档案管理工作在新形势下的规范化

刘秋君

摘 要：档案管理在当今的社会中发挥着重要的作用，不论是教育行业、人力行业都离不开档案的管理。档案管理在各行各业中都发挥着重要的作用，同时，它的存在也是当今各行各业中领导对员工考核时的重要决定之一。然而，在当今的档案管理工作中，它的管理制度还缺乏明显的规范性，这使得档案管理工作的效率低下，所以说，对于规范档案管理工作是十分必要的，本文主要从三个方面逐步分析了档案管理工作在新形势下的规范化。

关键词：新形势；管理；规范化

档案管理工作无论对教育行业，还是对于医院行业来说都有着重要的影响。然而从我国目前档案管理工作上看，我国的档案管理在存在着一定的问题，档案管理工作的缺乏规范性。我国医疗行业在档案管理工作规范化方面进行了一定的研究，并且在研究的过程中也取得了一定的成果。然而，随着社会对医疗行业的越来越重视，档案管理工作的需求量也是与日俱增，现在原有的档案管理规范化的研究已经不能满足其他的需求了。因此，在今后的档案管理工作中，还要进一步加强对工作规范化的研究，从而提高档案管理工作的效率，以及档案管理质量的提高。

1 规范妇档案管理的必要性

1.1 规范档案管理是新形势下的要求

在我国日益发展的经济环境下，我国的医疗企业与其他行业一样也在经济快速发展下发生了一系列的变化。如何将快速的适应社会各行各业的发展，也是我们单位长期思考的问题。事业单位主要面临的人员主要是患者，在同等单位的竞争下，只有将本单位的硬件设备完善才能拥有更多的患者去相信它。[1]档案管理作为单位的发展资料记录，在其发展的道路中，记载着各单位在建设中所做出的一切努力和取得成果，它对各单位的发展有着十分重要的参考价值。所以，这就要求我们在发展建设中，解决档案的原始问题，是各单位长期发展所必须思考的问题。

1.2 加强档案管理的自身发展

档案管理是在各单位管理中的重要组成部分，对各单位来说，档案管理的好坏直接影响到它的发展道路。只有将档案所管理好，能让其在以后的发展中面临问题的出现时可以及时的进行整理、归档，使单位在今后的发展中尽量少走弯路。同时，各单位档案管理也是他们在创建单位企业文化的重要内容，档案管理的好坏有利于单位可以树立良好的形象。对于相同工作性质的单位而言，档案的存在是其公司发展的经验或是绩效考核的总结和依据，是各单位在日常运行中的必要过程，所以，规范如今的档案管理，是提高企业对本公司的各类情况了解的重要依据之一，也是更能够加强各企业自身管理能力的重要体现。现阶段网络普及程度加深，人们的生活习惯、工作等都发生很大的改变。例如人们在购物、医疗服务等方面都开始依靠网络来进行。对比之下，在档案服务方面，传统的方法主要是用户到档案馆查阅，查阅速度慢、获取信息慢。档案的获取途径除了去档案馆以外，还可以从网络途径来获取。由于从网络获取档案资源的途径不仅简便、而且效率高、快捷，在网民暴增的时代，从网络途径获取档案资源的用户增加，使档案资源的价值得到更好地挖掘。

1.3 档案管理的好坏有企业的长远发展

企业档案的管理是各企业在日常经营中必须进行的活动，档案管理是他们工作中的重要内容，通过对企业文化的发展历程、重要经验、基本情况等进行回顾和整理，可以总结出丰富的企业长远发展经验。[2]档案中的资料不仅仅是企业发展过程中的精髓所在，而且还是他们企业在发展进程中的智慧结晶，任何单位的发展绝不会是一帆风顺的，所以，对档案整理可以从中总结出经验和教训，对今后的各行各业的发展都能做一个预期的规划，从而有利于各行业的长远发展。

