公证文书档案的管理与利用策略

朱玉笙

摘 要：公证文书档案是公证机关公证活动的真实记录，具备较高的保存、考查和利用价值，不仅具备普通档案所有的特点，还可以发挥出诉讼的证据作用，为审判和仲裁机构提供可靠依据。公证机关需要认真开展公证文书档案的整理、立卷、归档与保管工作，最大限度发挥出其应有作用。本文将简述公证文书档案管理中存在的问题，并提出了切实可行的策略。

关键词：公证文书档案；管理；利用

公证文书档案管理是公证机关管理工作中的重要内容，需要严格按照国家相关法律法规要求，将公证档案管理规章制度落到实处。但是从当前公证文书档案管理工作来看，还存在着诸多问题，如公证文书档案收集不齐全、整理不规范和归档不及时等，为其利用带来很多不便。对此，公证机关需要提高重视程度，加强公证文书档案管理工作，认真做好收集、立卷、归档、保管等工作，让其应有作用充分发挥出来。

1 公证文书档案管理中存在的问题

（一）收集不齐全

从国家现行法规来看，当事人申请被公证机关受理后，负责公证事项的公证人员应收集各类文书资料，对谈话笔录和调查资料进行整理，制作公证文书，同时做好立卷工作。在办理好公证事项以后，公证人员应细致检查文书资料，及时归档，并将不必要的归档资料筛选出来，将档案材料补充齐全。不过从实际情况来看，很多时候由公证辅助人员负责公证文书档案的归档工作，经常出现归档不及时的问题，也没有认真检查办证材料，容易出现遗漏、丢失的现象[1]。公证人员一般会归档重要的文书档案，包括公证文书、公证申请表、谈话记录和公证事项审批表等，不过证明材料不完整，主要有当事人提供的证明材料、公证期间获得的调查材料等。案卷中文书档案资料不完整，为今后的查阅与利用带来不便，并对公证活动的合法性与程序的正当性带来不利影响。

（二）立卷不规范

在公证文书档案整理过程中，立卷还不够规范，与《公证文书立卷归档办法》规定不符。在归档的时候，经常发生卷内文件顺序排列不正确的情况，很多重要文书资料未被归档，没有规范填写卷中目录和起止页码，且使用的笔和纸张也不能满足规定要求。

（三）分类不准确

公证文书档案主要分为如下四类：第一类，与公民个人的人身关系和财产关系等相关的公证事项，如遗嘱保管、文件事项等，都是民事档案。第二类，与经济活动相关的公证事项，都是经济档案。第三，与当事人、文书使用地存在涉外因素的公证事项，都是涉外档案。第四，其他类别内容都是国内民事类和经济类。不过从实际情况来看，与公共个人的人身关系和财产关系相关的案卷，包括婚姻公证、遗嘱公证和房产公证等，经常被列入国内民事类，或者是国内经济类，且未将标准统一下来，不利于以后的查询与利用。

2 公证文书档案管理与利用的策略

（一）完善档案管理制度

因为公证文书是一种重要的法律文书，所以要采取对公证文书档案的法制化管理。在公证文书档案管理工作中，应合理分类，规范立卷，妥善保存，能够为利用提供方便。第一，公证文书档案室的防火、防盗、防泄密等措施要做到位，要将卷柜、保密柜与相关办公设施等配置齐全[2]。第二，公证机关领导应提高重视程度，安排综合素质高、业务能力强的人员负责管理档案，为他们提供培训教育的机会，保证持证上岗。第三，应根据我国相关法律法规，与实际工作情况结合起来，完善公证文书档案管理制度，并严格落到实处，这样才能提升公证文书档案管理工作效率，避免档案出现丢失、破坏的问题，为今后的利用提供便利。

