房产权属档案数字化建设之我见

王妍

摘 要：我国的信息化发展迅速，信息化技术已经逐渐渗透到了我国中的各行各业之中，使我国的很多产业都发生了转型，并且取得了较好的发展效果，房产权属的档案管理工作也积极应对信息化的新形势，在这个信息化时代，逐渐将数字化加入到了档案管理的环节之中，使管理房产权属档案的工作更加科学。本文根据我国当前的房产权属的档案管理的数字化建设的现状，来谈一谈如何能够更好地建设这项工作。

关键词：房产权属；档案管理；数字化建设

我国的经济发展已经进入了一个全新的阶段，科技與经济共同促进了现代企业的转型以及发展，我国的房地产产业随着人们物质生活水平的提升有了新的发展，这带给了我国的房地产产业不仅仅是大额的经济收益，更多的是挑战，需要进行管理的档案数量也逐渐增多，以前使用的人工管理档案的方式已经不再适用于现代的房产权属档案的情况了，因此数字化的房产权属管理工作能够有效改善当前的档案管理工作不善的现状，本文对如何建设数字化的房产权属档案管理工作进行分析，希望给当前的房产权属的档案管理人员参考的价值。

1 房产权属管理工作概述

如果想要进行房产权属的数字化的档案管理建设，就必须先对房产权属的管理档案这项工作有充分的了解，才能根据其实际的情况进行档案管理工作的改造。下文对房产权属的档案管理工作的主要内容以及价值进行阐述。

现代的经济模式给房地产产业带来了新的发展，再过去房地产一般处于消费者的住宿需求，而在情况完全不同的现代社会，房地产发挥的经济功能更加重要，用于人们进行商业性的投资，这也使得其相关房产权属的档案管理工作发生了变化，一般的房产权属档案管理工作负责的事项比较繁杂，管理的对象也比较丰富，包括对房产的权属进行调查、登记、测绘、变更以及转移等工作之后产生的各种类型资料、数据以及其他的历史记录，涉及到的领域也十分广阔，不仅有经济、房地产建设方面的知识，还有法律、测绘等专业知识。另外在现代社会房产权属的变化比较频繁，这在一定程度上也加大了房产权属档案管理人员的工作量。

做好房地产权属档案管理工作对明确产权、解决民事纠纷等具有现实意义，对领导决策、研究房产政策，乃至房产志的编写有着极深远的历史意义。由于一个地区中的房地产权属档案处于独立和垄断地位，因此，房地产权属档案管理是否科学合理将直接影响到该地区房地产市场的管理和发展进程。

2 建设数字化的房产权属档案管理工作的具体措施

在了解了房产权属的档案管理工作的基本情况以及特点之后，我们就可以根据房产权属档案的管理需求，进行数字化的改造，使这种档案管理工作进行得更加顺利有序。

2.1 建设目录数据库

档案目录数据库是将著录、标引后形成的，反映档案内容和形式等各种特征的规范档案目录数据，依照一定的格式存入数据库，通过数据库管理系统排序等处理，形成由计算机管理和检索的目录数据体系。通过检索档案目录数据库，可以满足档案利用者了解房地产权属档案基本信息的要求，并迅速找到档案实体确切的存放位置和排列顺序。档案目录数据库的建立一般通过人工录人方式实现，在房地产管理部门中，由于以前房地产权属档案的管理方式相对滞后，积压了大量历史信息需要录人，要将这些信息在短时间内全部录人管理系统并且保证信息的准确，需要大量的人力、物力和财力。

2.2 优化数字化配置设施

配置稳定、可靠、安全和较高性能的数字化软硬件设施，是数字化环境下档案资源安全采集、管理、利用和更新的基本要件。实现档案数字化须配置四个基本设备：一要有输人、输出的终端设备计算机；二要有传输、储存、管理档案信息和网络服务器；三要有档案信息运行所需的操作系统和应用软件；四要有将纸质文件转换成数字化加工和存储设备。只有配备先进的房地产权属档案数字化设备，才能切实提升硬件系统和软件系统的性能。

2.3 健全相关制度

建立健全房地产权属档案管理工作制度，是档案资源齐全完整并实现准确数字化利用的有效保障。没有规矩不成方圆，必须建立和完善一套完整的房地产权属档案管理工作制度，首先，必须规范房地产权属档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、移交、鉴定与销毁、保密、专兼职档案人员的岗位责任制等。其次，要制订完善的数字化工作流程操作规范，确保数字化档案的完整、准确和安全。最后，要制定合理、科学的信息安全管理利用制度，其中包括①制定应急计划和安全检查规定；②对重要的、保密的档案材料和数据加密并备份；③制定系统运行安全管理和电子档案管理制度，定时进行病毒检测、消除；④规范重要场所（如机房、库房等）的配套设施及出人规则等；⑤严格遵守档案查询制度，保证原始档案的完整安全，保证数字档案的安全合法利用。

2.4 加强管理人员建设

建立高素质的档案管理人员队伍，是档案数字化建设的保证，也是档案数字化建设可持续发展的基础。实现档案数字化需要引进或培养具有较高专业素质的技术维护人才，来专门从事档案数字化的建设、运行、管理及维护，以保障档案数字化工作的快速、稳定、健康发展。档案工作者在全面系统地掌握档案专业知识的同时，要积极参加数字化专业知识的培训、学习，掌握现代化的科学技术管理手段和技能。

3 结语

本文中列举的进行房产权属的数字化建设工作的方法只是其中几种，还有很多实用性的方法可供房产权属的档案管理人员选择，管理人员在选择档案管理方法时要注意结合房产权属的档案管理的具体情况，将数字化的技术更好地应用与这项工作中，使新型的数字化房产权属的档案管理工作更好地为房产投资者以及其他的房产消费者提供既高效又具有规范化的服务。

参考文献

[1]孙雪静.浅谈房地产权属档案的数字化管理建设[J].中国房地产业，2013（07）.

[2]刘佳.浅议房地产权属档案数字化管理[J].档案天地，2010（07）.

[3]罗克娜. 房地产权属档案数字化的实践与启示[J].档案时空，2009，6：22-23