浅谈如何做好苏南运河苏州段三级航道整治工程档案管理工作

一、工程项目概况

苏南运河苏州段分为市区段、吴江段实施，按三级航道标准整治，航道整治里程81.45公里，改建桥梁21座，工程概算投资29.9亿元。是江苏内河航道“十二五”规划的重点建设项目，是江苏省干线航道网的重要组成部分，是区域内大宗生产、生活物资运输的水运主要通道。苏南运河苏州段北起苏锡交界五七桥，南至苏浙交界鸭子坝，全长81.45公里，是苏南运河航运最繁忙、货流密度最大、航运效益最好的航段之一。于2011年3月国家内河高等级航道“十二五”期建设启动时正式开工建设。2014年是京杭运河开凿2500周年，苏南运河苏州段在2014年完成航道整治任务，并顺利交工。

苏南运河苏州市区段、吴江段三级航道整治工程的实施，不仅能极大地提升航运能力，完善综合交通运输体系，而且对沿线的环境整治、区域经济建设、水资源综合利用，以及行洪排涝等方面都能发挥积极的促进作用，切实推动资源节约型、环境友好型社会建设。

二、项目档案工作开展情况

档案资料管理工作，作为项目施工管理工作的重要组成部分，其重要性程度不言而喻，系统完善的档案资料管理工作是一个优质工程项目最直观的表现形式之一，是全体工程参建者们付出辛勤汗水的最好见证。多年来，本人参加过苏浏线航道整治工程、张家港复线船闸工程的档案验收工作。深知只有良好的职业道德、娴熟的业务素质、热情的服务态度，才能做好项目各类档案的搜集、整理、存档、建立电子文档及查阅等工作。此次有幸参加苏南运河苏州段三级航道整治工程的档案资料整理工作，本人有三点浅显的心得体会，记录如下：

（一）领导重视，是做好档案管理工作的基本条件

单位领导在苏南运河苏州段三级航道整治工程每一个标段开工后的第一次工地例会上就要求工程施工、监理单位建立档案管理网络，层层建立档案管理岗位责任制，从立项到竣工，每个项目严格按照单位领导的要求，明确档案管理的分管领导和责任人。本单位将档案工作纳入项目法人制、招投标制、工程监理制和合同管理制中。要求在日常的档案工作中切实加强档案基础业务、档案信息化、档案法制和干部队伍建设，建立健全档案机构，配备专门的档案人员，严格遵循本单位项目档案管理考核办法。为更好的迎接苏南运河苏州段三级航道整治工程档案验收，在“奋战100天确保年底完成苏南运河苏州段剩余航道工程”攻坚战会议中确定了本次验收档案工作由主要领导挂帅，分管领导负责，办公室主任主抓，专兼职档案员具体抓，形成了齐抓共管、各司其职的良好工作局面。充分调动本单位各科室力量，要求各科室安排人手共同参与，按照《江苏省航道建设项目文件材料立卷归档管理办法》的通知（苏交航〔2011〕5号）里的归档范围将手上的资料及时的交予本单位专职档案员。本单位档案员将根据档案归档内容及序时进度，认真做好档案材料整理入库工作，对入库材料进行检查，保证了入库档案的数量和质量，使档案材料在外观和内容上都达到了规范化和标准化的要求。

