企业科技档案管理创新

杨格

摘 要：创新是在原有的基础上有所发展和创造，并有所改进，这就要求我们要打破常规，突破传统。它既是对以往旧事物的一种否定和更新，同时也给事物指出了某种发展方向并赋予其新的生命力。企业档案要与时俱进，锐意进取，以创新思维指导档案工作实践，与时代保持同步发展。因此，笔者认为：加强档案专业人才的培养和档案人员业务学习是企业档案工作创新的重要条件；丰富企业档案信息资源是档案工作创新的基础；加快企业档案信息化建设是档案工作创新的关键；拓展企业档案的开发利用，改善服务方式是企业档案工作创新的目的。

关键词：企业科技档案；创新；管理

科技档案作为科技信息的载体，可以有效促進社会生产力的发展。我们进行经济建设，采纳一项新技术要结合当地的资源情况、工业水平、原材料、社会传统及文化水平，这就需要各个项目科技档案共同发挥作用。一家企业或事业单位统筹决策时，一定要做详细的市场调研，结合国内外的技术水平和市场动态，分析研究自己的技术力量和水平、设备条件、原材料的供应和信息掌控等，这必然要求充分利用本单位的各种科技档案。科技档案的作用具有全面性、综合性和系统性的特点。在现代化生产的科学管理、设备改造和技术市场兴起后的科技交流以及科学技术史的系统研究中，科技档案可以提供系统的科学数据和依据。

1 企业技术创新中的档案信息需求

企业在创新过程中对信息需求量很大，只有全面了解企业的信息需求，档案部门才能提供具有针对性、有效、适用的档案信息服务。在企业技术创新过程中，企业档案是一项重要的信息源。档案是保存和传承企业文化的载体，因此，开发利用档案信息资源可以达到弘扬传播企业文化的目的。档案只有转化为信息，建立起多层次、多种类、跨系统的档案信息资源库，才能真正实现档案的价值。

2 企业科技档案管理现状

2.1 管理模式落后

目前很多企业档案部门在管理上还处在对档案实体的收集、整理、保管利用的初级阶段，还没有进入对科技档案进行数字信息化管理的高级阶段，因此多年来企业科技档案管理停滞不前，关键在于没有认识到科技档案信息化管理的重要性、必要性和紧迫性。在现代数字信息化时代，科技档案的类别、内容、载体、信息等将不断增加，在当前社会，科技档案的数字信息化管理模式必将取代传统的科技档案实体管理模式。

2.2 服务手段滞后

企业档案部门很难采购先进的计算机网络数码设备，只能对科技档案案卷、专题目录进行简单编辑整理，不能运用现代化计算机网络通信技术进行科技成果转让和信息交流，因而对科技档案信息资源的开发利用较低。

2.3 服务方式被动

以往企业档案部门通常怀着按部就班的心态，坐等上门，被动的等待有人将档案资料送来，因此其服务内容比较单一，一定程度上，限制了其所服务的范围，服务方式也显得较为单一，同时，与外界缺乏沟通与交流，所服务的对象仅仅局限于在企业内部借阅和复制。

2.4 专职人员稀缺

很多企业在发展壮大到一定程度时，为了节省成本，不得不在企业内部采取全面深化改革措施。裁员成为企业改革中通常的做法，而其中一些非必要部门譬如档案部门往往首当其冲，各大企业裁员大军中，专职档案工作人员最先被大量裁员精简，因此企业档案管理人员通常情况下由本单位的办公室文案人员或者后勤人员进行兼职，由于其本身工作就很繁琐，加之没有接受过档案管理方面的专业训练，在面对科技档案的具体工作时，常常显得力不从心，只能对日常文件资料进行简单的收集整理工作，很难应对科技档案信息的精细化工作。

3 企业科技档案管理创新

3.1 创新思想观念

档案部门在一家企业中占据着非常重要的地位，其思想观念一定程度上影响着一家企业对未来市场的判断与决策，因此档案部门一定要具备高瞻远瞩的创新型思维，与时俱进，转变观念，要有组织有规划的有条不紊地进行科技档案信息化建设。企业要将科技档案信息化建设经费也纳入年度财务预算的范围，适当增加经费投入，配置高性能电脑、同时激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码像机、数据库服务器、大型数据库、档案管理软件、网络安全设备等设施设备也是必不可少的，以此来解决好科技档案信息化基础设施建设等根本性问题。

3.2 创新组织机构

创新档案组织机构建设，要从企业抓起，首先要建立专门的档案室，并配齐经验丰富的档案工作人员，根据实际情况完善既有的档案规章制度，真正切实重点抓好科技档案管理工作。同时要积极大力引进档案信息化管理相关专业技术人才，以扩充档案人员队伍建设；其次档案人员要注重专业知识的积累，企业要对档案人员加强计算机应用能力方面培训，使其能熟练掌握计算机方面的基本知识，不断提升自己的电脑网络操作技能，提高档案人员的知识水平和业务水平，从而使科技档案管理手段向技术型，创新型转变。

3.3 创新管理模式

在管理体制上，企业科技档案工作要实行“统一领导、分级管理”的模式。建立层次分明，高效，紧凑的管理模式，企业档案部门对本单位履行宏观领导和管理职能，对所属单位负责监督、检查和建设性指导，从而避免科技档案因为有单独部门或个人的疏忽或者责任心的缺少，导致重要档案的丢失，造成不可挽回的损失，确保科技档案完整、准确和齐全，是创新性管理模式的基本目标。在管理机制上，要把管理模式的创新，放在一个重要位置，形成一个理念，同时营造要时刻追求理念创新，管理创新的环境，自上而下，实行总经理负责、总工程师分管、档案部门和技术部门齐抓共管的机制，形成多级梯度分层管理，坚持不懈持之以恒，真正抓好落实好管理创新这个理念。

企业要对科技档案信息化建设工作大力支持，大胆革新管理方式。要应用现代化网络信息技术，整合科技档案信息资源，实行规范化、标准化、科学化的科技档案管理方式，从而提供高质量服务。逐步实现转变为档案实体的数字化、现代化信息管理的科学高效的档案管理方式。

3.4 创新管理方法

建立现代化数字网络信息化的科技档案管理中心。一是要选择合适的企业档案管理软件，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及科技档案管理模块都要符合档案信息化建设的要求。二要做好科技档案案卷级、文件级目录数据库的录入、查询和维护工作，通过查找目录、原文传输及扫描等方式，实现科技档案案卷、文件目录检索和全文查询，逐步建成母子（分）公司等两级科技档案数字化、网络化信息管理平台，形成电子文件、电子档案管理和利用中心。

3.5 创新服务方式

通过网络信息系统，开设科技档案在线服务，可以提高科技档案信息资源的共享程度，优化资源配置，此举可有效提高企业员工的工作效率，从而提升企业形象，为企业发展提供高效优质服务。提高企业的经济效益和社会效益，由此可见，主动的现代化档案管理服务方式必将取代被动的、人工式的传统档案管理服务方式。这是经济和科技发展的必然结果。也是大势所趋。

由此可见，创新企业科技档案管理，切实管好用好科技档案，不仅对挖掘企业生产潜力，增加企业受益，增强企业科技创新能力方面有着显著的提升，同时也能提高企业现代化、科学化、创新化的管理水平，从长远来看，这对企业的发展有着重要的现实意义和经济意义。

参考文献

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