（二）做好立卷和归档工作

第一，调整组卷。在组卷过程中，要结合公证文书档案形成特点与规律，根据立卷相关规定，严格审查所有接收的公证文书材料，如归卷公证材料有无遗漏，及时修补有破损的材料，筛选出重复的材料。同时要检查归卷的公证材料排序是否合理，是否具备保存的价值，并将保管期限确定下来。第二，排列编号。在对组卷材料排序时，应落实相关规定，要把公证文书放在第一位，组卷材料除了卷宗封面、卷内备考表与卷底以外，都要用阿拉伯数字逐页编号。第三，编目装订。根据卷中公证文书档案的排序，将目录逐项填好，内容包括题目名称、承办人姓名和时间等，将起止页码标明。与卷中文书材料相关的说明，要在备考表中填好，如立卷人、检查人姓名与立卷时间等。在装订案卷前，要全面、仔细检查卷中的公证材料，而手稿、照片、图纸等不便于装订，需要通过卷盒与卷袋的方法保存。第四及时归档。完成公证事项后，应及时做好公证文书整理立卷工作，之后移交给档案室。如果公证事项涉及个人隐私或国家机密，归档过程中应加盖密卷章[3]。要严格检查移交的档案，若是不能满足立卷要求，要重新进行整理。对于随卷归档的声像档案，如录音带和录像带等，要将当事人姓名、内容、档案編号、录制时间等标注在证物袋上。

（三）调阅和查询

公证机关应落实保密制度，建立公证文书档案借阅制度。公证文书档案与一般的党政机关文件档案不一样，其除了具备普通档案所有的特点以外，在诉讼中还能够发挥出证据的作用，法院可以在诉讼中将公证文书档案视为证据直接才用过。因此，在借调和查阅公证文书档案的过程中，必须严格履行审批与登记手续，将借阅期限明确下来。人民法院、人民检察院以及有关国家机关由于工作需要，在借阅公证文书档案的过程中，要出具正式查卷函件，得到公证机关主任批准以后，可以办理查阅手续。律师由于诉讼代理需要，要将律师身份证明、律师事务所查卷证明、当事人同意律师查阅本人公证文书档案的证明或法院调查令等有关证据材料提交给公证机关，得到公证机关主任批准后，能够查阅当事人提交给公证机关的证明材料、谈话笔录等。通常来说，其他单位或个人不能借调与查阅公证文书档案，对于借出的档案，必须及时催还。在归还过程中出现案卷被拆、文件短缺、增删和污损的，要第一时间进行追查。

（四）应用现代信息技术

在信息时代背景下，为公证文书档案的利用提供了更多的途径。公证机关要通过采取各种现代化手段，利用计算机等现代设备，实现对公证文书档案的存储、检索和统计分析等，逐步转变以往手工操作的方式，提升公证文书档案管理的信息化、数字化和智能化水平[4]。这需要公证机关逐步增加投入力度，尽快配置必须的现代设备，如计算机、复印机、扫描仪、打印机和刻录仪等，并通过实行办公自动化，逐步提升公证文书档案管理工作效率，让其得到有效利用。这样在利用公证文书档案的过程中，才可以提升检索的速度，及时将档案材料提供给利用者，减少他们等待的时间，让整个公证文书档案利用过程变得高效、便捷。

3 结语

总之，公证文书档案能够将公证活动如实反映出来，在维护当事人合法权益和保障公证效力上发挥着重要的作用。对此，公证机关要引起高度重视，尽快转变档案管理理念，加强公证文书档案管理工作，主要内容包括收集、整理、立卷、归档、保管和利用等。在公证文书档案管理工作中，每个环节都要坚持认真负责的态度，实行规范化管理，提高公证文书档案的利用率，确保其应有价值得到体现。

参考文献

[1]肖春霞.文书档案现代化管理策略分析[J].城建档案，2016，（08）：72-73.

[2]李文航.如何加强公证文书档案的归档管理[J].中国公证，2015，（05）：53-54.

[3]李文航.公证档案信息化建设存在的问题与对策[J].黑龙江档案，2014，（05）：84.

[4]常鹏飞.公证档案的管理与作用[J].陕西档案，2014，（03）：31.