（二）以“细”为纲，是做好档案管理工作的基本原则

档案资料管理工作，看似繁杂琐碎，然又有其内在的独

特联系，每一份档案资料都不是孤立的存在的，它们既相对对立，又密切联系，这种天然的特性就决定了档案管理工作的基本原则，那就是相关工作要做“细”。在本次苏南运河交工档案资料工作不断完善的过程中，本人作为苏南运河三级航道整治工程档案的参与者，一方面积极与省航道局、市交通局、市档案局的相关工程档案专家联系，把档案中遇到的问题解决在整理过程中；另一方面主动与施工、监理单位沟通，要求他们严格按照《江苏省航道建设项目文件材料立卷归档管理办法》的通知（苏交航〔2011〕5号）的归档办法进行归档，要求他们把档案做得很细。苏南运河苏州段项目自2014年9月5日打响“奋战100天确保年底完成苏南运河苏州段剩余航道工程”攻坚战后，档案工作也同步进入整理自查阶段，我们要求各个标段安排专职档案员进行工程文件材料整理组卷。本单位根据各标段施工进度，对每个标段档案工作进行检查，逐一过堂，以书面形式提出检查意见和整改要求，限期整改并复查。11月中旬，本单位召集苏南运河苏州段所有施工、监理单位档案人员对案卷和归档材料进行集中整理，以抽查和互查的形式，再次对档案材料进行全面梳理，对共性问题进行再指导再统一，并进一步畅通工作联系渠道，做到第一时间答疑指导，保证了项目档案质量。在文件整理中我们原则上要求用原件归档，但是一些单位还有部分复印件，我们要求复印件归档时必须在备考表上说明原因并注明原件存放处。存档的文件材料要求内容填写规范，签字手续完备；原始记录数据确实需要修改的，必须履行负责人签字手续。所以这就要求我们整理、检查的时候要细心。细就是细心、细致，档案工作既是一门科学，又是一门学问。所以，要想做好档案管理工作，我认为最重要的是细心加耐心。

（三）以“勤”为本，是做好档案管理工作的有效途径

档案资料管理工作的特点要求我们，要做好“精细”的档案管理工作，只有“勤”这一条路。勤就是勤快，在具体管理过程中要做到勤于收集整理、勤分类管理档案，做到数据清楚、准确，内容充实，相关影像资料完善等。在平时收集过程中文书档案和工程档案是混合在一起的，在此次的苏南运河苏州段三级航道整治工程文件收集过程中本人将每一季度所收文件进行分类，做好预立卷。凡具体工作坚持自己动手严格按照工程档案归档的规范要求，加以归类整理，形成一套完整的档案，透过档案资料就能了解工程项目管理过程中各项活动的开展情况，这一切都需要有一颗勤劳的手去实践。

三、项目档案完成情况

根据项目实施情况，本次交工档案验收内容为全部航道护岸工程和标志标牌工程，共16个施工标和7个监理标，目前已形成项目档案2691卷（件）。根据省交通运输厅《关于印发<江苏省航道建设项目文件材料立卷归档管理办法>的通知》（苏交航[2011]5号）的规定，我们对已经整理到位的工程文件材料按十大类进行了分类立卷。

四、整理过程中遇到的困难和接下来的打算

苏南运河苏州市区段、吴江段三级航道整治工程涉及的建设单位、施工单位和监理单位共2691卷（件）档案材料已全部整理完毕，并归入指挥部档案室统一存放，材料内容与项目进展基本同步。经过一阶段的集中整理，苏南运河苏州段三级航道整治工程已形成的项目档案总体完整、系统、准确，各类别文件材料真實全面，分类准确，条目清楚，能全面反映工程的管理、设计、施工、监理等建设情况，也为日后航道管理提供了较为全面的技术数据，基本符合交工档案验收要求。

在这次苏南运河三级航道整治工程档案资料管理中还是遇到不少问题，主要表现在：

1.施工监理单位档案人员配备不及时，对档案工作重视程度不够，导致部分文件资料遗失。

2.施工监理单位对档案工作经费投入不足，基础设施配套不到位，保管条件落后。

3.参与工程档案资料管理人员变动较大，造成工作前后衔接出现断档。

这些问题既影响工程项目档案管理工作的系统性和完善性，也严重削弱了项目档案管理的工作水平。因此，在下一步工作中我们要做好宣传，强化项目各级领导对档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识，加强对档案工作的指导，关心项目档案管理的基础工作，从而从整体上提高工程项目档案管理工作的水平。

以上四点是我通过苏南运河苏州段三级航道整治工程档案资料整理工作所获得的浅显体会，通过一个项目的档案资料管理工作的学习与亲身实践，我真切感受到了档案管理工作的重要性。下一步，我将以更加强烈的事业心和高度的责任感、过硬的本领及扎实的工作把本职工作做得更好，为推动苏州水运档案事业发展做出更大的贡献。

作者简介

姓名：庄丽莉，性别：女，出生年月：1984.11.23，工作单位：苏州市水运工程建设指挥部，研究方向：档案管理，籍贯：苏州。