代化科学技术水平的提高，科技档案管理工作的信息化程度需要不断提升，系统化管理机制的建立显得较为重要，由此可促进管理工作顺利展开，促使科技档案管理工作规范化与制度化特点更为显著。现代化的科技档案管理工作，就必须对科技档案材料的保存、保密、归档、鉴别以及转递进行管理，并不断完善人事材料，及时补充更新人事材料。管理人员在收集和管理人事材料的时候，应做好鉴别工作，以此来保证档案材料的准确性与完备性，提高科技档案材料的真实性与客观性。

3.3 强化科技档案管理的信息化建设

在信息化程度不断提高的过程中，信息化技术应用于科技档案管理中已经成为一种必然趋势。建立全面、系统的信息化系统，有助于查阅科技档案材料，提高工作效率，节约查阅资料所花费的时间。在科技档案管理的过程中，将计算机信息化系统有效引入其中，可显著提高科技档案管理的工作效率[3]。但在此方面应加强风险的防范。信息化技术的应用，必然会给信息带来安全带来潜在性的威胁。对此，建立信息化管理通知系统的同时，创建与之相应的信息化安全维护系统，这样就可从根本上保证科技档案信息资料的机密性与安全性。信息化管理将是科技档案发展的重要选择。

4 结语

在了解科技档案特点的基础上，分析科技档案管理工作的现状，认识到其中存在的不足，采取有效措施予以改善，提高科技档案管理的效率，促使科技档案管理更能够适应社会发展。

参考文献

[1]赵光月.大数据时代档案信息安全管理思路[J]. 黑龙江科技信息，2016，15（27）：786.

[2]陈旭森.试述信息化时代医院档案工作的管理与创新思路[J].科技经济导刊，2016，14（30）：876.

[3]高善环.谈网络时代档案管理的创新思路[J].中国管理信息化，2016，19（19）：187-187.

作者简介

谢卫华（1977-），女，土家族，重庆黔江人，大学学历，中级职称，从事科技情报信息中心主任工作。