信息化时代档案管理工作的创新与实践

摘 要：随着科学技术的不断发展，信息化时代已经到来，信息化已经充分渗透到了在各行各业当中。而无论在哪一行中，档案都是重要的信息资料，档案的管理也不断在朝着信息化的方向发展。本文对信息化时代档案管理工作内容进行了闡述、简要分析了当前信息化时代档案管理工作的不足，并针对这些不足提出了一定的创新和实践策略，希望能为业内人士带来一定的启发。

关键词：信息化时代；档案管理；创新；实践

档案的用途是将信息资料进行收集整合，大到整个行业、小到每个企业或每个单位都会有大量的档案伴随着运作而产生。所以，档案的管理工作是非常必要的，只有通过对档案的管理对档案进行保护和整理，才能够使档案的发挥其最大价值。随着科技水平的不断提升，信息化社会已经不断深入，档案管理工作也因此走向了信息化的道路。

1 信息时代档案管理工作的内容

1.1 何为信息时代档案管理工作

信息时代档案管理工作的工作原理同传统的管理工作不同，其管理工作建立在现代化信息技术基础之上开展的，并利用计算机和互联网系统实现档案的管理整合。档案管理工作涵盖了录入电子档案、收集信息资料、档案检索、档案共享等。信息化管理方式用电子档案取代以往的实体档案，并借助信息化的管理软件管理档案信息，并对不同的档案进行细致、明确的分类。不仅如此，信息化档案管理下高效的档案检索大大提升了档案信息的价值，杜绝了由于检索复杂而导致档案信息使用效率低的现象。

1.2 信息时代档案管理工作的优势

信息化是档案管理工作的必然发展趋势，信息化档案管理可以充分满足工作需求。信息化档案管理较以往的档案管理有几个突出的优势：第一，信息化档案管理具有统一的法律法规；第二，信息化档案管理用电子档案取代了实体档案，可以借助互联网实现档案的信息共享；第三，信息化档案管理有着巨大的现代化科技做支撑，可以实现档案管理的自动化。

2 信息时代档案管理工作的现存不足

2.1 实体档案较多、分类检索复杂

尽管我国的信息化档案管理工作已经在各行各业中国被广泛的采用，但在实际工作中还尚存很多不足。在目前的档案管理中，还有很多的单位使用的是实体档案，档案管理的困难程度因此大大增加，档案管理人员需要付出大量的精力对档案进行整理，实体档案的存储量越大，档案的分类检索也越困难。不仅如此，由于实体档案的检索十分复杂，导致大量的档案资源遭到浪费，档案的真正价值没有得到很好的体现。

2.2 管理意识落后、服务理念不足

我国目前的档案管理工作管理意识落后，导致现代化档案管理工作难以取得很好的进展，并且档案管理的服务理念不足，档案管理服务存在很多的弊端，导致档案管理工作很难取得进一步的发展。

2.3 管理不够规范、管理效率低下

目前的档案管理工作在国有企业中较为完善，而不同企业之间由于企业资金、工作领域上的不同，档案管理工作也存在一定的差异，这就导致档案管理工作的规范性差。并且由于我国目前的信息化档案管理技术还不够深入，档案管理的信息化程度不够高，档案管理的工作效率低下，导致档案的资源共享受到很大的阻碍。

2.4 缺乏对档案管理的重视

档案属于事业单位的重要组成部分，对于单位的健康发展有着重要作用。近些年，我国社会经济快速发展，面临着愈加严峻的市场竞争，事业单位在此背景下以追求经济利润为目标，忽视开展档案管理工作，不重视对档案管理的资金投入，导致档案管理依旧处于信息整理的初级阶段，依旧采取人工手写方式，且多用档案袋存储档案，而这极容易造成丢失档案的问题，对于事业单位的长远发展极为不利。

3 信息时代档案管理工作的创新和实践策略

3.1 借助网络技术、提升管理效率

信息化档案管理工作是基于计算机和互联网系统开展的，因此在实际的信息化档案管理工作当中，档案管理人员要充分借助互联网技术对电子档案进行管理。同时，还要革新以往的档案编辑模式，利用计算机将相关信息编辑为电子档案，从而使档案的编辑工作高效化。除此之外，档案管理人员还可以借助互联网，在网络上通过身份认证之后对电子档案内容进行检索和查看，实现档案资源的共享，大大提升档案的使用效率和价值。不仅如此，在科学技术水平不断提升的背景下，智能档案管理和自动化档案管理是档案管理的必然发展趋势，对档案的自动化编辑和分类，可以大大提升档案管理工作的成效。

3.2 转变管理观念、提升服务质量

信息化档案管理工作的开展，首先要转变管理观念，摒弃传统的档案管理方式，针对档案管理的现存不足做出档案管理模式上的革新，要将提升档案资源的价值作为工作重心，实现档案资源共享、提升档案的利用效率。不仅如此，档案管理人员还要提升服务质量，进而提高档案管理质量。

3.3 做好档案录入、强化数据管理

信息数据库的建立很大程度上依赖于档案的录入和数据的管理，因此要充分做好档案录入工作、强化数据管理，档案管理人员要建立完善、细致的信息数据库建立方案，并严格按照方案对信息数据库进行加强。同时，管理人员还要充分将现代化技术引入到信息数据库当中，从而提升档案管理的质量。

4 结语

综上所述，随着世界科技水平的不断提升，信息化时代已经到来，档案管理工作也走向信息化也是必然趋势。以往的档案管理工作是人工管理和整合实体档案，人力管理难免会出现各种各样的弊端，档案的分类和检索存在很大的不足，以往的人工档案管理工作模式在时代的发展下越来越难以跟上工作需求。所以，要对档案管理模式进行革新、对档案进行信息化管理，让档案管理工作跟上时代发展的步伐，从而最大程度上对档案管理工作的成效做出保障。

参考文献

[1]李成.论信息时代档案管理工作的创新与实践[J]电脑知识与技术，2013（31）：7154-7156.

[2]惠宇红.信息时代档案管理工作创新与实践探讨[J]办公室业务，2016（3）：148-148.

[3]李阳.关于信息时代下档案管理工作的创新探讨[J]祖国，2017（1）：88-88.

[4]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J]劳动保障世界：理论版，2012（10）：80-81.

[5]唐雄，刘焕宝.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J]华东科技：学术版，2015（9）：52-52.

作者简介

谭雯倩，女，防城港市东兴人，广西钦州市钦南区公务员专业技术人员考试培训中心，主要从事档案管理工作。