浅谈重大活动档案管理工作

胡美维

摘 要：中国五金博览会是永康市的重大活动之一，也是重中之重，加强中国五金博览会档案管理工作对五金城乃至永康市的发展有着重大而深远的意义，本人结合工作实际，就如何做好五金博览会等重大活动档案管理工作谈谈个人的看法和体会。

关键词：中国五金博览会；重大活动；档案管理

重大活动档案是指在重大活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录，真实记录了该区域经济社会发展的光辉历程，是珍贵的信息资源和宝贵的历史财富，是今后编史修志、举办展览的重要依据，对国家和社会具有极高的查考和利用价值。中国五金博览会是永康市的重大活动之一，也是重中之重，加强中国五金博览会档案管理工作对五金城乃至永康市的发展有着重大而深远的意义。

1 重大活动档案管理工作的特点与存在的问题

通过实际工作发现，重大活动档案管理主要存在以下几方面的特点和问题。

1、重大活动档案工作机制不健全。

重大活动往往由多个单位或一个单位的多个部门参与举办，主办单位在制定活动运行机制时，没有将档案工作考虑在内，许多单位也没有将单位档案部门纳入其中，致使档案工作无法贯彻于整个活动的始终，档案人员不能及时参与活动开展，不能及时掌握活动文件材料形成状况，档案人员在活动结束收集文件材料时，协调工作困难重重。

2、重大活动档案材料收集不齐全。

重大活动往往涉及多个主管部门，虽然大都成立活动领导小组，但是许多分活动都是各自开展，活动期间各单位工作积极配合，活动结束后各自为政，造成活动文件材料分散保管，给收集工作带来很大困难，重大活动档案的齐全完整得不到保障。

3、重大活动档案整理不规范。

一般来说，重大活动分为机构组建、筹备、举办、总结、撤销等五个阶段，每个阶段都形成多少不一的文件材料，而且载体形式多样，有纸质文件材料，也有照片、音频、视频等电子文件，有的还有大量的实物档案，由于各单位档案人员业务素质能力水平参差不齐，掌握和执行的整理标准不统一，重大活动档案整理不够规范，给以后档案利用造成了不便。

2 做好重大活动档案管理工作的对策与措施

鉴于重大活动档案管理工作的特点和存在的问题，在具体工作中，我们可以遵循以下几点：

1、建章立制，强化措施，统一协调，加强督导

重大活动档案管理工作是一个长期性的任务，其涉及部门多、范围广，工作人员多数是从外单位抽调而来，活动一结束，人员各回各家，档案的收集和整理工作，要靠档案部门自己独立完成存在很大的困难。因此，要抓好重大活动的档案管理工作，必须由市府办出面进行综合协调管理，同时建立健全档案管理部门参与重大活动的工作机制，不断强化工作措施，把专业的档案管理人员列入到主办、承办活动的外事机构中来。并建立和完善重大活动档案考核奖惩和责任追究等一系列制度，把重大活动档案工作纳入到各级领导、各部门年度目标考核中，实行责任追究制度，坚持每年对重大活动档案管理情况进行监督检查，以保证重大活动档案管理工作的有效开展。

2、提前部署，事前指导、事中监督，事后检查

很多人通常会认为档案工作应该是在重大活动结束之后的任务，但实际的情况是：活动结束后才发现，有些材料从形成就不规范，不符合归档要求，有些材料缺失却已很难收集。由于重大活动时间性强，工作头绪多、任务重，活动开始后，组委会各工作组往往忙于活动本身，而忽略活动档案材料的收集整理。因此，对于档案工作一定要提前做出部署安排，要在活动前明确档案组织机构，建立起负责档案工作的专兼职档案工作人员队伍，形成一个完整的档案工作网络体系，采取事前指导、事中监督，事后检查的方式，参与五金博览会等重大活动档案的管理，从源头上确保重大活动档案的齐全与完整。并制定出各项规章制度和业务标准规范，细化工作职责，落实相应的保障措施，为重大活动档案工作开展做好充分准备。

3、明确责任，完整收集，严格标准，整理规范

重大活动档案内容丰富，载体形式多种多样，整个活动涉及的部门多，各阶段形成的材料分散在各部门或分管人员手中，收集归档就更复杂、更有难度。因此，组织承办单位在制订重大活动实施计划时应当同时制订重大活动档案收集、管理等制度和具体的分类、整理方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，强调各部门之间的联系和协调，充分发挥活动组织部门建立的专兼职档案人员组成的档案工作网络的作用，明确各自的职责，互相配合，把收集的触角延伸到活动的方方面面，确保重大活动档案的齐全完整。档案人员要掌握重大活动档案整理方法，结合本单位实际，严格按标准对重大活动档案进行规范整理，方便日后提供利用。档案行政管理部门可以派专业人员参加重大活动，采取录音、拍照、录像、攝影等方式直接形成重大活动声像档案。

重大活动档案管理是整个档案管理工作的重要组成部分，具有重要的保存价值，加强重大活动档案收集和管理，是各相关部门义不容辞的责任和义务，需要各部门齐心协力，为我市重大档案活动留存最原始、齐全、真实的轨迹。五金城集团将继续为进一步加强中国五金博览会等重大活动档案管理工作做不断的探索和不懈的努力。

参考文献

[1]陈龙民.加强重大活动档案管理之我见[J].城建档案，（2013）（8）；

[2]李宝玲，陈华，魏红.河南省重大活动档案管理的实践与探索[J].中国档案，2013（12）；

[3]商卫华.关于做好重大活动档案管理的思考[J].山东档案，2015（6）；

[4]俞桂忠.加强重大活动档案收集工作的实践要务[J].浙江档案，2016（10）。