浅谈新形势下事业单位档案管理的改革

摘 要：随着科技和经济的发展，事业单位档案管理工作中存在的问题逐渐暴露出来。为此，要不断强化事业单位档案管理，为事业单位高效、有序、和谐的工作运行提供优质服务。

关键词：新形势；事业单位；档案管理

事业单位的工作复杂多样，且具有特殊性，许多在工作中形成的材料都需要收集、整理后归档。从当前情况看，事业单位档案管理尚未实现完全透明化运行，部分工作仍具有隐蔽性，需要对日常的档案管理进行检查和监督。因此，事业单位档案管理部门要认识到档案管理的重要性，事业单位档案管理不仅要顺应时代发展的要求，本着认真负责的态度，建立相应健全的档案管理制度，以确保事业单位档案管理质量。

1 新形势下事业单位档案管理中的问题

1.1 管理制度不完善不健全

一些事业单位制定了较为完善的日常工作管理制度，但往往不重视制定统一严格的档案管理制度和相关规范。部分业务科室工作人员没有树立良好的档案保存意识，随意丢弃日常工作中形成的有价值的文件资料，甚至在抽屉内长期搁置，导致丢失或损坏这些有保存利用价值的文件资料，使其不但不能作为档案保存，更无法及时有效地提供高效利用。

1.2 档案管理流程不规范

为了确保行政事业单位档案工作有序展开，应当确保管理工作的严密性、规范性，然而在一些行政事业单位当中，对于档案管理工作的重视程度不够，因此会造成工作过程中的疏漏，由于档案管理工作具备着较为繁杂的工作过程，因此一些细微的疏漏往往会造成工作过程当中的较大损失。由于领导对于档案管理工作的重视程度不够，往往会导致档案管理人员在工作的过程当中产生散漫、随意的工作行为，从而造成了档案管理流程的不规范问题。

1.3 档案管理信息化程度不足

虽然信息化技术取得了较快的发展，而且在各行各业也开始广泛的应用，但在当前事业单位档案管理工作，信息化程序度并不高，还存在着手工管理及纸质档案管理的方式，这不仅对档案管理工作的效率带来较大的影响，而且纸质档案很容易发生损毁的情况，而且在查阅过程中也具有较大的难度，对档案的开发利用带来不利影响。

1.4 档案管理人员素质薄弱

事业单位拥有一批专业的档案管理人员是保证档案管理工作质量的重要保障。然而当前事业单位档案意识淡薄，认为档案管理是一项普通的材料整理工作，通常把档案管理工作交给一些普通文职人员负责。而且在事业单位改革过程中岗位的变动较大，许多有经验的员工被调走，上任的人员大多是新手，没有经过专业的培训，工作中的管理意识和管理能力都不强。实际上档案管理工作专业性很强，需要有专业知识和专业修养的档案管理者来完成，档案管理者的综合素质也将直接关系到档案管理的质量。例如有些事业单位对档案管理工作缺乏重视，让普通文职人员负责档案管理工作，造成档案管理者抱着“做一天和尚撞一天钟”态度，工作积极性差，工作效率低下，档案管理极其混乱

2 新形势下事业单位档案管理的改革措施

2.1 完善档案管理制度

为了确保行政事业单位的档案管理工作的有效展开，首先应当完善管理制度，完善的制度是确保一项工作得以顺利完成的前提保障。而在档案管理工作当中完善档案管理制度，需要以当前行政事业单位档案管理工作的现实作为前提予以研究，在此基础上对档案管理制度进行逐条完善。其次，为了完善档案管理制度，需要对管理工作人员的工作内容进行严格约束，确保工作行为面前人人平等的工作制度，并且需要结合完善的奖惩制度，对于管理工作当中有高度责任心，并且确保各项管理工作得到有序安排，协调推进的工作人员，应当做到精神和物质上的双重奖励；然而对于工作散漫、责任心不强，管理工作当中不具备明确的工作态度的工作人员应当对其进行适当的惩处，惩处的目的是为了使其认识到自身存在的不足，从而进行有效改正。

