新形势下事业单位人事档案管理工作探讨

摘 要：随着社会整体发展水平的进步以及我国改革开放事业的进一步深化，事业单位的人事档案在数量以及规模上都发生了很大的变化。随之也对人事档案管理工作提出了更高的要求。因此，为了提升人们对事业单位人事档案管理工作的认识，本文在第一部分阐述了事业单位做好人事档案管理工作的重要性与必要性；在第二部分，笔者结合个人工作经验，就如何提升事业单位人事档案管理工作质量与效率提出了几点看法。

关键词：新形势；信息技术；事业单位；人事档案

1 事业单位做好人事档案管理工作的必要性与重要性

1.1 人事档案是单位用人的重要依据之一

人事档案集中反映了人员的工作经历和工作表现情况。因此，我们可以通过人事档案而对事业单位工作者进行全方位的了解，若在此基础上结合对工作者实际工作情况的分析考察，那么就能为单位用人提供重要的依据。

1.2 人事档案对于事业单位工作人员而言具有一定的监督和规范作用

正是因为人事档案记录着我们的成长经历，而单位在进行用人时往往会参考档案资料，因此这会对单位内工作人员的行为举止、工作表现起到一个监督和规范作用。

1.3 做好事业单位人事档案管理工作是充分挖掘人才潜力，促进单位可持续发展的必要保障

众所周知，薪资、福利对于事业单位工作人员而言同样具有很强的激勵作用，良好的激励制度能够极大的提升人才的工作积极性从而促进单位整体发展水平的提升。人事档案管理工作内容具有多元化特征，具体包括了对单位工作人员的家庭状况、工作资历、奖惩情况等的了解，这些情况又在一定程度上影响了单位工作人员的工资福利和社会保证。因此，我们说做好事业人事档案管理工作能够通过充分的了解和激励人才，进而发挥出人才的最大价值。

1.4 做好事业单位人事档案管理工作是深化我国的人力资源改革工作的必要组成部分

长期以来，受很多因素的影响，我国的事业单位一直存在着人员冗杂、人才配置不合理等现象。不仅如此，一些职能非常弱的部门也长期盘踞。要想科学的解决这些问题，保证事业单位内部人才的合理配置，就必须以良好的人事档案管理工作作为执行基础。

1.5 事业单位人事档案具有一定的法律凭证作用

人事档案详细记录了工作者成长的各个阶段，其中也包含在其在成长过程中参与的一些考试、比赛，获得的一些证书与奖励等，所以我们说事业单位的人事档案管理工作真实而详细的反映了的工作者成长经历的方方面面。正是由于这样，这些原始性的材料就成为了有关部门检查工作者是由有违法乱纪行为的重要的材料之一。此外，在处理与事业单位工作者有关的诉讼事件中，人事档案中的有些内容还可以起到凭证作用。

2 提升事业单位人事档案管理工作质量与效率的措施

2.1 提升各部门人员对人事档案的认识，加大政府资金支持力度

人事档案管理工作对于单位整体工作水平的提升具有深远的影响。但是由于种种因素的阻碍，很多事业单位一直没能对人事档案管理工作进行有效的宣传，导致各部门工作人员认为人事档案管理工作并不重要。因此，要想提升事业单位人事档案管理的效率，首先，单位领导要起到带头作用，对人事档案管理工作的重要性有一个深刻的认知；其次，要通过开展宣讲等方式加大宣传力度，提高单位内全体工作人员对人事档案材料的重要性、档案管理工作的重要性的认识。最后，完善的软、硬件配置不仅是完成人事档案管理信息化建设的必要条件，也是提升档案管理质量和效率的有效方式。因此，从这一点来说，政府应当加大资金投入，为档案管理工作配备良好的计算机及其系统，配备专业化的设施、专业化的人员、专业化的办公场所等。

2.2 完善事业单位人事档案管理制度，促进人事档案管理的规范化建设进程

由于当前很多事业单位的人事档案管理部门仍处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之我们缺乏一定的信息化档案管理经验。因此，在人事档案管理上，工作出现了很大的随意性和不规范性，对档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，相关人员应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的人事档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证事业单位人事档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。在进行完善人事档案管理制度时，要尤其注意以下两点：一是要注意根据单位自身发展实际制定一些科学合理的档案管理规则，有针对性的开展人事档案管理工作。二是事业单位在制定档案管理规则时要充分注意到与其他工作的协调配合，以使所制定的规则能够具有较强的灵活性。

2.3 创新人事档案管理思路，革新人事档案管理方式

创新是进步的源泉。人事档案管理工作也一样，要想实现自身的发展与进步，就必须紧跟时代发展潮流，创新档案管理思路，积极的运用一些新技术、新方法来革新工作方式。如我们在进行人事档案管理工作时，要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的事业单位人事档案处理系统；为了保证人事档案信息的安全，要引进计算机辅助系统；为了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式进行档案管理等等。

2.4 注重提升事业单位人事档案管理工作人员的专业素质和道德素质

在信息化环境中，要想进一步提升档案管理的质量及效率就必须要对档案管理工作人员的工作能力、思想道德提出更高的要求。但是当前由于很大一部分档案管理工作人员都是由其它工作转岗而来的。所以，这部分人相对于一些专业的档案管理人员而言不仅缺乏一定的工作经验，而且还缺少一定储备量的档案管理专业知识，严重阻碍了档案管理工作的整体进程。因此，单位要通过加强对档案管理工作者的专业知识培训，使其不断丰富与人事档案管理工作有关的专业知识，并尽力引导档案管理者们树立起终生学习的理念。其次，单位要加强对人事档案管理工作者的计算机技术培训，使其掌握一些现代信息技术知识，并熟练掌握与档案管理有关的应用软件的使用方法，以适应信息化的发展要求。最后，档案管理人员也应当不断提升个人道德素养，不仅要时刻保持对工作的积极性，也要恪守职业道德规范，对一些特殊档案做到严格保密。

3 小结

总而言之，人事档案对于促进事业单位的发展意义非凡，尤其是随着信息技术进步，人事档案的作用更是日益凸显。为此，我们必须针对当前事业单位人事档案管理工作中存在的问题进行深入剖析，找出症结所在，以为促进事业单位人事档案管理工作的发展做出应有的贡献。

参考文献

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作者简介

巩萌萌（1980-），女，山东省临沂市平邑人，本科，毕业于武汉大学，助理馆员，研究方向：档案管理。