2 目前我国档案管理存在的不足

长期以来，各单位档案管理的观念落后，对档案管理的重视程度不高，使得各单位的档案管理人员不能很好的意识到档案管理的重要性，从而导致他们在工作中缺乏积极性、主动性和创造性，最终就影响了档案管理工作规范化的开展。在以往传统的档案管理中，从事档案管理的工作人员大部分都是没有经过专业学习过档案管理学。所以在开展工作时，他们既对工作缺乏热情，又对所完成的档案工作服务不高，加之档案管理人员流动性较大，进而就影响了各企业的档案管理工作规范化的开展档案管理是企业开展工作、管理方面的原始记录，其在企业中心的日常工作、纠纷、决策等方面具有重要的参考价值。因此，企业的档案的管理尤为重要。随着数据化时代的到来，档案管理工作发生很大的改变，给档案的管理带来更大的挑战。现主要分析数据化时代下档案的现状。同时，目前针对各企业档案管理的技术看，他们的设备比较陈旧，这也是影响档案管理规范化的问题之一。

3 新形势下档案管理工作规范化的措施

由上可知，规范档案管理对于各行各业的发展都有着十分重要的作用。然而，在目前的管理中看我国嗯档案的管理确实存在着一些问题。所以，在新形势下，如何加强各单位档案管理规范化十分有必要。档案数据发生很大的变化，从以往的纸质数据扩展到现在的视频、电子数据等新数据类型，采集方式比传统更多，档案数据材料急剧增加，涉及面广，内容更加丰富。数据资源种类和数据信息量的增加，给档案的保存方面带来一定的挑战。在数据化时代，档案的信息收集和以往不同，现阶段档案收集可以来源于网络，加上现阶段网民爆发式增长，档案信息收集不断平民化、广泛化。对此，笔者在新形势下如何加强各企业档案管理工作规范化中做了一些相关研究，希望能够为我国档案管理工作规范化水平的提高而做出一些贡献。

3.1 提高对各行各业档案管理的重视度

企业的领导干部应该提高对本单位档案管理的重视程度，要认识到档案管理的价值和意义，从而摆正对档案管理工作的态度，促进本单位档案管理规范化进程。

3.2 全面普查

定时、定点清理一些保存时间长、无标题不规范、重份、缺页无用的资料。其次加强档案管理人员及时将已更新的信息录入计算机中。[3]

3.3 健全单位档案管理规章制度

单位档案管理工作规范化是需要有科学严谨的规章制度来保障，因此，各单位要制定出明确的档案管理制度，例如：档案借阅保密制度、整理归档制度、鉴定销毁制度、库房管理制度等，要使单位的各个部门都充分重视档案管理制度的完善工作。

3.4 积极引进信息技术

利用计算机进行储存、编目、检索、查阅档案资料，减轻工作人员劳动强度，节省空间，提高工作效率，使得档案案卷整齐规范，便于查找。

3.5 将档案分门别类，充分利用档案原基础

对于资料基础较好且具备全因目录的，直接进行分类标引，对于特殊形式的档案则通过计算机程序将相关姓名、時间、地址等信息用资料目录录入，然后获得分类号，提高著录速度，便于查询。

3.6 提高档案管理员的整体素质

企业定期对档案管理人员进行全面的专业知识培训，不断提高他们的业务水平能力，并要求单位的档案管理人员积极主动提升自身素质，在实践中小断自我总结完善，提高档案管理的专业素质和综介素质。[4]

4 结语

综上所述，新形势下单位档案管理工作规范化的研究对于他们的档案管理发展来说有着不可忽视的作用。然而，各行各业档案管理想要向着规范化的方向发展，还有着很长的路。所以，在今后的我国的档案管理中，要时刻加强对管理人员工作规范化的研究，并且要从本企业管理的多个角度，多个方面进行研究，从而才能研究出更好、更有效的能够促使档案管理工作向着更加规范化方向发展的方法和措施。

参考文献

[1]张丽敏.浅谈如何实现档案工作的规范化与标准化[J].中文信息，2013，（9）：14.

[2]杨华，邹丽欣，梁秀雪.实现档案工作的规范化和标准化管理应该怎样做[J].民营科技，2013， （13）：172.

[3]周亚娟.浅谈如何推进广电行业档案管理规范化标准化[J].黑河学刊，2014，（3）：133.

[4]邱迎春，开平.高等艺术院校人事档案管理探讨[J].四川档案，2012（12）