浅析档案管理的现代化

吴凯

摘 要：我国市场经济体制的确立为档案管理的发展提供了机遇，同时复杂的形势、繁琐的程序也给档案管理现代化提出了挑战，在新形势下，如何探究档案管理现代的内涵与内容成为研究档案管理的首先条件，深入挖掘档案管理存在的问题，并提出有效的解决措施是本文重要探讨的问题。

关键词：档案管理；现代化；体制

1 档案管理现代化的内涵

档案管理现代化主要是指利用科学的思想、组织、方法和手段对档案管理工作进行有效的管理，使之获得最佳效益的工作方法。随着科技的发展，计算机的普及，无纸化办公是未来发展的必然趋势，人们开始利用计算机对档案进行管理，不但可以快速查询、修改、保存文档，还可以快速检索、甄别有效信息，最终达到系统化、智能化、信息化管理的目的。与传统的档案管理相比，档案管理现代化不但存储信息量大，而且占用空间小，极大的提高了档案管理的效率，取代传统纸质档案管理只是时间问题。

1964年，第一台电子计算机在美国制造成功，随后经历了多次软硬件的更新，到今天已经迅速普及到生活中的方方面面，电子计算机与档案管理的有效融合是科技发展的必然结果，与档案管理配套的系统软件研发更有利于档案管理现代化的实现，档案管理现代化是一个动态的概念，需要与动态的管理相统一，更需要与不断变化的新技术相统一，只有这样才能更好的促进档案管理现代化的实现。

2 档案管理现代化的内容

档案管理的现代化绝不是简单的技术与设备的融合，更不是几台电脑和微缩设备就可以实现的。档案管理的复杂性、技术性、层次性使其有着自身的特点：一是注重方法的现代化和手段的现代化，强调利用科学的管理原理，进行精细化的分类、梳理，并结合电子计算机、微缩技术的特点对档案进行有效的管控；二是注重档案管理方法与组织的融合，把档案组织放在重要的位置，并与方法现代化进行融合，为档案管理实现现代化提供了前提条件；三是注重档案管理与市场的结合，优化档案的布局与空间，强调档案管理要与社会贴近，发挥社会服务的功能。从理论层面分析档案管理现代化的内容主要包括以下三个方面：

（1）管理理念现代化。我国人口的剧增，高校毕业人数的扩大，给档案管理带来了巨大挑战，要想实现档案管理的现代化，应该首先改变原有的管理理念，从思想上重视，行动上改变，注重服务的引领，为档案管理的有序发展提供理念支撑。

（2）管理方法现代化。有效的管理方法是现代档案管理实现的途径，尊重档案管理的自身特点，并结合现代科学技术的原理，通过计划、组织、协调等行为，有效利用档案系统的人力、财力和物力，以最小的投入获得最大的社会服务功能。

（3）管理措施现代化。有效的管理措施是实现档案管理有序进行的保障，通过切实可行的措施可以实现档案服务社会化的属性，更可以把管理组织与方法落到实处，确保档案管理在有序、稳定的前提下不断推进向前，实现档案管理现代化。

3 档案管理现代化的现状

档案管理的重要性已经是不言而喻的，但我国的档案管理现代化起步较晚，技术含量不高，在实际工作中，工作人员不能充分利用现代化的工具和手段对档案进行管理，造成这样或那样的问题，如何有效分析档案管理过程中出现的问题，并提出有效的解决措施是我们必须要面对的问题。

（1）档案管理理念滞后。传统的档案管理方法在现实中依旧很有市场，基层的档案管理人员从事传统管理时间较长，在平时的工作中积累了丰富的经验，也取得了一定的成绩，他们理所当然的认为传统的管理理念足够应对现在的发展，从内心深处是抵制档案管理的现代化。还有一部分人认为档案管理现代无非是购入一些类似计算机、光盘、微缩机的设备，再加上缺乏有效的培训和理念的陈旧，致使许多人不会使用现代化的档案管理设备，长时间造成机器的闲置，最终造成资源的浪费。对于档案管理单位来讲，不重视基层档案管理人员的培训，缺乏现代化管理知识的普及，管理者认为档案工作只是一些文件纸片，与单位的其他工作相比，毫无地位可言，完全放任档案管理工作的低效、混乱，无法有效的推动档案管理的现代化。

（2）档案管理方法混乱。由于传统观念对管理的不重视，也带来了对档案管理工作的忽视和冷落，许多基层单位领导对档案管理工作不管不问，任凭档案管理人员喜好随意布置，造成档案破损或丢失。由于地位的地下，档案管理所需的经费也很难得到解决，基层档案管理人员的工作条件较差，待遇较低，造成人心思动，很难留住一些高技术人才。许多人甚至认为从事档案管理工作就等于发配，在档案管理工作中，心中有气，工作开展困难。还有一些单位忽视档案管理工作，对工作人员配备不足，直接从事档案管理工作的人员与实际需要不符，造成超负荷工作，在人员不齐，设备老化、经费不足、思想陈旧的条件下进行档案管理，出现工作漏洞、效率低下也就不难理解了。在这样的情况下就更不要谈科学的管理方法了，管理混乱成为一种必然的现象。