2.2 强化档案管理服务

随着时代的进步，社会各界与档案管理工作接触密切，对档案工作的重视程度愈来愈高。应该加强组织领导、落实管理责任，明确领导分管本单位的档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查、指导和督促。结合本单位档案管理工作实际，建立有效的考核机制，完善管理体系，推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.3 加大档案信息化建设力度

在信息化的时代大背景下，能否快速查找到有价值的信息，决定了事业发展的广度与深度，提高信息的检索效率与使用效率，可以极大的提高事业单位的管理水平和工作质量。一是，加大资金投入力度，馆藏档案数字化是档案信息化建设的前提和基础，首先，在硬件设备上，档案部门要积极引进计算机、打印机、扫描仪、刻录机等必不可少的应用设备，将现代化管理手段和现代化计算机技术渗透到档案管理工作中。工作人员需要借助先进的硬件设备对现存的馆藏档案资源进行数据整理、补充、扫描以及转换。以上这些工作仅仅是事业单位档案信息化建设的部分工作，如果没有大量资金的投入，事业单位是很难开展档案信息化建设这项工作的。只有在保证经费的前提下，才能确保此项工作健康、稳定、持续的发展。二是，建立档案管理信息化标准。首先，统一信息化档案录入的国家标准，建立符合国家法律法规的事业单位档案信息录入原则，方法、格式、文字、标识等，进一步为事业单位档案数据信息的高效检索做好必要的准备。其次，对档案管理信息化必须的硬件设备、软件开发、电子文档格式、数据库建设标准提出明确规范，實现基层事业单位档案信息化的统一作业，进一步依托行业实现档案数据共享，从而全面提高档案信息化管理水平。三是，开发出安全性较高的事业单位档案管理系统，进一步做到局域网、互联网的有效连接，实现档案信息的存储、整理、使用一体化，不断满足档案管理信息化的实际需求。第五，围绕档案信息的网络共享，加强档案信息化的安全保障工作，建立必要的安全保障系统，保证事业单位档案数据资料的安全可靠。

2.4 加强档案人员队伍建设

新时期档案管理要求档案管理人员同时具备娴熟的专业知识以及计算机操作和管理软件的应用技能。一是，要加强档案管理人员的培训，具体的培训内容包括档案管理理论、档案管理技巧、档案修复技巧和档案管理制度的培训。所以档案管理人员要积极参加培训学习和讲座会议，不断提高自身的综合技能，不断提高档案管理技能和水平。档案管理者一方面要继续巩固档案管理基础理论和知识，同时要加强对档案管理技术的学习，掌握档案管理领域的信息技术手段，学会将电子信息技术和信息检索工具运用到档案管理中。此外，档案管理者还要注重相互之间经验交流，通过交流实现取长补短。二是，应培养档案管理人员的职业道德素养和水平，使之恪守职业道德，积极主动地参与档案管理研究，通过学习掌握前瞻性专业和管理知识，逐步更新其知识结构体系，树立现代化、信息化的档案管理理念，并及时运用到管理实践之中。三是，有必要加强对档案管理人员的薪资福利管理，尽可能地提高工资待遇和福利待遇水平，为他们提供良好的晋升空间和发展空间，并做好离职人员的工作交接管理。强化档案管理从业人员的服务意识及敬业奉献精神，加强档案基本专业技能的培养以及相关知识的学习，从根本上提高业务水平。

3 结束语

在信息化时代的大背景之下，加强行政事业单位档案管理工作的质量，需要行政事业单位做到上下一心，对每一个工作的环节做到仔细考量，有效弥补管理工作当中存在的不足，确保管理工作得到有效展开。并且需要管理部门具备“现实性”，也就是应当对本单位的实际情况展开深入研究，在此基础之上开拓工作思维，探索符合自身单位的管理发展之路。

参考文献

[1]万欣.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].科技创新导报.2016（24）

[2]丛亚光.事业单位档案管理问题探讨[J].现代商贸工业.2017（01）

作者简介

李伟（1979-），男，汉族，山东省诸城市人，助理馆员，主要从事档案管理和档案信息化建设工作。