浅谈企业人事档案信息化管理

刘爱云

摘 要：档案是社会发展过程中所形成的重要资料，不同单位组织所形成的档案内容不相同，对单位的发展有重要的意义。建筑企业档案主要包括建筑领域的相关技术档案、知识档案，也包括企业其他行政工作以及人事工作档案，本文对建筑企业人事档案管理的重要性以及信息时代人事档案管理的策略进行分析与探讨，旨在提高建筑企业人事档案管理水平。

关键词：档案管理；人事档案；建筑企业；管理策略

档案是国家机构、社会组织以及个人从在从事各种工作与活动中所形成的具有保存价值的历史记录，对单位的发展、单位的建设、科研研究、文化传承等都有重要作用。在建筑企业发展过程中档案的重要性体现得越来越明显，人事档案是企业内部的人员信息资料，是企业进行人力资源管理的重要依据，在传统的档案管理过程中一般采用纸质手段对档案进行管理，导致很多资料不能被充分利用，有的档案资料出现丢失、损坏等。随着建筑企业不断发展，建筑企业规模逐渐扩大，人员数量越来越多，人员结构也越来越复杂，因此加强人事档案创新管理具有十分重要的作用。信息化时代必须要积极加强对人事档案管理模式的创新，借助信息技术手段、档案管理系统对企业人员进行规范化管理，充分利用企业人力资源，提高建筑企业核心竞争力。

1 建筑企业人事档案的作用

建筑企业人力资源管理是建筑企业发展过程中的重要内容，建筑企业人员众多，员工结构组成比较复杂，技术人员、安全管理人员、项目经理等，对不同岗位的人员需要不同的职业需求，在企业发展过程中，人员的变动也比较频繁，尤其是一些技术人员的入职与离职，人事档案也需要及时更新，以便企业领导者能够及时掌握企业人力资源情况，为企业招聘新的员工提供重要的数据支持。人事档案是企业发展过程中的重要资料，为人力资源管理工作提供充足的依据和信息，提高建筑企业人力资源管理水平。

2 建筑企业人事档案信息化管理策略

（一）健全档案管理制度

在建筑企业人事档案管理信息化发展过程中，制度是保障。信息化管理与传统的人工管理模式不同，信息化管理采用计算机信息技术对各种档案信息进行处理，是对传统管理模式的创新，对此，要加强管理制度的完善。首先，应该要按照信息化要求，对建筑企业人事档案管理工作进行规范，对建筑企业发展过程中的各种人事档案进行分类管理，提高管理水平。例如对人事建筑企业人事档案进行管理的时候，可以通过软件抓取功能，將工作人员的各种基本信息抓取出来，整合成统一的表格，便于人事建筑企业人事档案的管理、查询等。其次，要实现统一管理，要积极调动建筑企业的各个部门，为人事档案管理服务。在建筑企业内部，部分繁多，工作任务较重，内部的各个部门之间应该要加强联系，对各项工作进行落实，在人事档案管理过程中还应该要对数字化人事档案的管理规范的制定，对数字化人事档案的形式、内容、存储方式等进行规定，从而使得建筑企业人事档案管理部门能够按照相应的规范标准对各种人事档案进行采集、处理、存储。第三，建立数据库。在人事档案信息化管理过程中，由于人事档案信息越来越多，因此必须要建立完整的数据库，对人事档案信息进行统一保存，进行集中化管理，并且要对企业内部的成员权限进行设置，从而确保不同权限的成员可以具有对数据库进行访问的权限。

（二）加强人事档案安全管理

建筑企业人事档案是建筑企业发展过程中的各种人事信息、资源的汇总，在信息化管理过程中，由于采用计算机信息技术进行管理，各种信息通过互联网传播，因此面对的安全隐患也比较严重。比如建筑企业人事档案信息被泄露，对于建筑企业的发展会产生严重的影响。在信息时代，信息泄露成为企业发展过程中一个不可避免的重要威胁，对此，在人事档案信息化管理过程中还应该要加强安全管理，对各种安全漏洞进行防范。为了实现安全管理，应该要加强对各种计算机安全防护技术的应用，比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，都可以在建筑企业人事档案信息管理系统中进行应用，对的各种建筑企业人事档案信息进行妥善保管。另外，对于不同等级的建筑企业人事档案要实施不同的管理，比如一些机密建筑企业人事档案，要进行绝密保存，一些非机密建筑企业人事档案，则可以在内部系统公开查阅。

（三）组建高素质管理队伍

建筑企业人事档案管理水平与档案管理人员的能力有很大关系，人事档案管理人员要借助各种通信技术、计算机技术对建筑企业的各种人事档案资料进行管理和利用，为建筑企业的发展提供更多帮助。就当前实际情况而言，建筑企业的人事档案管理人员的综合能力水平不高，尤其是信息化意识不足，对各种信息技术的掌握能力不够，因此对建筑企业人事档案管理的信息化发展产生阻碍。在建筑企业人事档案管理过程中，为了实现信息化管理，则必须要加强档案管理人员的培训和教育，首先应该要组建一支专业的档案管理队伍，招聘更多专业人员充实管理队伍，还可以多与高校合作，招聘一些综合能力素养高的大学生充实档案管理队伍，确保档案管理人员能够发散思维，对档案管理工作进行创新。其次，在日常工作中要加强对档案管理人员的培训和教育，尤其是一些工作年限较长的档案工作人员，其管理理念受到传统经济模式的影响，对信息技术的掌握不多，因此对人事档案信息化管理有一定阻碍。对此，要定期对人事档案管理人员进行培训，包括对技能培训以及职业道德素养培训，集中在各种信息化技术以及信息技术的教育以及人事档案管理人员的责任感、使命感以及职业道德教育方面，提高建筑企业人事档案管理水平。

3 结语

综上所述，传统的人事档案大多采用纸质化、人工化管理模式，人事档案容易丢失和损坏，在信息化时代，建筑企业人事档案管理也要逐渐从传统的人工管理转变为信息化管理，加强对数字化人事档案的利用。针对当前建筑企业人事档案信息化管理现状，必须要积极加强对各种信息化技术的教育，引导建筑企业档案管理人员转变思想，借助各种信息技术、多媒体技术进行人事档案规范化管理。

参考文献

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