（3）档案管理人员素质不高。要实现档案管理的现代化就必须有现代化的设备，而设备的充分利用就需要管理人才的支撑。与传统的思想相比，现代化的档案学是一门综合性较强的学科，需要一群有着丰富知识和精通档案学的高级人才。但是从目前的情况来看，许多单位的档案管理人员是半路出家，要么缺乏专业的学历，要么所学专业与档案管理不相关，缺乏对档案管理工作的热情，长期处于档案管理的安逸环境，不思进取，抵制新鲜事物。许多企事业单位的档案管理人员缺乏应有的专业技术和基本知识，无法掌握先进的管理技能，不能操作现代化的设备。档案管理人员结构不合理，个体素质不高已经成为制约档案事业发展的一个突出问题，这一系列问题的出现必然导致新方法、新技术无法在档案管理中推广应用，无法解决一些新情况、新问题。

（4）档案管理条件不足。经费不足一直是档案管理实现现代化的最大障碍，在许多单位，领导对档案管理缺乏重视，导致相关资金不到位，无法购买现代化的档案管理设备，一些企事业单位存在大量的案卷质量较差问题，没有完整的检索工具，许多立卷、检索不符合国家档案局标准，有些部门的档案室甚至破舊不堪，安全隐患广泛存在，建设标准不够规范，真正成为了“要权没权、要人没人、要钱没钱”的三无部门，更不要谈档案管理的自动化和数字化，这些问题直接造成现代的档案管理工作不能适应市场经济现代化发展的要求，档案管理既没有有效竞争机制和风险机制，更没有激励机制，导致档案工作技术与设备的现代化缺乏外在的推动力、内在的拉动力，使现代档案管理的现代化无法适应快速发展的需求，陷入乏力的状态。

4 实现档案管理现代化的举措

（1）提高档案管理理念的现代化。现代化的档案管理工作必须由科学的管理来指导，大胆进行探索，改变不适应的管理方式方法，遵循档案管理工作的科学性，并应用多种技术为其服务。加强档案管理的现代化意识，强化管理理念现代化这一灵魂，加深档案管理人员的管理理念，加快档案管理现代化的发展步伐。在实际工作中，档案管理人员要树立正确的科学发展观，积极学习利用先进的科技手段和先进的管理方法，改变传统管理理念，主动推广主动式、开放式的服务态度，用先进的管理方法和理论，推动档案管理现代化的实现。还要积极引入市场化的管理理念，摆脱计划经济观念的束缚，主动接受新理念、新知识、新思维，积极探索新的管理办法，与先进的管理理念同步，与时代接轨，最终推动档案管理理念现代化。

（2）实现档案管理的标准化。档案管理的现代化最终目的就是开放档案信息资源，实现各类档案信息的共享和开发，不断满足社会对档案的各种需要。档案管理现代化的一项基础内容就是档案管理的标准化，它要求充分利用先进的技术、进行科学合理的分工、广泛的协作。在大数据时代，把档案信息与网络进行链接是大势所趋，但数据的交换、档案信息的传递、资料的共享都需要标准化的管理，形成一套完整的体系，只有这样才能推动档案管理的良性发展。实现这一标准化的目的就是要实现档案管理价值的最大化、检索的便捷化、檔案的完整化。严格按照国家规定的各类档案著录标准，加强对全国档案管理的宏观指导，利用电子计算机的便利条件，对现有档案进行标准化的收录整理、编目检索和安全保管工作，实现档案管理标准化。

（3）加大档案管理软硬件的投入。随着计算机技术和网络的普及，档案管理与其结合的程度越来越深入，各级档案管理部门要积极投入资金，加快软硬件更新的步伐，与相关部门进行有效沟通，争取政策支持。基层档案管理单位应该配齐配强软硬件建设，如加大资金投入，添置计算机、扫描仪、密集架等设备，购买档案管理配套的软件，不断完善自动化办公设施，为档案管理现代化提供硬件支持，也只有在这样的基础上，档案工作人员才有可能接触设备，学习操作技能，不断完善档案管理工作。档案管理的现代化与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较大，而二者的结合需要较长的时间，这就需要档案管理人员经过专门的培训，不断提高档案管理技巧，提升软硬件的结合度，推动档案管理的高效化。

（4）提升档案管理人员综合能力。在档案管理现代化的进程中，人起着主导的作用，因此对档案管理人员的综合能力要求较高。档案管理人员要从思想上改变传统的管理模式，真正认识到档案管理现代化的紧迫性，通过系统化、专门化的培训，能够有效利用先进的技术和手段对档案进行高速化的管理。通过政策支持引进一批复合型人才，丰富档案管理人员的知识结构。要建立严格的选拨用人机制，选出合适的档案管理人才，加强道德水平和职业素养教育，邀请知名专家对管理者进行培训，不断提高他们的整体素质，确保档案管理现代化建设的顺利推进。培训档案工作人员吃苦耐劳、勇于奉献的精神，逐步培养一批多层次、复合型的人才，促进档案管理事业的健康发展。

（5）实行严格的监督管理体制。我国当前已经建立了一个由档案法律、行政法规、行政规章组成的《档案法》体系，对于各级政府、行政主管部门的违法行为和法律责任进行了明确的规定，其目的就是保证档案事业的有序发展。同时，政府机关要重视档案管理的重要性，对档案管理部门出现的一些问题和责任要进行处罚，建立完善的监督体制，使档案管理工作规范化、制度化、标准化，通过职称评定、业务考核、表彰奖励等手段，激发档案工作人员的热情和活力，调动他们的积极性、创造性。

总之，档案管理现代化是一个复杂漫长的过程，也是一个不断改进，逐步提升的过程，这需要政府的政策、工作人员的素质、软硬件投入的支持，这是时代的诉求，更是国家现代化的体现，坚持改革与创新，积极探索新的方法与技能，逐步满足社会发展的需要，实现档案管理的现代化指日可待。

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