试述计算机技术在档案信息管理中的应用

马春玉

摘 要：档案信息是企业单位中的重要信息，对于企业单位各项活动的开展发挥着重要的作用。将计算机技术应用于企业档案信息管理工作中能够有效提高管理工作的效率，但是也具有一定的计算机网络风险。本文主要探讨计算机技术在企业档案信息管理中的具体应用，并研究计算机技术在企业档案信息管理过程中的计算机安全防护技术。

关键词：档案信息；计算机技术；管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.14.120

近年来，我国经济得到飞快的发展，企业单位的规模也逐渐壮大。笔者主要对于计算机技术在档案信息管理工作中的具体应用，并探讨相关的安全防护问题。

1 计算机技术在档案信息管理中的具体应用

传统档案信息管理方式中，采用手工抄写、纸质保存的方式对于相关数据进行处理，不仅劳动量大，需要花费大量的人力、物力，并且手工抄写容易出现抄写错误。同时，传统档案信息管理方式信息传送较慢，查阅过程繁琐，不利于档案信息的利用。因此，计算机技术在档案信息管理中的应用具有非常重要的意义[1]。计算机技术在档案信息管理中的具体应用及优势主要体现为以下三点：

1.1 规范人事档案

随着企业规模的不断壮大，企业中的人事管理工作越来越繁重，包括工作人员的入职、在岗管理、离职等。采用传统信息管理方式工程量大，出错率高。同时，很多企业中的人事档案管理尚未规范化，导致管理者在对于人员进行管理、考评、选拔的工作中无章可循[2]。将计算机技术应用于人事档案管理工作中，能够帮助企业建立规范的人事档案，管理者可通过浏览电子档案快速了解员工的基本情况，还能将相应的奖惩制度公布在企业相关系统中，加快人事信息上传下达的速度，提高人事管理工作的效率，避免相应的资源浪费，促进企业单位的健康发展。

1.2 财务档案信息化

将计算机技术应用于财务档案管理工作中，能够实现企业中财务档案信息化。首先，利用计算机技术建立会计电算化系统，并利用电算化系统对于企业中的财务信息进行批量处理，提高财务信息处理工作的效率。同时，计算机技术在财务的保存与备份方面，相比于传统的财务档案管理方式具有非常明显的优势，不仅操作快捷、方便，并且安全性较高，有效避免重要档案的丢失。另外，将计算机技术应用于企业财务档案信息管理中，还有助于对企业中的财务状况进行动态分析，并根据分析结果对于相应的工作进行调整，使企业的财务状况处于较平稳的状态。

1.3 建设档案系统工程

计算机技术在企业档案信息管理中的应用有利于档案系统工程的建设。一个企业在运行的过程中会有一系列的档案信息利用和保存工作，因此会产生信息量较大的文字文档，而如果采用计算机技术对相关档案进行存储、扫描，就能有效提高这些工作的效率。因此，建设企业内部的系统工程非常重要，采用系统管理的方式，不但能够提高档案信息管理的效率以及安全性，还能将这些档案进行很好地分类，使档案数据管理更加规范。这样一来，管理者就能快速搜索和查阅相关档案，实现信息共享，提高档案信息的利用率。

2 计算机技术应用于信息档案管理中的安全防护

计算机技术的应用在很大程度上提高了信息档案管理工作的效率，为企业节省了大量的人力和物力，也有效避免了由于人工抄写导致的错误率。但是计算机网络安全问题是计算机技术应用过程中无法避免的问题，一旦出现网络安全事故，不但会造成企业相关数据的丢失，还会导致内部重要信息被盗取，极不利于企业的发展。因此，档案信息管理者应该加强对于计算机网络的安全维护，主要措施有以下几点。

2.1 设置内部网站的访问权限

企业档案信息管理在实现信息化的过程中，应该注重对于网站访问权限的设置。明确规定不同用户不同的访问权限。如用户想要获取网站中某一权限范围内的信息时，需要输入制定的登录口令才能进入相应的页面之内。通过对于访问权限的设置，能够避免闲杂人等“无门槛”进入相应的页面中，有效减少信息泄露问题的出现，提高企业档案信息的安全性。

2.2 网络信息加密技术

除了设置网站的访问权限之外，还应该对于重要的数据进行加密处理，避免网络信息盗窃现象的发生。网络信息加密技术的应用，能够有效避免不法分子采用非法手段来对企业内部的信息进行窃取、破坏，增强网络信息的安全性。

2.3 提高反毒反黑技术

网络病毒是网络黑客入侵用户计算机，盗取重要数据的常用手段，通过自我复制的方式占据用户的存储空間，并且还会对数据进行破坏、窃取等，对于企业信息的安全性造成极大的威胁。反毒反黑技术是指采用相关软件对于信息系统进行定期扫描，若发现系统内出现网络病毒，应该立即进行病毒查杀，对于一些可能带有病毒的软件，也应及时卸载和删除，从而避免信息系统中的数据信息遭到病毒的攻击，导致信息泄露的情况出现。

2.4 防火墙系统的设置

防火墙技术是将外部互联网与内部网络进行分割的网关，能够对于试图越过防火墙的非法分子进行监控，防治黑客的恶意攻击，从而对于企业的内部信息进行保护。防火墙系统的设置是确保企业信息安全的重要保障，但是在信息管理的过程中，档案信息的管理人员应该定期检查防火墙的运行状态，当发现异常时，应该立即做出相关解决措施。

2.5 系统漏洞防护技术

除了一些外部因素之外，系统漏洞问题也是档案信息安全的一大隐患。因此，档案信息安全管理人员应该定期对于网络系统进行扫描，如果出现系统漏洞，应该及时进行修复，从而确保信息系统的完整性，避免重要信息丢失或者遭到而已破坏。

3 结语

计算机技术的发展为档案信息管理信息化提供了强有力的支持，不仅提高信息管理工作的效率，降低信息管理成本，同时也实现了现代企业信息管理的“无纸化”。档案信息管理人员应该充分利用网络的优势，并在计算机技术应用的过程中加强网络安全的防护，从而加强计算机技术在档案信息管理中的应用效果。

参考文献：

[1]孙宏君.计算机技术在档案信息管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2016（18）：184.

[2]朱峰.计算机数据库技术在信息管理中的应用[J].电脑知识与技术，2017（09）：16-17+19.